Cykle sprawdzania i zatwierdzania - praktyczny przewodnik

Paul Sherfield oferuje praktyczne porady, jak najlepiej zarządzać cyklami sprawdzania i zatwierdzania.

„Na moim ekranie tak nie wyglądało!”
„Nie wiedziałem, że muszę to wszystko ponownie sprawdzić”
„Mój szef nie rozumie tych rzeczy”
„Użyłeś niewłaściwego pliku!”
„Co ja sprawdzam?”

Jeśli którekolwiek lub wszystkie komentarze klientów są Ci znane, czytaj dalej.

Czy masz udokumentowany proces zatwierdzania dowodów?

Te dziwne czasy dadzą nam cały czas na przemyślenie wszystkich naszych metod pracy, systemów i praktyk. Czy były one odpowiednie dla Twojego asortymentu produktów i potrzeb klientów? Czy nadal będą „najlepszą praktyką” po zakończeniu obecnego kryzysu i wszyscy wrócimy do normalności, co może być trudne do rozpoznania?

Obszarem, na który zespoły produkcyjne i sprzedażowe powinny poświęcić czas, jest sprawdzanie i związany z nim cykl zatwierdzania. Przydałoby się również porozmawiać z klientami i poznać ich opinie na temat systemu w tym obszarze.

W jakim celu przeznaczony jest dowód i jakie obszary powinien sprawdzić klient? Jeśli nie jest to jasno przekazane przez drukarkę, może to zostać źle zrozumiane przez klienta, który nie jest świadomy tego, czego się od niego oczekuje. Czy Twoje systemy sprawdzania i cykle zatwierdzania są odpowiednie dla Twojego rynku i produktów i czy są rozumiane przez klientów.

   Twój cykl sprawdzania i zatwierdzania powinien być odpowiedni dla Twojego rynku, klientów i produktu. W wielu obszarach rynku produktów i usług drukarskich, takich jak drukowanie w Internecie w Internecie, stosowane są wydruki próbne, często tylko dla treści. Inne rynki, takie jak opakowania, etykiety i wysokiej klasy druk komercyjny, mogą wymagać wielu iteracji sprawdzania i zatwierdzania kolorów i zawartości.   

Dlatego Twoje rozwiązania i systemy wymagają dużo przemyślenia i przemyślenia, aby mieć pewność, że pasują do Twoich klientów i potrzeb rynku.

Obszar ten może powodować zamieszanie, błędy, a nawet przeróbki i przedruki, a wyniki finansowe mogą być sporne. Nie sposób na tworzenie dobrych relacji z klientami!

Czy na pewno więc proces weryfikacji i akceptacji nie wpływa na powyższe problemy?

Przyjrzyjmy się, do czego służą dowody, w tym przypadku obejmujące zarówno soft proofing ekranowy, jak i twardy proof fizyczny; proofy atramentowe i drukowane na prasie produkcyjnej.

1. Zatwierdzenie koloru. Proofy, zarówno twarde, jak i miękkie w tej dziedzinie, są często nazywane „próbami kontraktowymi”, ponieważ są uważane za wzorce kolorów, do których musi pasować drukowany produkt. Niektóre obszary do rozważenia w pierwszej kolejności:
   • Czy Twoje wydruki próbne w twardym kolorze są weryfikowane pod kątem prawidłowego przebiegu pracy w kolorze? Czy do każdego dowodu jest wydrukowana lub dołączona „naklejka” walidacji ISO 12647-7 zawierająca te informacje dla klienta?
   • Czy dajesz klientowi instrukcje, jak wyświetlić ten dowód przy użyciu odpowiednich warunków oświetleniowych opartych na D50 lub ich alternatywy, takiej jak TL84 do użytku w sklepie?
   • W jaki sposób zapewniasz, że wydruki próbne z kontaktem kolorystycznym są oglądane przez klienta na monitorach o szerokiej gamie, profilowanych i dokładnych kolorystycznie, z odpowiednimi ustawieniami zarządzania kolorami?
   • Czy wysyłasz stronę tytułową z wydrukami próbnymi zawierającymi szczegółowe informacje na temat przeglądania i zatwierdzania tych plików, często plików PDF?
   • Czy Twoi klienci mają odpowiednie oprogramowanie do przeglądania i komentowania odbitek próbnych w formacie PDF?
   • Czy powyższe zostanie zrozumiane, jeśli te dowody są widoczne lub przeglądane przez inne osoby w organizacji Twojego klienta?
2. Zatwierdzenie treści, zarówno miękkie, jak i twarde proofy:
   • Czy Twoi klienci rozumieją, że te odbitki są przeznaczone tylko do treści, a nie do dokładnych zatwierdzeń kolorów?
   • Czy zostanie to zrozumiane, jeśli te dowody są widoczne lub przeglądane przez inne osoby w organizacji Twojego klienta?
   • Czy Twoi klienci mają odpowiednie oprogramowanie do przeglądania i komentowania odbitek próbnych w formacie PDF?
3. Poprawione dowody
   • Czy chodzi o kolor, treść czy jedno i drugie?
   • Czy należy sprawdzić tylko poprawione obszary, czy wszystkie elementy? Będzie to zależało od zakresu korekty i od tego, kto ją przeprowadził, a wymagania powinny być jasno określone.
   • Czy załączona strona tytułowa dokumentuje proces zatwierdzania i etap, na którym się on znajduje?

Proces zatwierdzania
Załóżmy teraz, że techniczne obszary dowodów, zarówno twardych, jak i miękkich, zostały zaadresowane i poprawione i że:

1. Wszystkie fizyczne kolorowe proofy kontraktowe mają etykietę walidacyjną potwierdzającą zgodność z normą ISO 12647-7, a przepływ pracy z zarządzaniem kolorami i stosowane profile oraz porady dotyczące warunków oglądania.
2. Wprowadzony system zatwierdzania dowodów.
3. Miękkie wydruki próbne są wyraźnie oznaczone pod kątem celu, koloru, w tym zastrzeżeń dotyczących kolorów monitora, lub tylko treści.
4. Poprawione dowody zawierają instrukcje dotyczące tego, co klient ma sprawdzić.

Więc co zostało?

Zarządzanie miejscem, w którym Ty i Twój klient jesteście w procesie zatwierdzania:

• Czy jest to pierwsza, druga, trzecia runda dowodów itd.? W jaki sposób jest to rejestrowane i zarządzane na dowodzie potwierdzającym w pakiecie pracy?
• Kto dokonuje poprawek, Ty lub Twój klient dostarcza nowe, poprawione pliki?
• Jeśli tak, jakiego rodzaju nagany wymagają, czy proces zatwierdzania zaczyna się od nowa?
• Należy zarządzać starszymi wersjami plików klientów, aby uniknąć nieporozumień, dlatego potrzebna jest kontrola wersji.
• Ostateczna zgoda klienta musi być jasna i udokumentowana
• Jeśli to ostateczne zatwierdzenie jest uzależnione od wprowadzenia dalszych poprawek, należy rozważyć przesłanie kolejnego dowodu pomimo instrukcji klienta
• W jaki sposób obliczane i rejestrowane są koszty korekt autorskich?
• Czy klienci są informowani o tych kosztach przed podjęciem działań?
• Czy klienci proszeni są o pisemne zatwierdzenie kosztów korekty?

Pamiętaj o starym powiedzeniu: „Na przedruk zawsze jest czas!”.

Niektóre działania do rozważenia:

Przyklej naklejkę D50 do fizycznych próbnych kolorów kontraktowych, aby wskazać nieprawidłowe warunki oglądania, można je ponownie wykorzystać. Naklejki oglądane przy niewłaściwym oświetleniu pokazują paski koloru, jak widać na poniższym obrazku. Patrząc pod odpowiednimi światłami D50, paski powinny być ledwo widoczne.


https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

Użyj naklejek zatwierdzenia / interaktywnych plików PDF / dokumentów Word w celu zatwierdzenia / komentarzy / poprawek i dalszych działań / ponownych prób itp



Ten interaktywny formularz można pobrać i dostosować do swoich potrzeb. Może być dołączona jako strona tytułowa do odbitek próbnych w formacie PDF lub jako papierowy formularz dla fizycznych dowodów. Jednak system zatwierdzania dowodów online byłby znacznie bardziej przejrzysty i identyfikowalny, nawet w przypadku dowodów fizycznych.

Wiele darmowych przeglądarek plików PDF nie wyświetli złożonego pliku PDF z grafiką pod względem koloru lub zawartości! Acrobat Professional to „złoty standard”. Dlatego zawsze informuj klientów o problemach z wyświetlaniem w innych programach PDF.