Jak postępować w przypadku opóźnionej płatności

Planuj z wyprzedzeniem, aby złagodzić problemy z przepływem gotówki.

Opóźnienia w płatnościach są mocno odczuwalne przez małe firmy drukarskie. Aby pokryć koszty ogólne, często muszą pożyczać lub uruchamiać kredyty w rachunku bieżącym z towarzyszącymi im odsetkami. Oznacza to, że nie mogą inwestować w nowe możliwości biznesowe, personel lub sprzęt i, oczywiście, może to mieć wpływ na to, jak szybko są w stanie zapłacić swoim dostawcom. Jedna firma, która zbankrutuje, może wkrótce przynieść efekt łańcuchowy - a jeśli naprawdę duży biznes upadnie lub nie będzie w stanie zapłacić, fale mogą się rozprzestrzenić.

FSB twierdzi, że istnienie tej kultury opóźnień w płatnościach jest przyczyną niepowodzeń dziesiątek tysięcy małych firm rocznie, a wielu dostawców usług drukowania upadło na murawę z powodu opóźnień w płatnościach

Wpływ opóźnionych płatności

Nie jest tajemnicą, że opóźnienia w płatnościach są prawdziwym problemem dla wszystkich MŚP. Chociaż liczba ta zmienia się z roku na rok, Brytyjska Federacja Małych Przedsiębiorstw (FSB) szacuje, że obecnie zaległe są rachunki o wartości około 14 mld GBP. Jest to coś, co szczególnie dotkliwie odczuwa sektor poligraficzny, ponieważ koszty początkowe paraliżują wiele firm, gdy klient płaci po ustalonych warunkach lub, co gorsza, w ogóle nie płaci.

FSB twierdzi, że istnienie tej kultury opóźnień w płatnościach jest przyczyną upadku dziesiątek tysięcy małych firm rocznie, a wielu dostawców usług płatniczych poszło na murawę z powodu opóźnień w płatnościach. Ponieważ drukarnie chcą utrzymać maszyny w ruchu, brak płatności może prowadzić do spirali problemów, a firmy będą musiały zaciągać długi, aby utrzymać się na powierzchni lub przyjmować zlecenia, od których inaczej by się unikali.

Jednak pomoc może być w zasięgu ręki. W 2017 r. Rząd powołał komisarza ds. Małych przedsiębiorstw, aby wspierać małe przedsiębiorstwa i zbiegło się z tym, że uruchomił niezależny program skarg. Witryna Office of the Small Business Commissioner wyraźnie wskazuje, że została utworzona głównie po to, aby pomagać w kwestiach płatności i podsycać potrzebę uczciwych praktyk płatniczych zarówno w małych, jak i dużych przedsiębiorstwach.

Chociaż jest to dobra wiadomość dla branży drukarskiej i MŚP jako sektora, nie oznacza to, że firmy nadal nie powinny mieć własnych najlepszych praktyk w zakresie ścigania opóźnień w płatnościach, a nawet lepiej robić wszystko, co w ich mocy, aby zminimalizować ryzyko w pierwszej kolejności opóźniona płatność.

Co mogą zrobić małe drukarnie

Dostawcy usług płatniczych mogą aktywnie próbować zapobiegać opóźnieniom w płatnościach, zanim się one pojawią - i ścigać ich, gdy to nastąpi. Na przykład przydatne jest posiadanie wydajnych systemów sprawdzania zdolności kredytowej klientów przed podjęciem pracy dla nich - weryfikacja zdolności kredytowej i referencje to dwa sposoby sprawdzenia, czy klient miał poprzednie, jeśli chodzi o słabe płatności.

„Profilowanie w tle nowych klientów i monitorowanie istniejących klientów pomaga nam zmniejszyć ryzyko” - mówi Nicola Cummins, dyrektor ds. Rozwoju biznesowego w Propack Direct Mail. „Zawsze sprawdzamy zdolność kredytową potencjalnych nowych klientów, więc nie udzielamy kredytu żadnemu klientowi, jeśli nie jesteśmy z nich zadowoleni”.

Ponadto ustalenie jasnych warunków płatności, a nawet uzgodnienie, że opóźniona płatność spowoduje naliczenie odsetek, może zmotywować klienta do terminowej płatności. Oznacza to również, że jeśli zaczniesz dodawać odsetki do rachunku, otrzymali uczciwe ostrzeżenie. Jeśli przyjmujesz nowego klienta, w którym będziesz musiał kupić papier, aby wykonać zadanie, uzgodnij z nim warunki, aby pokryć koszty tego z góry.

Utrzymać na szczycie

Jeśli proces fakturowania firmy jest zautomatyzowany, należy go skonfigurować tak, aby wydawał szybkie przypomnienia o zaległych kontach i tworzył ślad dowodów, które mogą być potrzebne, jeśli będziesz musiał dochodzić płatności w sądzie. Jeśli masz środki, możesz zatrudnić personel zajmujący się fakturowaniem i ściganiem płatności, a nawet zlecić to stronie trzeciej.

Środowisko legislacyjne nie jest idealne, ale zostało znacznie ulepszone i istnieją kodeksy i organy, do których można się odwołać. Kodeks szybkiej płatności z 2015 r. Ma wielu sygnatariuszy, którzy zgadzają się przestrzegać pewnych zasad płatności, ale nie jest to jeszcze obowiązkowe - coś, do czego dążą niektórzy liderzy biznesowi. Jeśli potrzebujesz zadośćuczynienia, przydatny jest program skarg komisarza małych firm, który stanowi alternatywę dla sądu ds. Drobnych roszczeń.

Uzbrojony w dobry plan i te zasoby, możesz ustawić się w najlepszej możliwej pozycji, aby zminimalizować opóźnienia w płatnościach

Innym przydatnym źródłem informacji dla MŚP jest witryna internetowa Płać na czas. Objaśnia odpowiednie przepisy, zawiera kalkulator odsetek za zwłokę i przydatne standardowe szablony do wszystkiego, od faktur po przypomnienia i inne istotne etapy odzyskiwania długów.

Uzbrojony w dobry plan i te zasoby, możesz ustawić się w najlepszej możliwej pozycji, aby zminimalizować opóźnienia w płatnościach. W międzyczasie, jeśli kwota zaległych faktur znacznie spadnie z tej kwoty 14 miliardów funtów, może się zdarzyć, że biuro komisarza ds. Małych firm faktycznie ma zęby.

---

Ślad papieru: jak ścigać niezapłaconą fakturę

Indywidualne podejście

Jednym z kluczy do zapewnienia szybkiej płatności jest dobre stosunki robocze z klientem. Podczas gdy wiele firm przyzwyczaiło się do łatwości odpalania faktury elektronicznej, zakładając, że zostanie ona zapłacona automatycznie, zdarza się, że znajomość imienia i nazwiska oraz posiadanie adresu e-mail lub numeru telefonu osoby odpowiedzialnej za płatność to złoty pył. Postaw na pierwszeństwo, a będziesz mieć pewność, że Twoja faktura trafi na szczyt stosu. „Współpracujemy z klientem, aby zrozumieć, dlaczego płatności są opóźnione w pierwszej kolejności, i wspólnie pracujemy nad rozwiązaniem” - mówi Cummins.

Przypomnij im o umowie

Niektóre firmy wstrzymują płatności, mówiąc, że czekają na zapłatę. Przypomnij im, na początku delikatnie, że zlecili ci pracę na uzgodnionych warunkach, a twoja płatność nie powinna być zakładnikiem z powodu sposobu, w jaki prowadzą własną działalność.

Delikatna eskalacja

Nigdy nie powinieneś zaczynać rzucać groźbami, jeśli firma tylko nieznacznie spóźnia się z płatnościami. Grozi to zagrozeniem przyszłym związkom, które mogą być korzystne dla obu stron. Możesz oczywiście wysłać im wiadomość e-mail z przypomnieniem o płatności. Musisz sporządzić papierowy ślad, który pokaże, że podjąłeś rozsądne wysiłki, aby odzyskać swój dług, na wypadek gdybyś potrzebował go w przyszłości.

Mniej delikatna eskalacja

Gdy płatności są bardzo spóźnione lub klient uporczywie opóźnia płatność do czasu wyrywania sobie włosów, możesz wskazać ustawę o opóźnionych płatnościach. Ten akt prawny gwarantuje Ci prawo do odsetek za zwłokę w płatnościach, a także rekompensatę kosztów poniesionych w związku z odzyskaniem długów. Możesz nie chcieć tego używać w przypadku powtarzającego się, głównego klienta, który ma z tobą dobrą komunikację, ale jest niezbędny dla jednorazowych, krnąbrnych klientów i tych, którzy uparcie cię oszukują.

Ostatni ratunek

Jeśli wyczerpałeś wszystkie możliwości, od przypomnień po delikatne nakłanianie, możesz podjąć kroki prawne. W tym momencie ten papierowy ślad, który wygenerowałeś, jest nieoceniony. Musisz być w stanie wykazać, że niepłacący naruszył uzgodnione warunki płatności, a także że wielokrotnie próbowałeś uzyskać płatność. Oczywiście groźba działań prawnych może być wystarczająca, aby nasmarować koła płatności - zgadza się Cummins: „W przeszłości podejmowaliśmy kroki prawne z klientami, aby spróbować przyspieszyć płatność poprzez wszczęcie postępowania sądowego, ale tak naprawdę nigdy nie dotarliśmy tak daleko jak to."