Dlaczego oprogramowanie do automatyzacji ma sens

Oprogramowanie do automatyzacji zmniejsza liczbę błędów i przyspiesza przepływy pracy. Czy tracisz?

Prędkość. Wydajność. Wartość. Poszukiwany przez drukarnie - i właściwie wszystkie branże - od początku produkcji. W dzisiejszych czasach ich osiągnięcie bez omówienia zalet automatyzacji jest prawie niemożliwe.

Oprogramowanie do automatyzacji umożliwia drukarkom szybsze reagowanie i dostarczanie mniejszych, unikalnych serii potrzebnych do niestandardowych produktów, a także ogranicza błędy związane ze specyfikacjami zadań, danymi kontaktowymi, profilem kolorów i wszystkimi osadzonymi w plikach, aby przeprowadzić zadanie przez automatyczną inspekcję wstępną i włączenie do produkcji. Najlepsze systemy będą również gromadzić dane klientów i ofert pracy w tym samym czasie, gdy pliki zadań trafią do Twojej skrzynki odbiorczej.

Poznaj pionierów przygotowania do druku

Badanie przeprowadzone przez InfoTrends z 2018 r. Wykazało, że 41,9% europejskich drukarek, które zwiększyły swoje przychody w ciągu ostatnich pięciu lat, przypisuje zyski inwestycjom w oprogramowanie do automatyzacji, podczas gdy badanie z 2019 r. Przeprowadzone przez tę samą firmę ujawniło, że automatyzacja może zaoszczędzić przeciętnej europejskiej drukarce ponad 1,4 EUR. rok w kosztach pracy.

Jedną z firm odgrywających kluczową rolę w dążeniu do automatyzacji jest belgijska firma Enfocus. Tam, gdzie nie udało się uruchomić interfejsu Aldus Open prepress i standardowych protokołów Markznet, rozwiązania Enfocus 'Switch i PitStop Pro wślizgnęły się, aby stać się integralną częścią systemów przepływu pracy wielu drukarek.

„Krótko mówiąc, PitStop sprawdza, naprawia i edytuje pliki PDF” - wyjaśnia dyrektor zarządzający Enfocus Wim Fransen. „Jest to wtyczka, która automatycznie sprawdza każdy możliwy rodzaj błędu w pliku PDF, a następnie daje możliwość samodzielnej naprawy lub automatycznego wykonania”.

Wim Fransen, dyrektor zarządzający Enfocus

„Z drugiej strony Switch to oprogramowanie, które łączy różne systemy pod jednym zautomatyzowanym parasolem. Budujesz swój przepływ pracy tak, jak chcesz i możesz użyć interfejsów API ze sklepu z aplikacjami Enfocus, aby dodać dowolną funkcjonalność, której potrzebujesz. ”

Metadane i XML mają kluczowe znaczenie dla tego procesu. Metadane to dane o danych: mogą być strukturalne (dane o pojemnikach danych) lub opisowe (autor, dane dotyczące tworzenia). XML (to skrót od Extensible Mark-up Language) zapewnia lingua franca do łączenia portali dla klientów z wewnętrznymi zautomatyzowanymi systemami. Jest czytelny zarówno dla maszyn, jak i dla człowieka.

Przepływy pracy przełączania wykorzystują XML i metadane plików do kierowania inteligentnym sortowaniem plików, przetwarzaniem i komunikacją z systemami zarządzania informacją, planowania zasobów przedsiębiorstwa lub druku internetowego.

Automatyzacja jest nieunikniona, jeśli chcesz zachować rentowność marż i pozostać konkurencyjnym

Oprogramowanie znalazło szczególne uznanie wśród firm obleganych przez ręczne, powtarzalne zadania. W dzisiejszych czasach zadania drukowania pochodzą z wielu ścieżek - sprzedaży, e-maili, aplikacji mobilnych, online i tak dalej - ale Switch eliminuje potrzebę zarządzania nimi przez człowieka, automatycznie wysyłając odpowiednie pliki do odpowiednich miejsc docelowych w celu wdrożenia.

„Oszczędza to firmom ogromną ilość czasu i zasobów” - mówi Wim. „Zasoby, które można wydać na inne elementy działalności, które stają się dziś coraz ważniejsze, takie jak witryny e-commerce i marketing - nie chodzi już tylko o produkty drukowane”.

Co równie ważne, Switch oznacza, że działy w całej firmie są połączone, a wszystkie strony otrzymują te same dane i edycje, jak to się dzieje. „Nie ma ryzyka, że dane o pracy zostaną skopiowane w różnych miejscach na różne sposoby i wszystkie potencjalne błędy, które się z tym wiążą” - mówi Wim. „Wszystkie nasze produkty dobrze ze sobą współpracują” - zauważa. „Nie wierzymy w automatyzację przygotowań do druku bez zagwarantowania plików wejściowych, które trafiają do tej automatyzacji”.

Zacznij od nisko wiszących owoców, takich jak automatyzacja powtarzalnych zadań - uzyskasz więcej korzyści, które przyniosą większy zysk

Patrząc w przyszłość, Wim twierdzi, że firma dąży do rozszerzenia ekosystemu wokół Switch, szczególnie w zakresie sklepu z aplikacjami. „Jeśli szukasz konkretnego typu integracji - powiedzmy, że masz określony typ interfejsu planowania, którego chcesz użyć - możesz przejść do sklepu z aplikacjami, aby sprawdzić, czy jest tam gotowy. Nieustannie współpracujemy z różnymi dostawcami, aby tworzyć ich więcej ”.

Wiek niepokoju

Firma pracuje również nad rozwojem oferty dla przedsiębiorstw, aby odpowiedzieć na zmieniający się świat pracy. „Pracujemy nad funkcjami, takimi jak zdalne przetwarzanie i ukrytymi narzędziami, które zapewnią firmom dane i wskaźniki KPI dotyczące ich projektów” - mówi Wim. Dodaje, że Enfocus przywiązuje szczególną wagę do utrzymania prostego i prostego interfejsu użytkownika, ponieważ wielu jego klientów jest nowicjuszami w dziedzinie cyfrowej i są „mniej techniczni” niż następne pokolenie pracowników druku.

„Pomysł automatyzacji może wydawać się nieco przytłaczający, szczególnie w przypadku bardziej starych drukarek, które pracowały w bardzo tradycyjny sposób” - mówi Andrew Bailes-Collins, starszy menedżer produktu w PitStop. „Ale faktem jest, że jeśli jeszcze na to nie spojrzałeś, jesteś zdecydowanie za zakrętem i prawdopodobnie już czujesz ból. Automatyzacja jest nieunikniona, jeśli chcesz zachować rentowne marże i pozostać konkurencyjnym ”.

Andrew Bailes-Collins, starszy menedżer produktu w Enfocus

A co z utratą pracy w najbliższej przyszłości? Automatyzacji często towarzyszy niepokój pracowników, że mają nadwyżkę wymagań. Jednak automatyzacja nie zapoczątkowuje masowego bezrobocia, ale może spowodować zmianę przeznaczenia pracowników, aby poprawić obsługę klienta, wprowadzać innowacje lub otwierać nowe źródła przychodów.

Jak zauważa Andrew, istnieje wiele wsparcia dostępnego dla dostawców usług płatniczych, którzy chcą zintegrować automatyzację ze swoim przepływem pracy. „Nasi partnerzy pomogą drukarniom przyspieszyć, niezależnie od tego, czy chodzi o szkolenie, czy rekrutację odpowiednich ludzi” - mówi. „I rzeczywiście, warto zacząć od małej kwoty. Zacznij od głównych punktów bólu, a następnie przejdź do następnej fazy ”.

Właściwie warto zacząć od czegoś małego. Zacznij od głównych punktów bólu, a następnie przejdź do następnej fazy

Rzeczywiście, Wim mówi, że jednym z największych błędów, jakie widzi w automatyzacji drukarek, jest to, że próbują zrobić wszystko na raz. „Nie jest niczym niezwykłym, że drukarka mówi„ Och! Musimy zautomatyzować albo umrzemy! a potem wyrzucić mnóstwo pieniędzy na ogromny projekt. Ale nie ma takiej potrzeby. Zacznij od nisko zawieszonych owoców, takich jak automatyzacja powtarzalnych zadań - uzyskasz więcej korzyści, które przyniosą większy zysk ”.

W przypadku wielu drukarek automatyzacja niezmiennie będzie wydawać się kolejnym wydatkiem wynikającym z technologii, ale oprogramowanie takie jak Switch i PitStop jest stosunkowo niedrogie - największa inwestycja wiąże się z zarządzaniem zmianami. „Ludzie będą musieli pracować na różne sposoby i przemyśleć na nowo zakorzenione procesy, a to może wiązać się z ukrytymi kosztami” - mówi Wim. „Niestety nie jest to coś, czego nie możesz zrobić”.