Kontrola procesu: czy jesteś na bieżąco?

Paul Lindström mówi, że modernizacja systemów przepływu pracy sprawi, że Twoja firma będzie bardziej dochodowa i produktywna.

Podobnie jak w przypadku wszystkich innych organizacji wykorzystujących przemysłowe procesy produkcyjne, firmy graficzne muszą stosować nowoczesne techniki kontroli procesu w całym przepływie pracy związanej z drukowaniem. Prawidłowo wdrożona kontrola procesu poprawia jakość wydruku i czas realizacji. Zmniejsza koszty, zużycie energii i odpady. Oprócz ogólnej poprawy satysfakcji klienta, dostawcy usług poligraficznych (PSP), którzy dużo zainwestowali w kontrolę procesów, również uważają, że jest to postrzegane bardzo pozytywnie przez pracowników.

Kompleksowe zarządzanie jakością

Kontrola procesu nie jest odosobnionym projektem, ale raczej powinna być postrzegana jako coś, co jest całkowicie zintegrowane ze wszystkimi procesami w firmie. Często myślimy, że sterowanie procesem ma znaczenie głównie dla produkcji, gdzie jest powszechnie stosowane. Ale może i powinno dotyczyć również zadań administracyjnych, a także działań marketingowych i sprzedażowych. Dzieje się tak, ponieważ kontrola procesu polega na zmniejszaniu ilości odpadów, czy to strata czasu, zasobów czy materiałów. Do tego właśnie odnosi się wyrażenie Total Quality Management (TQM).

Kontrola procesu jest częścią kompleksowego zarządzania jakością (TQM). Potrzeby klienta powinny być zawsze w centrum uwagi, wraz z ciągłym dążeniem do ciągłego doskonalenia

Wiele firm używa schematów blokowych do opisania istniejących procesów produkcyjnych, aby określić, gdzie i kiedy powinny znajdować się punkty kontrolne, w których odbywa się kontrola jakości. Schematy blokowe zapewniają również wygodny sposób wizualnego opisania, jak wyglądają prawidłowe i zoptymalizowane procedury produkcyjne, i mogą być również wykorzystywane podczas szkolenia nowych pracowników. Możesz mieć uproszczone ogólne schematy blokowe uzupełnione o bardziej szczegółowe schematy blokowe, które bardziej szczegółowo opisują różne podprocesy.

Zwykle bardzo pomocne jest tworzenie schematów blokowych opisujących procesy produkcyjne, zwłaszcza w celu zidentyfikowania i ustalenia, gdzie i kiedy powinna mieć miejsce kontrola jakości.

Ocena ryzyka

Norma ISO 9001 dotycząca systemów zarządzania jakością jest prawdopodobnie najbardziej znaną normą międzynarodową. Jest ściśle powiązany z kontrolą procesu, jak również zarządzaniem jakością i opisuje komponenty, które muszą znaleźć się w solidnym systemie zarządzania jakością.

Ale ISO 9001 nie mówi nic o tym, jakiego sprzętu lub oprogramowania powinieneś używać ani jakie metody powinieneś zastosować, aby osiągnąć swoje cele. Opiera się na modelu Planuj, Wykonuj, Sprawdź i Działaj / Dostosuj (PDCA), a jego głównym tematem jest to, że firmy powinny dążyć do ciągłego doskonalenia.

U podstaw zarządzania jakością zgodnie z normą ISO 9001 leży zastosowanie modelu Plan, Wykonaj, Sprawdź i Działaj (PDCA). Korzystanie z ustalonych standardów pomaga zapewnić jakość i ciągłe doskonalenie.

Ustanowione najlepsze praktyki i procedury nie są ustalane na zawsze i powinny być regularnie oceniane i weryfikowane, zwykle w ramach audytów wewnętrznych lub zewnętrznych. Audyty wewnętrzne są tym, co robisz, korzystając z własnego personelu, a audyty zewnętrzne mogą być przeprowadzane przez konsultantów lub, jeśli jesteś oceniany przez akredytowaną firmę certyfikującą, niezależnych audytorów, którzy mają za zadanie ocenić, jak dobrze działa Twój system zarządzania jakością.

W najnowszej wersji normy ISO 9001 (2015) większy nacisk położono na ocenę ryzyka. Na każdym etapie procesu możesz zadać sobie pytanie, jakie ryzyko lub niekorzystne skutki może mieć awaria systemu jakości dla Ciebie lub Twojego klienta. Na przykład brak sprawdzenia (pomiaru) jakości druku konkretnego zamówienia, które jest później odrzucane, nie tylko powoduje kosztowny przedruk, ale także zagraża dobrej woli klienta. Nie wszyscy klienci mówią, że nie są w pełni usatysfakcjonowani: po cichu przechodzą do innego dostawcy usług drukowania. Musisz być proaktywny zarówno w zapewnianiu spełniania potrzeb klienta, jak i sprawdzaniu satysfakcji klienta za pomocą ankiet i regularnej komunikacji.

Po ustaleniu, jak wyglądają zoptymalizowane procesy produkcyjne i gdzie powinny znajdować się punkty kontrolne, musisz wykonać pomiary.

• Przeczytaj więcej od Paula na temat kontroli procesu i pomiarów . Lub spójrz na inne normy ISO, które mogą mieć znaczenie .

ISO 9001: siedem zasad zarządzania jakością

1. Orientacja na klienta
2. Przywództwo
3. Zaangażowanie ludzi
4. Podejście procesowe
5. Poprawa
6. Podejmowanie decyzji w oparciu o dowody
7. Zarządzanie relacjami