XML – pierwszy krok w kierunku automatyzacji

Zrozumienie różnych formatów i standardów stosowanych w przesyłaniu danych ma kluczowe znaczenie na drodze do automatyzacji. Andrew Bailes-Collins z Enfocus pomaga nam uporać się z XML.

Andrew Bailes-Collins, starszy menedżer produktu w firmie Enfocus, specjalizującej się w oprogramowaniu do druku, obserwował z bliska rozwój branży poligraficznej od tradycyjnych procesów ręcznych do jej coraz bardziej zdigitalizowanego i zautomatyzowanego stanu. Rozpoczynając karierę jako zecer – jest czwartym pokoleniem swojej rodziny, które zostało drukarzem – Andrew podążał z duchem czasu, w miarę rozwoju technologii, a ostatnie 25 lat spędził w oprogramowaniu i automatyzacji.

„Przemysł poligraficzny znajduje się w ciągłym stanie ewolucji technicznej, od starszych, ręcznych, analogowych sposobów pracy obejmujących tablice graficzne, aparaty fotograficzne i film, aż do punktu, w którym teraz wszystko jest cyfrowe” – mówi Andrew.

„Pierwszym popularnym formatem cyfrowym był Adobe PostScript; wcześniej formaty plików cyfrowych były oparte na obrazach i były zastrzeżone dla producentów takich jak Scitex i Crosfield. Dużą zmianą, jaka zaszła w przypadku PostScriptu – który zapoczątkował rewolucję DTP – było to, że pliki były generowane przez stosunkowo niedrogie aplikacje projektowe działające na komputerach stacjonarnych, co po raz pierwszy oddało narzędzia do tworzenia w ręce projektantów. Oznaczało to, że mogli sami tworzyć dzieła sztuki, zamiast próbować przekazać swoją wizję zecerom i grafikom i polegać na nich, aby ją ożywić.

Jeśli musisz zrobić coś ręcznie trzy lub więcej razy, powinieneś to zautomatyzować

„PostScript był dużym krokiem naprzód, ale pliki były zwykle bardzo duże, często ich tworzenie zajmowało dużo czasu, a czasami był bardzo frustrującym formatem. Potem pojawił się PDF, chociaż nigdy nie był przeznaczony do druku: został zaprojektowany jako przenośny dokument do biura bez papieru. Ale przemysł poligraficzny dostrzegł jego potencjał i wykorzystał go, i nagle stał się czymś, z czego drukarze mogliby korzystać, ponieważ był samowystarczalny. Możesz zrobić plik PDF, przeglądać go, sprawdzać, edytować, nakładać i łatwo go wyprowadzać. PDF jest znacznie wydajniejszy i mniejszy niż PostScript, więc był to kolejny ogromny krok naprzód dla branży”.

Zautomatyzowana przyszłość

Dla wielu osób te usprawnienia w zakresie łatwości i wydajności, które przyniosła cyfryzacja, są nadal uważane za automatyzację przepływu pracy. Ale, jak mówi Andrew, automatyzacja jest teraz czymś znacznie bardziej rozbudowanym.

„Jeśli musisz ręcznie zrobić coś trzy razy lub więcej, powinieneś to zautomatyzować” – mówi Andrew. „Na przykład, jeśli musisz ręcznie zapisać załącznik wiadomości e-mail na serwerze dla każdego zadania, które przychodzi do Twojej firmy, prawdopodobnie spędzasz godziny na zapisywanie e-maili każdego dnia. Nie jest to ani produktywne, ani wartościowe, więc trend automatyzacji polega na tym, aby oprogramowanie wykonywało za Ciebie takie drobne, powtarzalne zadania, co oznacza, że możesz wykonywać inną pracę, która dodaje wartości lub za którą możesz zapłacić.

Plik JDF w XML

„Do tego dochodzi łączność. Niezależnie od tego, czy jest to baza danych, witryna internetowa czy system web-to-print, dlaczego nie sprawić, by ze sobą rozmawiały, przekazywały różne rzeczy między sobą i sterowały całą tą automatyzacją, abyś mógł usiąść i patrzeć, jak to się dzieje?”

Mówisz w Twoim języku

W tym miejscu wkracza XML. Z technicznego punktu widzenia XML – co oznacza Extensible Markup Language – to otwarty standardowy język programowania lub format pliku, który definiuje zestaw reguł kodowania dokumentów w sposób czytelny dla człowieka i czytelny dla maszyn . XML to także technologia, która stanowi podstawę usług internetowych i jest używana przez znane aplikacje, takie jak Microsoft Office czy Apple Pages. W praktyce XML jest sposobem zapisywania informacji lub danych, manipulowania nimi i przenoszenia danych w sposób, który może być odczytany przez wiele systemów w zautomatyzowanym świecie.

„Powiedzmy, że masz drukarkę cyfrową i masz trzy tace papieru, w których RIP może kontrolować działanie tego mechanizmu – której tacy papieru użyć, jakiej rozdzielczości użyć, czy jest to kolor, czy czarno-biały, tego rodzaju rzeczy” – mówi Andrew.

„Możesz mieć inną konfigurację przepływu pracy, a operator musi zrealizować i oddzielić prace czarno-białe od prac kolorowych. Ale jeśli był plik XML, który był dołączony do zadania, to wszystko ustawiłoby się automatycznie i nikt nie musiałby niczego dotykać.

XML jest po prostu powszechnym sposobem przenoszenia informacji i stanowi podstawę automatyzacji

„Inną aplikacją byłby system web-to-print. Załóżmy, że klient chce 1000 egzemplarzy na określonym papierze dostarczonych w określonym dniu pod określony adres. Możesz zarejestrować wszystkie te metadane, ale musisz pobrać te dane z jednego systemu do innego systemu – więc eksportujesz XML z pierwszego systemu, a następnie importujesz go do następnego systemu.

„Ten XML mógł zostać wygenerowany przez stronę internetową, na której klient sam wprowadza informacje, lub mógł pochodzić z systemu informacji zarządczej, w którym znajdują się wszystkie informacje o pracy i gdzie dokonano oszacowania. Niezależnie od tego, jak został stworzony, sposób, w jaki informacje o pracy mogą przechodzić przez firmę, może odbywać się za pośrednictwem pliku XML”.

Specyfika druku

Specjalnie dla branży poligraficznej opracowano specjalny standard formatu plików XML o nazwie JDF – „Job Definition Format”. (JDF przyjrzymy się bardziej szczegółowo w następnym artykule). Jednak w codziennej produkcji, o ile drukarka nie ma powodu, aby pracować bezpośrednio z plikami XML, prawdopodobnie nawet ich nie zauważy – są one po prostu element zautomatyzowanego procesu.

„Jedynymi wyjątkami są prawdopodobnie sytuacje, w których masz do czynienia z firmą, która korzysta z pewnego rodzaju kanału informacyjnego – adresów pocztowych do wysyłania bezpośredniej poczty lub czegoś podobnego. W takim przypadku firma poligraficzna może otrzymać dane w postaci pliku XML, ponieważ zostały one wyeksportowane z jednego systemu i muszą zostać odczytane przez system drukowania” – mówi Andrew.

„I oczywiście innym razem drukarki świadomie zetkną się z XML, gdy chcą usprawnić swoje wewnętrzne procesy. XML jest zasadniczo kanałem, sposobem na przeniesienie informacji z „a” do „b”, gdy „a” i „b” tak naprawdę nie rozmawiają ze sobą na poziomie technicznym.

„To kwestia wyeksportowania informacji z jednego, wydobycia właściwych informacji z XML i umieszczenia ich we właściwym miejscu. Istnieją narzędzia, które Ci w tym pomagają — takie jak nasza platforma automatyzacji przepływu pracy Enfocus Switch — ale zasadniczo XML jest po prostu powszechnym sposobem przenoszenia informacji i stanowi podstawę automatyzacji”.

Automatyzacja: odblokowywanie wąskich gardeł

„Kiedy firmy poligraficzne myślą o automatyzacji, wiele osób ma tendencję do patrzenia na szerszy obraz i robienia wszystkiego naraz” — mówi Andrew. „Opracowują kompleksową specyfikację potrzeb całego biznesu. Ale napisanie tego może zająć od roku do półtora; zanim zostanie napisany, jest praktycznie nieaktualny.

„Zamiast tego zalecamy, aby znaleźć problem lub wąskie gardło, które powodują utratę przychodów lub utratę produktywności w Twojej firmie. Skoncentruj się na tym problemie, zautomatyzuj ten proces i rozwiąż go. A kiedy już rozwiążesz ten proces, znajdź następny problem i rozwiąż go. A potem kontynuuj, aż w końcu wrócisz do pierwszego numeru, ponieważ znów stał się on wąskim gardłem, a wszystko inne jest tak wydajne”.