Zmniejsz koszty, koncentrując się na automatyzacji przepływu pracy

Ryan McAbee, dyrektor ds. Przepływu pracy w firmie Keypoint Intelligence – InfoTrends, pokazuje, w jaki sposób strategie mapowania i wskaźniki oceny mogą przekształcić przepływy pracy w zakresie znaków i grafiki.

Co może kupić automatyzacja? Czas i pieniądze. Badanie przeprowadzone przez firmę InfoTrends z 2019 r. Wykazało, że przeciętna europejska drukarka może zaoszczędzić ponad 1,4 mln euro rocznie na oszczędnościach siły roboczej dzięki automatyzacji 12 typowych etapów pracy, takich jak inspekcja wstępna i korekty plików. Wbrew powszechnym obawom dotyczącym automatyzacji większość właścicieli firm nie wprowadziłaby redukcji zatrudnienia. W rzeczywistości 69% drukarek stwierdziło, że zamiast tego wykorzystałoby oszczędności wynikające z automatyzacji, aby rozszerzyć możliwości i skupić się na nowych możliwościach biznesowych.

Wszystkie drukarki mogą usprawnić swoje przepływy pracy, wykorzystując moc automatyzacji.

Co to jest przepływ pracy w druku?

Mówiąc najprościej, są to powtarzalne i podlegające audytowi zadania i procesy używane do przenoszenia pracy od wprowadzenia pracy do zakończenia. Prosty widok typowego procesu drukowania wygląda mniej więcej tak:

Jednym z wyzwań we wdrażaniu automatyzacji przepływu pracy jest fakt, że firmy drukarskie rosną organicznie w czasie. Nowy sprzęt wraz z powiązanym oprogramowaniem trafia do sklepu bez oceny wpływu na ogólny przepływ pracy. W rezultacie pojawiają się nieefektywności i wąskie gardła. W rzeczywistości przepływ pracy wymaga skoordynowanego wysiłku między procesami, ludźmi i technologią, aby uwolnić tę efektywność.

Badanie InfoTrends, w którym wzięło udział 130 respondentów zajmujących się drukarkami, potwierdziło brak automatyzacji. Większość (57%) miała pewną automatyzację lub była w większości zautomatyzowana, ale 41% pozostawało głównie ręcznych, a 2% stosowało tylko procesy ręczne. Na podstawie doświadczeń z audytami przepływu pracy firma InfoTrends zazwyczaj stwierdza, że drukarki zautomatyzowały pewne części przepływu pracy.

Duży wpływ na automatyzację ma możliwość zakupu i integracji oprogramowania przez drukarkę, a także jej przyjęcie przez personel i klientów. Spis powszechny druku FESPA 2018, obejmujący 262 respondentów ze sklepów z szyldami i wyświetlaczami, opisał ich plany własności lub plany inwestycyjne dotyczące oprogramowania. Większość (85%) korzystało już z oprogramowania do projektowania i przygotowania do druku / RIP, ale tylko 18% do kontroli jakości i 17% do drukowania w sieci. Od zamówień online po dokładne śledzenie zdolności produkcyjnych, rozwiązania MIS z sieci do druku i druku mają kluczowe znaczenie dla standaryzacji wdrażania zadań i zarządzania pracą w ramach procesów produkcyjnych. Pomimo korzyści wynikających z przepływu pracy, większość sklepów z szyldami i ekspozycjami nie planuje zakupu oprogramowania do druku w sieci (55%) i drukowania MIS (58%).

Spośród 172 respondentów z 262, którzy planowali zainwestować w oprogramowanie, większość (58%) planowała wydać do 2000 euro, a tylko 5% wydało ponad 51 000 euro, czyli średnio 11 229 euro. Stawia to producentów szyldów i ekspozytorów w niekorzystnej sytuacji w porównaniu z drukarniami komercyjnymi, które coraz częściej dodają aplikacje do druku szerokoformatowego, które wydają średnio 49 720 euro na oprogramowanie rocznie.

Wyzwania związane z przepływem pracy

Wdrażanie pracy to bałagan. W przeszłości drukarka osobiście akceptowała specyfikacje klienta w postaci plików na nośnikach fizycznych. Teraz żądania klientów i pliki wędrują wieloma ścieżkami - poprzez sprzedaż, pocztę e-mail, EDI i interfejsy API, aplikacje online, aplikacje mobilne i tak dalej.

Tak wiele różnych ścieżek, ale te same informacje są potrzebne do wszystkich nowych stanowisk: wymagania dotyczące zamiarów klienta (ilość, rozmiar, kolory, materiały, termin itp.) Oraz treści klienta (grafika i dane) powinny zostać ujednolicone, tak aby jedyne różnice dotyczą produktu i klienta, niezależnie od ścieżki prowadzącej do przepływu pracy.

Im mniej zautomatyzowana i mniej cyfrowa ścieżka dołączania do pracy, tym bardziej podatny jest na brak informacji wymaganych do drukowania. Tworzenie i egzekwowanie standardowych procedur sprzedaży offline, szczególnie dla przedstawicieli handlowych, ma kluczowe znaczenie. Podczas audytów przepływu pracy firma InfoTrends wielokrotnie stwierdzała, że przedstawiciele handlowi w tej samej firmie nie są spójni z przyjmowaniem zamówień. W wielu przypadkach przedstawiciele zgadzają się tylko, że imię i nazwisko klienta jest wymagane, pomijając inne krytyczne informacje, takie jak specyfikacje pracy i data dostawy. Każda brakująca informacja, która nie została przechwycona przez dział sprzedaży, marnuje czas innych pracowników, takich jak przedstawiciele obsługi klienta, którzy ostatecznie powinni umieścić informacje w narzędziu do zarządzania drukowaniem.

Aby uchwycić wszystkie te elementy, potrzebny jest jeden system rejestracji, jeden „mózg”, który płynnie kieruje intencje i treści klienta do uniwersalnego przepływu pracy. Mózgiem tym może być drukowany MIS, oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) lub Universal Dashboard.

Pojedynczy widok operacji pozwoli drukarkom od razu zobaczyć:

• Ile miejsc pracy jest w produkcji?
• Ile jest opóźnionych?
• Ilu nie dotarło do umowy dotyczącej poziomu usług (SLA)?
• Gdzie jest dzisiejsze wąskie gardło?

Jak zaczniemy to naprawiać?

Aby rozpocząć, sklepy wielkoformatowe powinny przejść przez swoje przepływy pracy. Zacznij od zidentyfikowania najlepszych aplikacji i postępuj zgodnie z tymi od momentu, w którym klient żąda produktu, do momentu jego dostarczenia. Po drodze wykonaj mapowanie przepływu pracy (patrz poniżej), aby udokumentować ludzi, procesy i zastosowane technologie, które uwydatnią wąskie gardła i doprowadzą do działań korygujących w celu usprawnienia przepływu pracy.

Wskaźniki oceny

Oceń następujące elementy:

• Standardowe procedury operacyjne (SOP)

Zdefiniowane, udokumentowane, przestrzegane i przełożone na szybkie szkolenie.

• Przepływy pracy

Zoptymalizowane procesy i automatyzacja zgodnie z najlepszymi praktykami w zakresie dołączania, przetwarzania i drukowania plików klientów

• Wzmocnienie pozycji klienta

Możliwość samodzielnej obsługi przez klientów i zarządzania treścią, zamówieniami i statusem.

• Pojedynczy system rejestracji

Jedyne repozytorium dokładności i prawdy dla klientów i dokumentacji biznesowej.

• Widok operacji

Pulpity produkcyjne lub raporty dostępne dla każdego pracownika związanego z produkcją w celu wyświetlenia lokalizacji i statusu zadania.

• Wykorzystanie oprogramowania

Wdrożenie oprogramowania maksymalizującego potencjalne korzyści z operacji

• Odzyskiwanie po awarii

Zasady, narzędzia i procedury odtwarzania skutków klęski żywiołowej lub katastrofy spowodowanej przez człowieka

• Plan przełączania awaryjnego i przepełnienia

Zasady, narzędzia i procedury umożliwiające płynne przenoszenie produkcji w całej organizacji w przypadku szczytowego zapotrzebowania lub przerw w dostawie zasobów.

• Infrastruktura IT

Ogólna wytrzymałość komponentów fizycznych, tj. Komputerów i sieci.

• Optymalizacja personelu

Adekwatność ról i poziomów zatrudnienia do osiągnięcia celów organizacyjnych.

Korzyści z inteligentnego wytwarzania wydruków

Korzyści z przekształcenia powyższych etapów przepływu pracy z powolnych, podatnych na błędy i reaktywnych w płynne, połączone i inteligentne procesy są oczywiste. Zamiast ręcznych punktów styku od początku do końca, przy czym każde zadanie ma swoją własną drogę, inteligentny system używałby danych do kierowania ścieżką przetwarzania, minimalizując liczbę punktów styku wymaganych przez personel. Inteligentny przepływ pracy oszczędza czas i pieniądze, które ostatecznie można ponownie zainwestować, aby zabezpieczyć firmę w przyszłości.

Więc na co czekasz?

Ryan McAbee , dyrektor ds. Przepływu pracy w firmie Keypoint Intelligence – InfoTrends