Prečo automatizácia potrebuje riadenie procesov?

Odvetvie digitálnej tlače sa snaží o väčšiu automatizáciu. Sonja Angerer zdôrazňuje dôležitosť procesného riadenia a to, že bez neho bude polygrafický priemysel bojovať o pokrok.

V posledných rokoch sa téma „workflow“ stáva čoraz dôležitejšou v tlači. Je to spôsobené tým, že v súčasnosti je k dispozícii množstvo vhodných softvérových riešení . Na druhej strane rastúce náklady, nedostatok kvalifikovaných pracovníkov a rastúce ekologické povedomie znamenajú, že tlačiarne chcú vyrábať čo najefektívnejšie.

Slovo „workflow“ však pokrýva široké spektrum. Wikipedia definuje „workflow“ ako „priestorovú a časovú postupnosť funkčne, fyzicky alebo technicky súvisiacich pracovných procesov na pracovisku“. Pre priemysel digitálnej tlače má pracovný tok pri tlači na fóliu, lepenku alebo papier veľmi odlišné významy v celkovom procese. To siaha od marketingu cez predaj až po administratívne úlohy, ako je projektový manažment, následné kalkulácie a fakturácia, práca a príprava dát až po logistiku.

Všetky majú spoločné to, že pracovné postupy v jednotlivých oblastiach sú veľmi zložité. To z neho robí „čiernu skrinku“ pre zamestnancov v iných oddeleniach a dokonca aj manažment, napr. proces, ktorý je zvonku dosť nevyspytateľný. To niekedy sťažuje automatizáciu podoblastí a ich prepojenie tak, aby sa vytvoril integrovaný výrobný proces.

TITULOK: Tlak na maržu, nedostatok kvalifikovaných pracovníkov a environmentálne predpisy nútia polygrafický priemysel k automatizácii. Poďakovanie: S. Angerer

Automatizácia ako proces

Presun pracovných procesov na stroje alebo softvér, ktoré je možné vykonávať samostatne, často vedie k neistote medzi zamestnancami v podnikoch. Zamestnanci sa často obávajú, že pracovné postupy a automatizácia môžu nahradiť ich prácu.

Aby automatizácia fungovala, musia byť splnené rôzne predpoklady. Toto sú:

• Jasná definícia cieľov a požiadaviek automatizácie a spôsob merania úspechu.
• Dôkladná analýza existujúcich procesov a ich vhodnosti pre automatizáciu. K tomu musí firma najprv zdokumentovať aktuálne procesy.
• Identifikujte vhodné technológie a metódy pre automatizáciu. Môžu to byť roboty, senzory, umelá inteligencia a digitálne platformy. Niekedy to môžu byť len šikovné zmeny v pracovnom postupe.
• Implementácia automatizácie s prihliadnutím na technické, organizačné a právne aspekty.
• Zapojte, školte a motivujte zamestnancov, ktorí sú ovplyvnení automatizáciou alebo sa od nich očakáva, že budú podporovať automatizáciu.

Proces automatizácie by sa nemal chápať ako jednorazová snaha, treba ho neustále monitorovať a zlepšovať. Procesná kontrola sa používa na pravidelnú kontrolu kvality automatizovaných procesov, získavanie spätnej väzby, odstraňovanie problémov a identifikáciu a implementáciu príležitostí na zlepšenie.

TITULOK: Keď sú procesy neustále monitorované, pracovný tok sa dá ľahko prispôsobiť a zlepšiť. Poďakovanie: S. Angerer

Riadenie procesov: Automatizácia s prehľadom

Riadenie procesov je schopnosť zhromažďovať, organizovať a vizualizovať údaje o každom kroku pracovného toku. Vďaka tomu je možné vyhnúť sa problémom, čo v konečnom dôsledku vedie k zvýšeniu výkonu.

Ak chcete automatizovať pracovný postup, musíte mu najprv porozumieť. Na to sú potrebné údaje, ktoré ukazujú, ako každý krok procesu funguje, koľko času a zdrojov spotrebuje a aké výsledky prináša. Tieto údaje však musia byť pripravené aj na odhalenie trendov, vzorov a odchýlok.

Umelá inteligencia (AI) sa čoraz viac implementuje do softvéru na riadenie procesov. Umelá inteligencia totiž umožňuje identifikovať tendencie a predpovedať ťažkosti, ktoré človek nedokáže ľahko odhaliť. Riadenie procesov umožňuje zamestnancom na všetkých úrovniach využívať relevantné údaje na rozhodovanie, konanie a zabezpečovanie kvality.

Riadenie procesov nie je vyhradené len pre manažment. Ak je totiž prostredníctvom AI zrejmé, že sa minie tlačový substrát, alebo ak zamestnanci v oddelení nedokážu včas spracovať špičku zákazky, je veľmi pravdepodobné, že ešte bude čas reagovať. To šetrí námahu a peniaze. Predovšetkým však efektívne riadenie procesov môže pomôcť vyhnúť sa frustrácii pracovnej sily v tlačiarni prostredníctvom plánovania orientovaného na budúcnosť.

Prevzatie kontroly

Pre tlačiarne je často ťažké samostatne implementovať rozsiahle automatizačné procesy. Preto má zmysel zapojiť partnerov so skúsenosťami v tomto odvetví, ako sú napríklad konzultanti. Koniec koncov, zmeny treba začať, a čo je ešte dôležitejšie, pokračovať. Často sa to oveľa ľahšie povie, ako urobí. Väčšina ľudí má odpor k zmenám a dokonca aj tí, ktorí sú radi, že ju prijímajú, môžu potrebovať pomoc pri adaptácii.

Kombinácia automatizácie a riadenia procesov sa niektorým ľuďom zdá príliš rigidná a nepružná. Preto je dôležité, aby sa všetci zúčastnení cítili vypočutí a pochopení. Je dôležité, aby sa každý mohol vyjadriť.

Pri primeranej účasti majú všetci zamestnanci pocit, že majú väčšiu kontrolu nad svojim pracoviskom a rovnováhou medzi pracovným a súkromným životom . Vďaka tomu je automatizácia úspechom, ktorého súčasťou je každý rád.

Objavte najnovšie inovácie v automatizácii na FESPA Global Print Expo 2024 , poprednej európskej výstave tlače a nápisov. Koná sa od ^19. do ^22. marca 2024 v RAI Amsterdam, Holandsko. Zaregistrujte sa tu a navštívte a použite promo kód FESJ406 na zľavu 30 eur.