Sänk kostnaden genom att fokusera på arbetsflödesautomation

Ryan McAbee, chef för produktionsarbetsflöde på Keypoint Intelligence – InfoTrends, visar hur kartläggningsstrategier och bedömningsmetriker kan förändra ditt tecken- och grafikarbetsflöde.

Vad kan automatisering köpa dig? Tid och pengar. En undersökning från 2019 av InfoTrends fann att den genomsnittliga europeiska skrivaren kan spara över 1,4 miljoner euro på ett år från arbetskraftsbesparingar genom att automatisera 12 vanliga arbetsflödessteg, såsom förbelysning och korrigeringar av filer. Till skillnad från den populära rädslan kring automatisering, skulle de flesta företagare inte genomföra personalminskningar. I själva verket sa 69% av skrivarna att de istället skulle använda besparingar från automatisering för att utöka kapaciteten och fokusera på nya affärsmöjligheter.

Alla skrivare kan förbättra sina arbetsflöden genom att automatisera kraften i arbete.

Vad är arbetsflödet för tryckproduktion?

Enkelt uttryckt är det de upprepningsbara och granskningsbara uppgifterna och processerna som används för att flytta arbetet från jobb ombord till slutförande. En enkel vy av ett typiskt tryckarbetsflöde ser ut så här:

En utmaning för att implementera arbetsflödesautomation är det faktum att tryckföretag växer organiskt över tid. Ny utrustning, med tillhörande programvara, kommer in i butiken utan att utvärderas med avseende på påverkan på det totala arbetsflödet. Ineffektivitet och flaskhalsar börjar dyka upp som ett resultat. Verkligheten är att arbetsflödet kräver en samordnad insats mellan processer, människor och teknik för att låsa upp dessa effektiviteter.

En undersökning av InfoTrends bland 130 skrivarsvarande bekräftade bristen på automatisering. En majoritet (57%) hade antingen viss automatisering eller var mestadels automatiserad, men 41% förblev mestadels manuell och 2% använde endast manuella processer. Baserat på erfarenheter av arbetsflödesrevisioner finner InfoTrends vanligtvis att skrivare har automatiserat vissa delar av arbetsflödet.

Automation påverkas starkt av skrivarens förmåga att köpa och integrera programvara, tillsammans med att de antas av personal och kunder. FESPA Print Census 2018 av 262 respondenter från skylt- och displaybutiker beskrev sitt ägande eller investeringsplaner för programvara. De flesta (85%) har redan använt programvara för design och prepress / RIP, men endast 18% för kvalitetskontroll och 17% för webb-till-tryck. Från online-beställning till exakt spårning av produktionskapacitet, webb-till-tryck och utskrift MIS-lösningar är avgörande för att standardisera jobb ombord och hantera arbete genom produktionsprocesserna. Trots arbetsflödesfördelarna planerar majoriteten av skylt- och displaybutiker inte att köpa webb-till-tryck (55%) och skriva ut MIS (58%) programvara.

Av de 172 svarande av 262 som planerade att investera i programvara planerade majoriteten (58%) att spendera upp till 2 000 euro, med endast 5% utgifter över 51 000 euro - ett medelvärde på 11 229 euro. Detta innebär att tillverkare av skyltar och displayer blir en nackdel jämfört med kommersiella skrivare, som i allt högre grad lägger till breda utskriftsapplikationer, som i genomsnitt använder 49 720 euro på programvara per år.

Arbetsflödesutmaningar

Jobb ombord är en enda röra. Tidigare accepterade en skrivare kundens specifikationer personligen via filer på fysiska medier. Nu reser kundbehov och filer ner på många vägar - genom försäljning, e-post, EDI och API: er, online, mobilappar och så vidare.

Så många olika vägar, men samma information krävs för all jobb ombord: krav på klientens avsikt (kvantitet, storlek, färger, material, förfallodatum och så vidare) och klientinnehåll (konstverk och data) bör standardiseras så att det enda variationer finns i produkt och klient, oavsett vägen till ditt arbetsflöde.

Ju mindre automatiserade och mindre digitala jobbet onboarding-vägen, desto mer benägna är processen att ha saknad information som krävs för tryckproduktion. Att skapa och verkställa standardförfaranden för offlineförsäljning, särskilt för säljrepresentanter, är avgörande. Vid arbetsflödesrevisioner har InfoTrends upprepade gånger funnit att säljare inom samma företag inte överensstämmer med orderingången. I många fall är repetitionerna bara eniga om att kundens namn krävs, med utsikt över annan kritisk information som jobbspecifikationer och leveransdatum. Varje bit av saknad information som inte fångas av försäljning slösar bort tiden för annan personal som kundsupportrepresentanter som i slutändan bör lägga in informationen i ett tryckhanteringsverktyg.

Det krävs ett enda system för att fånga alla dessa element, en "hjärna" som kanaliserar klientens avsikt och innehåll smidigt till ett universellt arbetsflöde. Den här hjärnan kan vara en tryckt MIS, Enterprise Resource Planning (ERP) -programvara eller en Universal Dashboard.

En enda vy av operationerna gör att skrivare kan se en överblick:

• Hur många jobb är i produktion?
• Hur många är försenade?
• Hur många har missat Service Level Agreement (SLA)?
• Var är dagens flaskhals?

Hur börjar vi fixa det?

För att komma igång, bör bredformatbutiker gå sina arbetsflöden. Börja med att identifiera dina bästa applikationer och följ dem från den punkt en kund begär produkten till den levereras. Genom att genomföra kartläggning av arbetsflödesresor (se nedan) för att dokumentera personer, processer och teknik som används för att markera flaskhalsar och leda till korrigerande åtgärder för att förbättra arbetsflödet.

Bedömningsmetriker

Utvärdera följande:

• Standardförfaranden (SOP)

Definierat, dokumenterat, följt och översatt till snabbstartträning.

• Arbetsflöden

Optimerade processer och automatisering efter bästa praxis för att ombord, bearbeta och mata ut kundfiler

• Kundens empowerment

Förmåga för kunder att självbetjäna och hantera innehåll, beställningar och status.

• Enstaka system för rekord

Det enda lagret med noggrannhet och sanning för kund- och företagsregister.

• Beskåda av verksamheten

Produktionspaneler eller rapporter som är tillgängliga för alla produktionsrelaterade anställda för att se platsens och statusen för ett jobb.

• Användning av programvara

Implementering av programvara för att maximera den potentiella nyttan för operationen

• Katastrofåterställning

Politik, verktyg och rutiner för att återhämta sig från en naturkatastrof eller människopåverkad katastrof

• Failover och översvämningsplan

Politik, verktyg och förfaranden för att flytta produktion sömlöst över organisationen under högsta krav eller resursavbrott.

• IT-infrastruktur

Allmän robusthet för fysiska komponenter, dvs datorer och nätverk.

• Personaloptimering

Lämplighet för roller och bemanningsnivåer för att uppfylla organisatoriska mål.

Fördelar med tillverkning av smart tryck

Fördelarna med att omvandla ovanstående arbetsflödessteg från långsamma, felaktiga och reaktiva till sömlösa, anslutna och smarta processer är tydliga. I stället för manuella beröringspunkter från början till slut, med varje jobb som har sin egen resa, skulle ett smart system använda data för att driva behandlingsvägen, vilket minimerar mängden beröringspunkter som krävs av personalen. Ett smart arbetsflöde sparar tid och pengar som i slutändan kan återinvesteras för att säkerställa framtiden för ditt företag.

Så vad väntar du på?

Ryan McAbee , chef för produktionsarbetsflöde på Keypoint Intelligence – InfoTrends