Varför automatiseringsprogram är vettigt

Automationsprogramvara minskar fel och påskyndar arbetsflöden. Missar du?

Fart. Effektivitet. Värde. Sökt av skrivare - och faktiskt alla industrier - sedan tillverkningen började. Numera är det nästan omöjligt att uppnå dem utan att diskutera fördelarna med automatisering.

Automationsprogramvara gör det möjligt för skrivare att reagera snabbare och leverera de mindre, unika körningarna som behövs för skräddarsydda produkter, och det minskar misstag med jobbspecifikationer, kontaktuppgifter, färgprofil och alla inbäddade filer för att styra jobbet genom automatiskt preflight och vidare till produktion. De bästa systemen kommer också att samla in kund- och jobbdata samtidigt som jobbfiler hamnar i din inkorg.

Möt prepress-pionjärerna

En undersökning från InfoTrends från 2018 visade att 41,9% av de europeiska skrivarna som ökade sina intäkter under de senaste fem åren tillskrev vinsten till investeringar i automatiseringsprogramvara, medan en undersökning från samma företag från 2019 avslöjade att automatisering kan spara den genomsnittliga europeiska skrivaren över 1,4 euro. ett år i arbetskraftskostnader.

Ett företag som spelar en avgörande roll i utvecklingen mot automatisering är Enfocus i Belgien. Där sådana som Aldus 'Open prepress-gränssnitt och Markznets standardiserade protokoll misslyckades med att komma igång, gled Enfocus' Switch och PitStop Pro-lösningar in för att bli en integrerad del av många skrivares arbetsflödessystem.

"I ett nötskal kontrollerar, fixar och redigerar PitStop PDF-filer", förklarar Enfocus VD Wim Fransen. "Det är ett plugin-program som automatiskt kontrollerar alla tänkbara typer av fel i en PDF-fil, och sedan ger dig möjlighet att fixa det själv eller låta det göras automatiskt."

Wim Fransen, VD för Enfocus

”Switch, å andra sidan, är programvara som sammanför olika system under ett automatiskt paraply. Du bygger ditt arbetsflöde som du vill ha det och du kan använda API: er från Enfocus app store för att lägga till vilken funktionalitet du behöver. ”

Metadata och XML är avgörande för denna process. Metadata är data om data: det kan vara strukturellt (data om behållarna med data) eller beskrivande (författaren, skapande data). XML (det står för Extensible Mark-up Language) ger en lingua franca för att gifta sig med kundinriktade portaler med interna automatiserade system. Det är både maskinläsbart och läsbart för människor.

Byt arbetsflöden använder XML- och filmetadata för att styra intelligent filsortering, bearbetning och kommunikation med ledningsinformationssystem, företagsresursplanering eller webb-till-utskrift.

Automation är oundvikligt om du ska hålla marginalerna lönsamma och vara konkurrenskraftiga

Programvaran har funnit särskild tjänst hos företag som belägras av manuella, repetitiva uppgifter. Dessa dagar kommer utskriftsjobb från en mängd olika vägar - försäljning, e-post, mobilappar, online och så vidare - men Switch eliminerar behovet av en personal som hanterar dem och skickar automatiskt rätt filer till rätt destinationer för ombordstigning.

”Detta sparar företag mycket tid och resurser”, säger Wim. "Resurser som kan spenderas på andra delar av verksamheten som blir allt viktigare idag, som e-handelssajter och marknadsföring - det handlar inte bara om den tryckta produkten längre."

Precis så viktigt betyder Switch att avdelningar över hela verksamheten är anslutna och att alla parter får samma data och redigeringar som de händer. "Det finns ingen risk för att jobbdata dupliceras på olika platser på olika sätt, och alla potentiella fel som följer med det", säger Wim. "Alla våra produkter fungerar bra tillsammans", konstaterar han. "Vi tror inte på att automatisera din prepress utan ett sätt att garantera de inmatningsfiler som går in i den automatiseringen."

Börja med den låghängande frukten, som att automatisera repetitiva uppgifter - du får fler fördelar som leder till mer vinst

Ser vi framåt säger Wim att företaget syftar till att utöka ekosystemet runt Switch, särskilt när det gäller appbutiken. “Om du letar efter en viss typ av integration - säg att du har en viss typ av planeringsgränssnitt du vill använda - kan du gå till appbutiken för att se om det finns en färdigbyggd där. Vi arbetar ständigt med alla typer av leverantörer för att bygga fler av dessa. ”

Ålder av ångest

Företaget arbetar också med att utöka sitt företagserbjudande för att svara på den förändrade arbetsvärlden. "Vi arbetar med funktioner som fjärrbehandling och verktyg som ger företag data och KPI om deras projekt", säger Wim. Han tillägger att Enfocus är särskilt uppmärksam på att upprätthålla ett enkelt och enkelt användargränssnitt, eftersom många av sina kunder är nya för den digitala sidan av saker och är "mindre tekniska" än nästa generation av tryckanställda.

"Idén om automatisering kan verka lite överväldigande, särskilt för fler gammaldags skrivare som brukade arbeta på ett mycket traditionellt sätt", säger Andrew Bailes-Collins, PitStops Senior Product Manager. ”Men faktum är att om du inte har tittat på det redan så är du definitivt bakom kurvan och förmodligen känner smärtan redan. Automation är oundvikligt om du ska hålla marginalerna lönsamma och förbli konkurrenskraftiga. ”

Andrew Bailes-Collins, Senior Product Manager på Enfocus

Och hur är det med jobbförluster inom en snar framtid? Automatisering åtföljs ofta av ångest bland de anställda att de är överskottskrav. Men långt ifrån att inleda massarbetslöshet kan automatisering leda till att anställda omarbetas för att förbättra kundservice, förnya eller öppna nya inkomstflöden.

Som Andrew konstaterar finns det mycket stöd tillgängligt för PSP: er som vill integrera automatisering i deras arbetsflöde. "Våra partners hjälper skrivare att komma i fart, oavsett om det är i utbildning eller att rekrytera rätt personer", säger han. ”Och det är faktiskt fördelaktigt att börja smått. Börja med de viktigaste smärtpunkterna och fortsätt sedan till nästa fas. ”

Det är faktiskt fördelaktigt att börja smått. Börja med de viktigaste smärtpunkterna och fortsätt sedan till nästa fas

Faktum är att Wim säger att ett av de största misstagen han ser att skrivare gör med automatisering är att de försöker göra allt på en gång. ”Det är inte ovanligt att en skrivare går” Åh! Vi måste automatisera, annars dör vi! ' och sedan kasta massor av pengar på ett massivt projekt. Men det finns inget behov av det. Börja med den låghängande frukten, som att automatisera repetitiva uppgifter - du får fler fördelar som ger mer vinst. ”

För många skrivare kommer automatisering alltid att se ut som en annan tekniskt driven kostnad, men programvara som Switch och PitStop är relativt billig - den största investeringen kommer med förändringshantering. "Människor måste arbeta på olika sätt och tänka om på annat sätt förankrade processer, och det kan medföra dolda kostnader", säger Wim. "Tyvärr är det inte något du inte kan göra."