XML - det första steget mot automatisering

Att förstå de olika format och standarder som används vid dataöverföring är avgörande för resan mot automatisering. Andrew Bailes-Collins på Enfocus hjälper oss att ta itu med XML.

Andrew Bailes-Collins, senior produktchef för Enfocus med tryckprogramvara, har sett utvecklingen av tryckbranschen på nära håll från traditionella manuella processer till dess ständigt ökande digitaliserade och automatiserade tillstånd. Börja sin karriär som skrivare - han är den fjärde generationen i sin familj som blir skrivare - Andrew har flyttat med tiden när tekniken har utvecklats och har tillbringat de senaste 25 åren inom programvara och automatisering.

"Tryckindustrin har varit i ett konstant tillstånd av teknisk utveckling, från de äldre, manuella, analoga arbetssätt som involverar konstnärskort, kameror och film, till den punkt där allt nu är digitalt," säger Andrew.

”Det första vanliga digitala formatet var Adobe PostScript; före det tenderade digitala filformat att vara bildbaserade och skyddade av tillverkare som Scitex och Crosfield. Den stora förändringen som skedde med PostScript - som startade revolutionen för skrivbordspublicering - var att filer genererades av relativt billiga designapplikationer som kördes på stationära datorer, vilket för första gången lade skapande verktyg i händerna på designers. Detta innebar att de kunde skapa konstverk själva snarare än att försöka förmedla sin vision till skrivare och konstnärer och förlita sig på dem för att få det att leva.

Om du manuellt måste göra något tre gånger eller mer bör du automatisera det

”PostScript var ett stort steg framåt, men filerna tenderade att vara mycket stora, tog ofta lång tid att skapa och var ibland ett mycket frustrerande format. Sedan följde PDF, även om det aldrig var designat för utskrift: det var utformat för att vara ett bärbart dokument för ett pappersfritt kontor. Men tryckeribranschen såg dess potential och omfamnade den, och plötsligt blev det något som skrivare kunde använda för att allt var fristående. Du kan skapa en PDF, visa den, kontrollera den, redigera den, införa och mata ut den enkelt. PDF är mycket effektivare och mindre än PostScript så det var ytterligare ett stort steg framåt för branschen. ”

Den automatiserade framtiden

För många människor betraktas dessa förbättringar när det gäller lätthet och effektivitet som digitaliseringen medförde fortfarande som arbetsflödesautomatisering. Men Andrew säger att automatisering nu är något mycket mer omfattande.

"Om du måste göra något manuellt tre gånger eller mer, bör du automatisera det", säger Andrew. "Om du till exempel behöver spara en e-postbilaga manuellt på en server för varje jobb som kommer in i ditt företag, spenderar du antagligen timmar bara på att spara e-postmeddelanden varje dag. Det är varken produktivt eller tillför mervärde, så automatiseringstrenden är att få programvaran att göra sådana typer av meniala repetitiva uppgifter åt dig, vilket innebär att du kan göra annat arbete som ger värde eller som du kan ta betalt för.

En JDF-fil i XML

”Då är anslutning utöver det. Oavsett om det är en databas, en webbplats eller ett webb-till-tryck-system, varför inte få dem att prata med varandra, flytta saker mellan varandra och köra all den automatiseringen så att du kan luta dig tillbaka och se det hända? ”

Talar ditt språk

Det är här XML kommer in. I tekniska termer är XML - som står för Extensible Markup Language - ett öppet standardprogrammeringsspråk eller filformat som definierar en uppsättning regler för kodning av dokument på ett sätt som är både läsbart och maskinläsbart. . XML är också den teknik som ligger till grund för webbtjänster och används av välbekanta applikationer som Microsoft Office eller Apple Pages. I praktiken är XML ett sätt att spara information eller data, manipulera dessa data och flytta data på ett sätt som kan läsas av flera system i en automatiserad värld.

”Låt oss säga att du har en digital skrivare och att du har tre pappersfack där din RIP kan styra hur motorn fungerar - vilket pappersfack du ska använda, vilken upplösning du ska använda, oavsett om det är färg eller svartvitt, den typen av saker, säger Andrew.

”Du kan ha en annan arbetsflöde och operatören måste inse och separera de svartvita jobben från färgjobben. Men om det fanns en XML-fil som medföljde jobbet, skulle det ställa upp allt automatiskt och ingen skulle behöva röra vid något.

XML är helt enkelt ett vanligt sätt att flytta information, och det är själva grunden för automatisering

”En annan applikation skulle vara ett webb-till-ut-system. Anta att en kund vill ha 1000 exemplar på ett visst papper, levererat vid ett visst datum till en viss adress. Du kan ha alla metadata loggade men du måste hämta data från ett system till ett annat system - så att du exporterar en XML från ditt första system och sedan importerar det till nästa system.

”Att XML kunde ha genererats av en webbplats där kunden matar in informationen själva, eller så kan det ha kommit från ett ledningsinformationssystem, där all jobbinformation finns och där en uppskattning gjordes. Hur det än skapades kan det sätt som jobbinformation kan röra sig genom verksamheten vara genom en XML-fil. ”

Skriv ut detaljer

Speciellt för tryckbranschen har en dedikerad XML-filformatstandard som heter JDF - 'Job Definition Format' - utvecklats. (Vi kommer att titta på JDF mer detaljerat i en framtida artikel.) Men i den dagliga produktionen, om inte en skrivare har anledning att arbeta direkt med XML-filer, kommer de antagligen inte ens att märka dem - de är helt enkelt en element i den automatiserade processen.

”De enda undantagen från detta är möjligen om du har att göra med ett företag som använder någon form av flöde - postadresser för att göra direktreklam eller något liknande. I så fall kan ett utskriftsföretag få data som en XML-fil eftersom den har exporterats från ett system och det måste läsas av utskriftssystemet, säger Andrew.

”Och självklart, den andra gången som skrivare medvetet stöter på XML är när de vill förbättra sina interna processer. XML är i huvudsak en kanal, ett sätt att flytta information från 'a' till 'b', när 'a' och 'b' inte riktigt pratar med varandra på teknisk nivå.

”Det handlar om att exportera information från en, extrahera rätt information från XML och placera den på rätt plats. Det finns verktyg som hjälper dig att göra det - till exempel vår Enfocus Switch-arbetsflödesautomationsplattform - men i princip är XML helt enkelt ett vanligt sätt att flytta information, och det är själva grunden för automatisering. ”

Automation: avblockering av flaskhalsar

"När tryckta företag tänker på automatisering tenderar många att titta på helheten och försöka göra allt på en gång", säger Andrew. ”De kommer med en heltäckande specifikation av vad hela verksamheten behöver. Men det kan ta ett år till ett och ett halvt år att skriva; när den skrivs är den praktiskt taget inaktuell.

”Det vi istället rekommenderar är att hitta en smärtsam punkt eller en flaskhals som orsakar ditt företag förlust av intäkter eller förlust av produktivitet. Fokusera på den frågan, automatisera den processen och lösa den. Sedan, när du har löst den processen, hittar du nästa problem och löser det. Och fortsätt tills du så småningom återvänder till det första numret igen eftersom det har blivit en flaskhals igen och allt annat är så effektivt. ”