Hur man hanterar sen betalning

Planera framåt för att lindra problem med kassaflödet.

Försenad betalning känns starkt av småföretag. För att möta allmänna omkostnader behöver de ofta låna eller driva kassakrediter med åtföljande räntekostnader. Det betyder att de inte kan investera i nya affärsmöjligheter, bemanning eller utrustning och det kan naturligtvis påverka hur snabbt de kan betala sina leverantörer. Ett företag som går i konkurs kan snart ha en kedjekedjeeffekt - och om ett verkligt stort företag misslyckas eller inte kan betala kan krusningarna sprida sig vida.

FSB säger att förekomsten av denna sena betalningskultur är ansvarig för misslyckandet av tiotusentals småföretag per år, och många leverantörer av trycktjänster har gått till väggen på grund av försenad betalning

Effekten av sena betalningar

Det är ingen hemlighet att sena betalningar är ett verkligt problem för alla små och medelstora företag. Medan antalet fluktuerar från år till år, uppskattar Storbritannien Federation of Small Businesses (FSB) att cirka 14 miljarder pund i fakturering för närvarande är försenad. Det är något som utskriftssektorn känner sig särskilt akut, med förutgående kostnader som förstör många företag när en kund betalar efter de överenskomna villkoren eller, ännu värre, inte betalar alls.

FSB säger att förekomsten av denna sena betalningskultur är ansvarig för misslyckandet av tiotusentals småföretag per år, och många PSP har gått till väggen på grund av försenade betalningar. Med skrivare som vill hålla pressen igång kan utebliven betalning leda till en spiral av problem, där företag måste ta skulder för att hålla sig flytande eller acceptera jobb de annars skulle undvika.

Hjälp kan dock finnas till hands. År 2017 utsåg regeringen en kommissionär för småföretag för att främja småföretag och, för att sammanfalla, inledde ett oberoende klagomålsprogram. Office of the Small Business Commissioner-webbplatsen anger tydligt att den grundades till stor del för att hjälpa till med betalningsfrågor och för att driva hem behovet av rättvis betalningspraxis i både små och stora företag.

Även om detta är goda nyheter för tryckbranschen och små och medelstora företag som en sektor, betyder det inte att företagsbrädan inte borde ha sin egen bästa praxis för att jaga sena betalningar och, ännu bättre, göra sitt bästa för att minimera riskerna med sen betalning i första hand.

Vad småföretag kan göra

PSP kan aktivt försöka avvärja sena betalningar innan de sker - och att jaga dem när de gör det. Det är till exempel användbart att ha effektiva system för att kontrollera kundernas kreditvärdighet innan de arbetar för dem - kreditkontroller och referenser är två sätt att se om kunden har tidigare när det gäller dålig betalning.

"Bakgrundsprofilering av nya kunder och övervakning av befintliga kunder hjälper oss att minska risken", säger Nicola Cummins, affärsutvecklingschef för Propack Direct Mail. "Vi utför alltid kreditkontroller på potentiella nya kunder, så vi skulle inte ge någon kredit om vi inte är nöjda med dem."

Utöver det kan det att motivera en kund att betala i tid fastställa tydliga betalningsvillkor och till och med komma överens om att sen betalning kommer att medföra räntekostnader. Det betyder också att om du börjar lägga till ränta på en räkning har de fått rättvis varning. Om du tar emot en ny klient där du måste köpa papper för att utföra jobbet, ska du komma överens om villkoren för dem för att täcka kostnaden för detta på förhand.

Håller på toppen

Om ett företags faktureringsprocess är automatiserad måste det ställas in för att utfärda snabba påminnelser när konton förfaller och för att skapa spår av bevis som kan behövas om du måste fortsätta betalning via domstol. Om du har möjlighet kan du anställa personal som är dedikerade till fakturering och jagar betalningar eller till och med lägga ut det till en tredje part.

Lagstiftningsmiljön är inte perfekt, men den är mycket förbättrad och det finns koder och organ som du kan anropa. Prompt Payment Code 2015 har många undertecknare som går med på att följa vissa betalningsregler, men det är ännu inte obligatoriskt - något som vissa företagsledare driver på. Om du behöver söka prövning är klagomålet för småföretagskommissionärer användbart och ett alternativ till domstol för småmål.

Beväpnad med en bra plan och dessa resurser kan du placera dig i bästa möjliga läge för att minimera sena betalningar

En annan användbar resurs för små och medelstora företag är webbplatsen Pay On Time. Den förklarar relevant lagstiftning, har en ränteräknare för sen betalning och användbara standardmallar för allt från fakturor till påminnelser och andra viktiga steg i skuldåtervinning.

Beväpnad med en bra plan och dessa resurser kan du placera dig i bästa möjliga läge för att minimera sena betalningar. Under tiden, om det försenade faktureringsbeloppet faller avsevärt från det beloppet på 14 miljarder pund, kan det vara så att Small Business Commissioner-kontoret faktiskt har några tänder.

---

Pappersspår: hur jagar en obetald faktura

Den personliga kontakten

En av nycklarna för att säkerställa snabb betalning är att ha ett bra samarbete med din klient. Medan många företag har vant sig vid att det är enkelt att avfyra en elektronisk faktura under förutsättning att den kommer att betalas automatiskt, finns det tillfällen när man vet att namnet och att e-post eller telefonnummer till den person som ansvarar för att betala är gulddamm. Skaffa dig förnamnsvillkor så kan du se till att din faktura stiger till toppen av högen. ”Vi samarbetar med kunden för att förstå varför betalningar är sena i första hand och arbetar tillsammans för att hitta en lösning”, säger Cummins.

Påminn dem om kontraktet

Vissa företag stannar betalningen och säger att de väntar på att få betalt. Påminn dem först, försiktigt, om att de har kontrakterat dig att göra arbete på överenskomna villkor, och att din betalning inte bör hållas som gisslan på grund av hur de driver sitt eget företag.

Mild eskalering

Du bör aldrig börja kasta hot om ett företag bara för sent betalar dig. Det riskerar att äventyra ett framtida förhållande som kan vara ömsesidigt fördelaktigt. Men du kan naturligtvis skicka ett e-postmeddelande om betalning. Du måste skapa ett pappersspår som visar att du har gjort rimliga ansträngningar för att få tillbaka din skuld, om du behöver det i framtiden.

Mindre försiktig eskalering

När betalningar blir väldigt sent, eller om en kund ständigt försenar att betala tills du ritar ut håret, kan du peka på Late Payments Act. Denna lagstiftning föreskriver i lag din rätt till ränta för sena betalningar och även kompensation för de kostnader du får för att återkräva eventuella skulder. Du kanske inte vill använda detta för en upprepad kund som har god kommunikation med dig, men som är avgörande för enstaka motstridiga kunder och de som ständigt fobbar dig.

Sista utvägen

Om du har uttömt alla vägar från påminnelser till mild kajoling kan du vidta rättsliga åtgärder. Vid den här tiden är det pappersspår du har genererat ovärderligt. Du måste kunna visa att den som inte betalar har brutit mot överenskomna betalningsvillkor och också att du upprepade gånger har försökt få betalning. Naturligtvis kan hotet om rättsliga åtgärder bara vara tillräckligt för att få smörjda betalningshjulen - Cummins instämmer: ”Vi har tidigare tagit lagliga steg med kunder för att försöka påskynda betalningen genom att utfärda rättsliga förfaranden, men kom faktiskt aldrig så långt som det."