Pressklara filer - vem är ansvarig?

FESPA Color Ambassador Paul Sherfield frågar om klienten eller skrivaren ska se till att filerna är klara.

Huruvida pressfärdiga filer ska vara kundens eller skrivarens ansvar har länge varit ett stridsspår inom alla marknadssektorer inom tryckbranschen - kommersiell, publicering, förpackning, bredformat och så vidare.

Under många år har jag talat och skrivit om detta ämne. Så när FESPA bad mig skriva denna artikel gav det mig möjlighet att samla mina tankar om detta ämne.

Grundläggande klientfel

Skrivare klagar ofta på att de får dåliga filer med grundläggande fel. Dessa inkluderar följande:

• Teckensnitt inte inbäddade
• Inga trimmärken eller blödningar
• Bilder med låg upplösning
• Felaktigt färgutrymme och / eller färgprofil
• Rik svart
• Felaktig användning av specialfärger i en 4-färgsprocess endast produktion
• PDF gjord av icke-professionella applikationer för grafisk konst

Listan kan fortsätta!

Då måste skrivaren ofta förhandsboka och korrigera filen, vanligtvis utan kostnad eftersom de får höra av klienten: "Mina andra leverantörer tar inte betalt för mig för detta."

Så vad är frågorna och möjligheterna inom detta område?

• Bör klienten via sina grafiska formgivare uppmanas att tillhandahålla 'utskrivbara filer' enligt skrivarens specifikationer och att skrivaren ändras om filerna är felaktiga?
• Ger skrivare tillräckligt detaljerad information om hur man förbereder filer för deras produktionsmetoder och substrat?
• Är grafiska formgivare utbildade på college i detta viktiga designproduktionsområde?

Om man tittar på det förflutna, pre-PDF, stod det alltid i skrivarens uppskattningar att de krävde "kameraklar konst", fysiskt konstverk redo för analog produktion. Om den levererades dåligt medförde den extra kostnader eller återlämnades till klienten för ändring.

Under de mycket gamla dagarna av typsättningen tillkom en extra kostnad om "dålig kopia" levererades. Detta innebar ofta oläsligt skrivande, dålig stavning och grammatik. Olika dagar nu tror jag.

Måste-göra-lista för kunder

Vilken typ av filer ska en klient leverera till sin skrivare? PDF-filer, öppna applikationsfiler från Adobe InDesign och Illustrator, Quark Xpress eller bildfilsformat som TIFF, JPEG, PNG, PSD eller till och med HEIF. Inget av dessa filformat är felaktiga om både typ och specifikationer har överenskommits med skrivaren som lämpliga för ändamålet.

För alla filer som levereras för utskrift måste bildstorlek, upplösning, färgutrymme och ICC-profil vara korrekt för utskriftsprocessen och substratet. Det måste också komma ihåg att bildfilformaten är rasterfiler och inte fungerar bra med teckensnitt och andra vektorelement.

Den valda filtypen kommer ofta att bestämmas av produkten. Marknadsområden för kommersiella marknader och publikationer har länge specificerat PDF-filer baserat på utbudet av PDF / X-standarder från Ghent Workgroup (GWG). Dessa standarder har nu utökats till att omfatta förpackning, försäljningsställe och digital utskrift.

PDF / X-sortimentet av PDF-standarder (X betecknar "utbyte") är PDF-inställningar för grafik och tryck. De bemyndigar områden som inbäddade teckensnitt, trimnings- och utmatningsrutor och så vidare, och tillåter inte utskrivbara PDF-funktioner som ljudfiler och videor.

GWG-specifikationerna i dessa områden bör ligga till grund för alla skrivares riktlinjer till klienter om hur man levererar pressklara filer. Nedladdningsbara PDF / X-förinställningar är tillgängliga för alla ovanstående marknadsområden för applikationer som Adobe InDesign, Acrobat, Quark Xpress och många av PDF-programvarorna för preflight.

Men även dessa PDF / X-baserade förinställningar, antingen från GWG eller från DPT-programvara, kan behöva ändras. Områden som bildupplösning och CMYK-profiler och utgångsåtgärder kan behöva ändras. Standardförinställningarna för PDF / X i Adobe InDesign kan faktiskt vara felaktiga för vissa utskriftsprocesser och marknader.

Så, som ett exempel, låt oss titta på dessa inställningar och de möjliga ändringar som behövs i Adobe InDesign med de senaste PDF / X-4-specifikationerna.

Exportera PDF-filer på rätt sätt

Detta är öppningsskärmen från förinställningarna 'Exportera Adobe PDF' under 'Arkiv'. Detta ändras normalt inte annat än om separata PDF-filer behövs för varje sida.

Nästa skärm är för komprimering, bildupplösning, kvalitet och filstorlek. Även om standard 300ppi är bra för de flesta arbeten, kan mindre bildupplösningar övervägas för försäljningsställen och andra marknader där den tryckta produkten ses på avstånd.

Nästa skärm är för att ställa in eventuella trim- och blödmärken som behövs.

Nästa skärm är en av de viktigaste. Den definierar CMYK-profilen, vem som konverterar till den valda profilen och när. Standardinställningen väljer CMYK-profilen, i detta fall PSO Coated v3 (Process Standard Offset) från färginställningsfilen i InDesign. Men igen, som standard, kommer den inte att konvertera några bilder till den här profilen, men instruerar ett PDF / X-4-kompatibelt arbetsflöde på skrivarna att konvertera till den här profilen. Detta kallas en "output intention".

Så återigen bör skrivaren ge riktlinjer för konvertering och CMYK-profiler att använda. Se även nedan.

Om klienten eller skrivaren vill ha PDF / X-4-filer konverterade till CMYK, är detta tillåtet inom PDF / X-4-specifikationen.

Välj rutan 'Färgkonvertering' i panelen 'Färg' och välj som visas. Detta kommer som standard att arbeta CMYK från färginställningarna i InDesign, i det här fallet PSO Coated v3.

Skrivaren bör ge riktlinjer för vilken CMYK-profil som ska användas.

Detta visar att för att skapa en pressklar fil, PDF eller något annat format måste det ske ett kortfattat utbyte av krav från skrivaren till klienten baserat på tryckprocessen, substrat och produktanvändning.

Sammanfattning och åtgärdspunkter

PDF / X-4-filer ökar valet för att skicka och utbyta filer. Dessa ger en PDF som är lämplig i struktur för pressfärdiga filer: teckensnitt inbäddade, trimnings- och utmatningsrutor och ett utskriftsvillkor eller ICC-profil som anges i filen. Olika utskriftsprocesser, substrat och produkter kräver dock olika bildupplösningar och CMYK-profiler samtidigt som de följer PDF / X-4-standarden.

Det verkar finnas ett antal tillvägagångssätt som en skrivare kan ta för att se till att filerna är pressklara.

1. Ge bara grundläggande information till sina klienter om filskapande och förvänta dig att behöva preflight och korrigera filer, bygga denna kostnad i deras overhead. Så länge skrivaren har kunskapen, systemen och automatiserad korrigerings- och färgkonverteringsprogramvara kombinerat i deras arbetsflöden och digitala frontend är detta ett rimligt tillvägagångssätt som kan marknadsföras till kunder som en tjänst.

2. Begär en mycket 'öppen' PDF-fil med en PDF-förinställning som sedan kan bearbetas med skrivarens PDF- och färgarbetsflöden. Detta kan baseras på de framväxande CMYK- och RGB ICC-profilerna från '' utbyte '' från FOGRA och Idealgiants G7-arbete. Målet här är att producera och använda en CMYK- eller RGB-profil som omfattar alla färger som behövs för en rad produkt- och tryckmetoder. FOGRA har eciCMYK för detta bruk i kommersiella och publiceringssektorer. Det arbetar också med en RGB-profil för den digitala tryckta textilsektorn. Detta beror på att skrivaren vet hur man kan återanvända till rätt ICC-profil för utskriftsmetod och substrat.

3. Ett mer proaktivt tillvägagångssätt är att skapa och publicera omfattande riktlinjer för färghantering och PDF / X-4 eller annan filtypskapande. I vissa fall kan detta omfatta stora klienter, installera dessa förinställningar hos en klient och utbilda sin designpersonal i deras användning. Ett mycket bra sätt att skapa mer klientretention.

Slutligen måste ärendet göras till designhögskolorna att de bör inkludera detta viktiga område i sin kursplan. Visst en grafisk formgivare borde veta hur man producerar en pressklar fil. Kan du föreställa dig en arkitekt som inte kan ta fram korrekta ritningar för de byggnader de utformar? Så varför ska grafiska formgivare lämna college utan denna kunskap?