Proofing and Approval Cycles - En praktisk guide

Paul Sherfield erbjuder praktiska råd om hur du bäst hanterar dina korrektur- och godkännandecykler.

"Det såg inte så ut på min skärm!"
"Jag visste inte att jag var tvungen att kontrollera allt igen"
"Min chef förstår inte dessa saker"
"Du har använt fel fil!"
"Vad letar jag efter?"

Om någon eller alla av dessa kommentarer från kunder är bekanta, läs vidare.

Har du en dokumenterad godkännandeprocess?

Dessa konstiga tider kommer att ge oss all tid att överväga alla våra arbetsmetoder, system och metoder. Har de varit lämpliga för din produktmix och dina kunders behov? Kommer de fortfarande att vara "bästa praxis" när denna nuvarande kris är över och vi alla återgår till det normala som vi kan få svårt att känna igen?

Ett område som dina produktions- och försäljningsteam bör ta tid att överväga är korrektur och dess tillhörande godkännandecykel. Det skulle också vara bra att prata med dina kunder och få deras syn på ditt system inom detta område.

För vilket syfte är ett bevis avsett och vilka områden bör kunden kontrollera? Om detta inte kommuniceras tydligt av skrivaren så kan det därför missförstås av kunden som inte är medveten om vad som förväntas av dem. Är dina korrektursystem och godkännandecykler lämpliga för din marknad och produkter, och förstår de dina kunder.

   Din korrektur- och godkännandecykel bör vara lämplig för din marknad, kunder och produkt. Många produktområden och tryckta marknadsområden, till exempel online för att skriva ut, kommer att använda mjukisolering, ofta endast för innehåll. Andra marknader som förpackningar, etiketter och avancerad kommersiell utskrift kan behöva många iterationer av färg- och innehållssäkerhet och godkännande.   

Så dina lösningar och system behöver mycket eftertanke och övervägande för att säkerställa att de matchar dina kunder och marknadens behov.

Detta område kan orsaka förvirring, fel och till och med omarbetning och omtryck, och de ekonomiska resultaten kan vara i tvist. Inte sättet att skapa goda kundrelationer!

Så är du säker på att din bevis- och godkännandeprocess inte bidrar till ovanstående frågor?

Låt oss titta på vad bevis används för, i det här fallet som täcker både mjuk, skärmskydd och hård fysisk korrektur; bläckstråleskrivare och tryckpressar med hjälp av produktionspressen.

1. Färg godkännande. Bevisen, både hårda och mjuka i det här området, kallas ofta 'kontrakts bevis' eftersom de anses vara en färgmästare som den tryckta produkten måste matcha. Några områden att tänka på först:
   • Är dina kontraktsbevis för hårda färger verifierade till rätt färgflöde? Finns det en ISO 12647-7 validerings 'klistermärke' tryckt eller bifogat på varje bevis som ger denna information till kunden?
   • Ger du kundinstruktioner om hur man kan se detta bevis med rätt D50-baserade ljusförhållanden eller deras alternativ som TL84 för instore?
   • Hur säkerställer du att färgkontaktmjukprov visas av din kund på breda, profilerade, färgexakta bildskärmar med rätt färghanteringsinställningar?
   • Skickar du en försättsblad med dessa mjuka bevis som ger information om hur du visar och godkänner dessa filer, ofta PDF-filer?
   • Har dina kunder rätt programvara för att visa och kommentera PDF-bevis?
   • Kommer det att förstås ovan om dessa bevis ses eller ses av andra inom din kunds organisation?
2. Innehållsgodkännande, både mjuka och hårda bevis:
   • Förstår dina kunder att dessa bevis endast är för innehåll, inte för korrekta färggodkännanden?
   • Kommer detta att förstås om dessa bevis ses eller ses av andra inom din kunds organisation?
   • Har dina kunder rätt programvara för att visa och kommentera PDF-bevis?
3. Reviderade bevis
   • Är de för färg, innehåll eller båda?
   • Bör endast de korrigerade områdena kontrolleras eller alla element? Detta beror på omfattningen av korrigeringen och vem som utförde dem, och kraven bör göras tydliga.
   • Dokumenterar en bifogad försättsblad denna godkännandeprocess och det steg den har nått?

Godkännandeprocessen
Låt oss nu anta att de tekniska områdena för bevis, både hårda och mjuka, har behandlats och korrigerats, och att:

1. Alla fysiska färgkontraktsbevis har en valideringsetikett som visar överensstämmelse med ISO 12647-7 och det färghanterade arbetsflödet och profilerna som används och råd ges om visningsförhållanden.
2. Systemet för godkännande av bevis finns.
3. Mjuka bevis är tydligt markerade för ändamål, färg inklusive bildskärmens förbehåll eller endast innehåll.
4. Reviderade bevis har instruktioner om vad kunden måste kontrollera.

Så vad är kvar?

Hantera var du och din kund befinner dig i godkännandeprocessen:

• Är det den första, andra, tredje etc omgången med bevis? Hur registreras och hanteras detta på ett bevis på jobbet?
• Vem utför korrigeringarna, du eller levererar din kund nya korrigerade filer?
• Om så är fallet vilken typ av bestrålning kräver de, börjar godkännandeprocessen igen?
• Äldre versioner av kundfiler måste hanteras för att säkerställa att det inte finns någon förvirring, så versionskontroll behövs.
• Slutligt godkännande från kunden måste vara tydligt och dokumenterat
• Om detta slutgiltiga godkännande är föremål för att du gör ytterligare korrigeringar, bör du överväga ytterligare bevis, trots din kunds instruktioner
• Hur beräknas och registreras kostnaderna för författarkorrigeringar?
• Är kunderna informerade om dessa kostnader innan de åtgärdas?
• Be kunderna att godkänna korrigeringskostnader skriftligen?

Kom ihåg det gamla ordspråket: ”Det finns alltid tid för en omtryck!”.

Några åtgärder att överväga:

Fäst D50-klistermärke på fysiska kontraktsfärgprov för att indikera felaktiga visningsförhållanden, dessa kan återanvändas. Klistermärkena, när de ses under fel belysning, visar färgremsor som bilden ser nedan. När de ses under rätt D50-lampor, bör remsorna knappt vara synliga.


https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

Använd godkännandeklistermärken / interaktiva PDF / orddokument för godkännande / kommentarer / korrigeringar och ytterligare åtgärder / omprövningar etc.



Det här interaktiva formuläret kan laddas ner så att du kan anpassa och ändra dina behov. Det kan ingå som en försättsblad för PDF-bevis eller som ett pappersformulär för fysiska bevis. Ett system för godkännande av online-bevis skulle dock vara mycket mer transparent och spårbart, även för fysiska bevis.

Många gratis PDF-tittare visar inte en komplex grafisk PDF korrekt för färg eller innehåll! Acrobat Professional är "guldstandarden". Så råd alltid kunderna om visningsproblem med annan PDF-programvara.