Bir MIS nasıl seçilir

Yönetim Bilgi Sistemi yazılımı, modern bir matbaanın işletilmesinde temel bir bileşen haline gelmiştir ancak uygulama, başarısını belirleyecektir.

Yönetim Bilgi Sistemi veya MIS, muhtemelen çoğu baskı işletmesinin karşılaşacağı en karmaşık yazılım parçalarından biridir. Farklı matbaaların çalışma şekilleri ve hizmet verdikleri müşteriler arasında çok büyük farklılıklar olabileceği gibi, herkes için kullanıma hazır, her şeye uyan tek bir MIS de yoktur. Bu, bir MIS'in sizin için tam olarak neler yapabileceğini ve maliyetinin ne olabileceğini anlamayı zorlaştırır. Ancak belki de daha iyi bir başlangıç noktası, düzgün bir şekilde uygulanan bir YBS'nin sizi nasıl kurtarabileceğini sormaktır.

Bir MIS iki ayrı şeyle ilgilidir (iş bilgileri ve iş akışı otomasyonu) ve bunları birbirine bağlamak daha az israfa ve dolayısıyla daha fazla kâra yol açmalıdır. Bu durum büyük şirketler için olduğu kadar küçük şirketler için de geçerlidir.

Başlık: MIS, PrintIQ'dan alınan bu görüntüde olduğu gibi, eldeki tüm işlerin durumuna ilişkin bir genel bakış gösterebilmelidir.

MIS yazılımının arkasındaki orijinal dayanak, doğru kararları alabilmek için yönetime bir işletmedeki tüm maliyetler ve sorunlar hakkında kapsamlı bir anlayış kazandırmaktı. Tüm gelirinizi ve giderlerinizi gerçekten anlamanın tek yolu, gelen siparişlerden hesap departmanının aldığı ataç sayısına kadar her şeyle bağlantılı olan merkezi bir sistem kullanmaktır. Bu, bir MIS'in arkasındaki en önemli satış noktasının, yazılımın işlevselliğinden çok, ekibin diğer satıcıların yazılımlarıyla entegrasyon konusunda sahip olduğu beceri olduğu anlamına gelir.

Bu, mantıksal olarak MIS'in diğer sistemlerden bazılarını otomatik olarak çalıştırmasına ve farklı işlerin çeşitli üretim departmanları arasında nasıl aktarıldığını belirlemesine yol açtı. Bu çoğunlukla üretim iş akışları anlamına gelir ve teoride, sık kullanılan klasörlere dayalı bir sistem kurmak, işlerin bir süreçten diğerine otomatik olarak aktarılmasına da olanak sağlayabilir. Ancak bir MIS bundan çok daha fazlasını yapar. İş biletindeki tüm bilgileri, uygun olduğu yerde, yazdırma, son işlem veya faturalama için herhangi bir hata veya çoğaltma olmadan otomatik olarak uygular. Buna ek olarak, işin nasıl yürüdüğüne ilişkin raporlar oluşturmak için veri toplar ve gerektiğinde daha fazla alt tabaka sipariş etmek ve belirli bir makinenin beklenenden daha fazla bakıma ihtiyacı olup olmadığı veya işlerin olup olmadığı gibi sorunların nerede olduğunu belirtmek gibi başka yerlerdeki eylemleri tetikleyebilir. şu ya da bu süreçte bekletiliyorlar.

Modüler mimari

Çoğu MIS, matbaaların MIS'i kendi ihtiyaçlarına göre uyarlayabilmeleri için bir dizi temel özelliğin yanı sıra bir dizi isteğe bağlı modül sunar. Çoğu MIS farklı baskı disiplinlerinde çalışsa da, geniş format kullanıcılarının çoğunun özel gereksinimleri olacaktır, hatta tekstil ürünlerine de baskı yapıyorsanız bu durum daha da fazladır. Bu, en azından hem rulolar hem de sert ortamlar için kullanılan büyük alt tabaka boyutlarının hesaba katılması anlamına gelir. MIS aynı zamanda geniş formatlı baskıda yaygın olarak bulunan, dijital kesim masası veya freze aracılığıyla kesmenin yanı sıra kıvırma, kaynaklama, delik açma vb. gibi farklı son işlem türlerini de desteklemelidir.

Herhangi bir MIS'in temel özelliği, işleri tahmin etme ve iş için teklif gönderme yeteneğidir. Bu, hammaddeler ve personel emeğinin yanı sıra işletme maliyetleri ve kullanılan ekipmanın amortismanı da dahil olmak üzere ilgili tüm maliyetleri hesaba katabilmek ve her iş için makul bir marj belirleyebilmek anlamına gelir. Bazı durumlarda, tahmine farklı etkileri olan bir işi üretmenin çeşitli yolları olabilir.


Başlık: MIS, PrintIQ'dan alınan bu görüntüde olduğu gibi, eldeki tüm işlerin durumuna ilişkin bir genel bakış gösterebilmelidir.

Tahmin modülü planlama ve çizelgeleme özelliğine yakından bağlı olmalıdır çünkü MIS'in işleri o vardiya için planlarken en verimli üretim yöntemini seçmesini istiyorsunuz, ancak tahmin daha ucuz bir üretim biçimini varsayarsa para kaybedersiniz. İdeal olarak planlama dinamik olmalı, gerekli teslimat tarihlerine ve diğer işlerle sinerjiye dayalı olarak yeni işler geldikçe otomatik olarak güncellenebilmelidir.

Bu da MIS'in ya kendi yerleştirme ve birleştirme modülünü içerdiğini ya da bunun için sahip olduğunuz yazılıma yakından bağlı olduğunu varsayar. Bu, maliyetten tasarruf etmek için birden fazla işin aynı pano üzerinde bir araya getirilmesinin oldukça yaygın olduğu ve bu işlerin çoğunun, birlikte yerleştirilmesi gereken düzensiz şekillere sahip olacağı geniş formatlı işler için özellikle önemlidir. Sistemin farklı müşteriler için işler arasında ayrım yapabilmesi gerektiğini söylemeye gerek yok. Aynı müşteriye yönelik işlerin farklı parçalara bölünebilmesi de aynı derecede önemlidir; örneğin, bir perakendeci aynı tür teşhiri isteyebilir ancak farklı boyut gereksinimlerine sahip farklı perakende birimlerine bölünebilir. Bu işleri bir araya getirmek zamandan ve hammadde maliyetlerinden tasarruf sağlayacaktır ancak sistemin teslimat ve faturalama için bunları ayırabilmesi gerekir.

CRM modülü, satış personelinin müşterilerle iletişim kurmasına, teklifleri siparişlere dönüştürmesine ve bu siparişlerin ilerleyişini takip etmesine olanak sağlamalıdır. Bu, en azından teslimat için sanat eserlerini takip etmek ve onay döngüsündeki herkesin provaları imzalamasını sağlamak anlamına gelmeli.

Çoğu MIS bir e-ticaret modülü içerir, ancak özel bir Web-to-Print programının daha uygun olabileceğine dair bazı tartışmalar vardır. Bu gerçekten her bir işletmenin ölçeğine ve hizmet verdiğiniz müşteri türüne bağlıdır. Bazı geniş formatlı bölümler daha geniş bir ticari baskı grubunun parçası olacak veya müşterilerin tek seferlik sipariş vermesine ve kredi kartıyla ödeme yapmasına güvenecek, diğerleri ise sadece düzenli müşterilerin hesaplarında tekrar sipariş vermelerine olanak sağlamak isteyebilir. O kadar çok varyasyon var ki Web-to-Print'in gerçekten ayrı bir makaleye ihtiyacı var.

MIS, belirli bir alt tabaka gibi yaklaşan işler için gerekli olan hiçbir şeyin tükenmemesini sağlamak ve ayrıca ekipman bakım parçaları da dahil olmak üzere düzenli öğelerin zamanında satın alınmasını önlemek amacıyla bir tür envanter yönetimi içermelidir. dakikalık panikler. İdeal olarak bu, alt tabakaların maliyetlerini anlamanız ve toplu satın alma veya diğer tekliflerden yararlanabilmeniz için kendi tedarik zincirinizi yönetmeyi de kapsamalıdır.

İşin yerine getirilmesi söz konusu olduğunda, MIS en azından bir teslimat bildirimi oluşturabilmelidir. Bazıları teslimatı bir kurye veya posta şirketi aracılığıyla ayarlayacak ve bazıları daha da ileri giderek farklı kurye şirketlerinin sistemleriyle doğrudan bağlantı kurarak müşterinin gereksinimlerine göre en uygun maliyetli teslimat biçimini bulacak (farklı parçalar da dahil olmak üzere). Bir işin farklı yerlere gönderilmesi gerekiyor.

Son olarak, çoğu MIS'in bir hesap modülü olacaktır, ancak özellikle çoğu muhasebe yazılımının oldukça iyi kurulmuş olduğu göz önüne alındığında, özel muhasebe yazılımıyla entegre edilmesi muhtemelen daha yaygındır.
Sonuç olarak, günümüzde çoğu MIS satıcısı yazılımlarını üretim iş akışının bir parçası olarak pazarlasa da, bir MIS'in gerçek değeri bir işletmenin güçlü ve zayıf yönlerini belirleme yeteneğinde yatmaktadır. Sonuçta bir MIS, israfın azaltılmasına ve işlerin daha verimli üretilmesine yardımcı olarak kendi masrafını çıkarmalıdır.