İş akışı otomasyonuna odaklanarak maliyeti azaltın

Keypoint Intelligence – InfoTrends Üretim İş Akışı Direktörü Ryan McAbee, haritalama stratejilerinin ve değerlendirme metriklerinin işaret ve grafik iş akışlarınızı nasıl dönüştürebileceğini gösteriyor.

Otomasyon size ne satın alabilir? Zaman ve para. InfoTrends tarafından yapılan 2019 araştırması, ortalama bir Avrupalı yazıcının ön kontrol ve dosya düzeltmeleri gibi 12 yaygın iş akışı adımını otomatikleştirerek işgücü tasarruflarından yılda 1,4 milyon € 'dan fazla tasarruf sağlayabildiğini buldu. Otomasyon çevresindeki popüler korkuların aksine, çoğu işletme sahibi personel indirimi uygulamaz. Aslında, yazıcıların% 69'u yetenekleri genişletmek ve yeni iş fırsatlarına odaklanmak için otomasyondan tasarruf kullanacaklarını söyledi.

Tüm yazıcılar, otomasyonun gücünü çalıştırarak iş akışlarını geliştirebilir.

Baskı üretimi iş akışı nedir?

Basitçe söylemek gerekirse, işi işe yerleştirmeden işe tamamlamaya taşımak için kullanılan tekrarlanabilir ve denetlenebilir görevler ve süreçlerdir. Tipik bir baskı iş akışının basit bir görünümü şöyle görünür:

İş akışı otomasyonunun uygulanmasında karşılaşılan zorluklardan biri baskı şirketlerinin zaman içinde organik olarak büyümesidir. İlişkili yazılımlı yeni ekipman, genel iş akışının etkisi açısından değerlendirilmeden dükkana girer. Sonuç olarak verimsizlikler ve darboğazlar ortaya çıkmaya başlar. Gerçek şu ki, iş akışı bu verimliliklerin kilidini açmak için süreçler, insanlar ve teknoloji arasında koordineli bir çaba gerektirir.

130 yazıcı katılımcısının InfoTrends anketi otomasyon eksikliğini doğruladı. Çoğunluğu (% 57) ya bazı otomasyona sahipti ya da çoğunlukla otomatikti, ancak% 41'i çoğunlukla manuel kaldı ve% 2'si sadece manuel işlemleri kullandı. İş akışı denetimleriyle ilgili deneyimlere dayanarak, InfoTrends tipik olarak yazıcıların iş akışının belirli bölümlerini otomatikleştirdiğini bulur.

Otomasyon, yazıcının yazılım satın alma ve entegre etme yeteneğinden, personel ve müşteriler tarafından benimsenmesinden oldukça etkilenir. İşaret ve teşhir mağazalarından 262 kişinin 2018 FESPA Baskı Sayımı sahipliklerini veya yazılım yatırım planlarını anlattı. Çoğu (% 85) tasarım ve baskı öncesi / RIP için zaten yazılım kullandı, ancak kalite kontrolü için sadece% 18 ve web'den yazdırmak için% 17. Çevrimiçi siparişten üretim kapasitesinin doğru bir şekilde izlenmesine kadar, web'den baskıya ve baskı MIS çözümleri, işe yerleştirmeyi standartlaştırmak ve üretim süreçleri aracılığıyla işi yönetmek için kritik öneme sahiptir. İş akışı avantajlarına rağmen, tabela ve teşhir mağazalarının çoğunluğu web-to-print (% 55) ve print MIS (% 58) yazılımı satın almayı planlamamaktadır.

Yazılıma yatırım yapmayı planlayan 262 kişiden 172'sinin çoğunluğu (% 58) 2.000 € 'ya kadar harcama yapmayı planlıyordu, sadece% 5'i 51.000 €' dan fazla, yani ortalama 11.229 € harcadı. Bu, giderek geniş çaplı baskı uygulamaları ekleyen ve yıllık ortalama 49,720 € harcayan ticari yazıcılara kıyasla işaret ve görüntü üreticilerini dezavantajlı hale getiriyor.

İş akışı zorlukları

İşe alışmak bir karışıklıktır. Geçmişte, bir yazıcı fiziksel özellikteki dosyalar aracılığıyla müşteri spesifikasyonlarını bizzat kabul ederdi. Artık müşteri istekleri ve dosyaları satış, e-posta, EDI ve API'ler, çevrimiçi, mobil uygulamalar ve benzeri birçok yoldan geçiyor.

Birçok farklı yol, ancak tüm işe giriş için aynı bilgiler gereklidir: müşteri niyeti (miktar, boyut, renkler, malzemeler, teslim tarihi vb.) Ve müşteri içeriği (çizim ve veriler) için gereksinimler standartlaştırılmalıdır, böylece yalnızca varyasyonları, iş akışınıza giden yoldan bağımsız olarak ürün ve istemcide bulunur.

İşe başlama yolu ne kadar az otomatik ve daha az dijitalse, sürecin baskı üretimi için gereken eksik bilgiye sahip olma eğilimi o kadar artar. Çevrimdışı satışlar için, özellikle satış temsilcileri için standart prosedürler oluşturmak ve uygulamak çok önemlidir. İş akışı denetimlerinde, InfoTrends, aynı şirket içindeki satış temsilcilerinin sipariş alımıyla tutarlı olmadığını defalarca bulmuştur. Çoğu durumda temsilciler, iş özellikleri ve teslim tarihi gibi diğer kritik bilgileri gözden geçirerek yalnızca müşterinin adının gerekli olduğunu kabul eder. Satış tarafından yakalanmayan her bir eksik bilgi, müşteri destek temsilcileri gibi bilgileri bir yazdırma yönetimi aracına koyması gereken diğer personelin zamanını boşa harcar.

Tüm bu unsurları yakalamak için tek bir kayıt sistemi gereklidir; biri istemci niyetini ve içeriğini sorunsuz bir şekilde evrensel bir iş akışına yönlendiren bir 'beyin'. Bu beyin basılı bir MIS, kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımı veya Evrensel Gösterge Tablosu olabilir.

İşlemlerin tek bir görünümü yazıcıların bir bakışta görmesini sağlayacaktır:

• Üretimde kaç iş var?
• Kaç kişi ertelendi?
• Kaç kişi Hizmet Seviyesi Anlaşmasını (SLA) kaçırdı?
• Bugünkü darboğaz nerede?

Nasıl düzeltmeye başlarız?

Başlamak için geniş formatlı mağazalar iş akışlarında yürümelidir. En iyi uygulamalarınızı tanımlayarak başlayın ve bir müşterinin ürünü istediği noktadan teslim edildiği noktaya kadar takip edin. Yol boyunca, darboğazları vurgulayacak ve iş akışını iyileştirmek için düzeltici eylemlere yol açacak insanları, süreçleri ve teknolojiyi belgelemek için iş akışı yolculuk eşlemesi yapın (aşağıya bakın).

Değerlendirme metrikleri

Aşağıdakileri değerlendirin:

• Standart Çalışma Prosedürleri (SOP'lar)

Tanımlanmış, belgelenmiş, takip edilmiş ve hızlı başlangıç eğitimine dönüştürülmüştür.

• İş Akışları

Müşteri dosyalarında yerleşik, işlem ve çıktı için en iyi uygulamaları izleyerek optimize edilmiş süreçler ve otomasyon

• Müşteri güçlendirme

Müşterilerin self servis ve içerik, sipariş ve durum yönetme yeteneği.

• Tek kayıt sistemi

Müşteri ve iş kayıtları için doğruluk ve gerçeğin bir deposu.

• Operasyonların görünümü

Bir işin yerini ve durumunu görüntülemek için üretimle ilgili herhangi bir çalışanın erişebileceği üretim panoları veya raporları.

• Yazılım kullanımı

Operasyona olası faydayı en üst düzeye çıkarmak için yazılımın uygulanması

• Olağanüstü durum kurtarma

Doğal veya insan kaynaklı bir felaketten kurtulmak için politikalar, araçlar ve prosedürler

• Yük devretme ve taşma planı

Yoğun talepler veya kaynak kesintileri sırasında üretimi kurum içinde sorunsuz bir şekilde taşımak için politikalar, araçlar ve prosedürler.

• IT altyapısı

Fiziksel bileşenlerin genel sağlamlığı, yani bilgisayarlar ve ağ oluşturma.

• Personel optimizasyonu

Örgütsel hedeflere ulaşmak için rollerin ve personel seviyelerinin uygunluğu.

Akıllı baskı üretiminin avantajları

Yukarıdaki iş akışı aşamalarını yavaş, hataya eğilimli ve reaktif olandan kesintisiz, bağlantılı ve akıllı süreçlere dönüştürmenin faydaları açıktır. Başlangıçtan bitişe kadar manuel temas noktaları yerine, her işin kendi yolculuğu olacak şekilde, akıllı bir sistem, işleme yolunu yönlendirmek için verileri kullanarak personelin ihtiyaç duyduğu temas noktası miktarını en aza indirir. Akıllı bir iş akışı, işinizi gelecekte kanıtlamak için nihayetinde yeniden yatırım yapılabilecek zaman ve para tasarrufu sağlar.

Peki ne bekliyorsun?

Ryan McAbee , Keypoint Intelligence Üretim İş Akışı Direktörü – InfoTrends