Cykly kontroly pravopisu a schválení - praktický průvodce

Paul Sherfield nabízí praktické rady, jak nejlépe spravovat vaše cykly kontroly a schvalování.

"Na mé obrazovce to tak nevypadalo!"
"Nevěděl jsem, že to musím všechno znovu zkontrolovat."
"Můj šéf těmto věcem nerozumí"
"Použili jste špatný soubor!"
"Co kontroluji?"

Pokud jsou některé nebo všechny tyto komentáře zákazníků známé, čtěte dále.

Máte zdokumentovaný proces schvalování důkazů?

Tyto podivné časy nám poskytnou čas na zvážení všech našich pracovních metod, systémů a postupů. Byly vhodné pro váš produktový mix a potřeby vašich klientů? Budou to i nadále „osvědčené postupy“, když tato současná krize skončí a my se všichni vrátíme do normálu, který můžeme jen těžko rozpoznat?

Oblast, kterou by vaše výrobní a prodejní týmy měly věnovat čas, je kontrola a související schvalovací cyklus. Bylo by také užitečné hovořit se svými zákazníky a získat jejich názory na váš systém v této oblasti.

K jakému účelu je důkaz určen a jaké oblasti by měl zákazník zkontrolovat? Pokud to není jasně sděleno tiskárnou, může být zákazníkem nepochopen, protože neví, co se od nich očekává. Jsou vaše systémy kontroly pravopisu a schvalovací cykly vhodné pro váš trh a produkty a jsou vašim zákazníkům srozumitelné?

   Cyklus kontroly a schvalování by měl být vhodný pro váš trh, zákazníky a produkt. Mnoho oblastí trhu produktů a tisku, například online web k tisku, použije měkký nátisk, často pouze pro obsah. Jiné trhy, jako jsou obaly, etikety a špičkový komerční tisk, mohou vyžadovat mnoho iterací kontroly barevnosti a obsahu a schválení.   

Vaše řešení a systémy tedy vyžadují hodně promyšlení a zvážení, aby zajistily, že odpovídají vašim zákazníkům a potřebám trhu.

Tato oblast může způsobit zmatek, chyby a dokonce i přepracování a dotisky a finanční výsledky by mohly být sporné. Není to způsob, jak vytvořit dobré vztahy se zákazníky!

Jste si jisti, že váš důkaz a schvalovací proces nepřispívá k výše uvedeným problémům?

Podívejme se na to, k čemu se používají důkazy, v tomto případě zahrnující jak nátisk na obrazovce, tak nátlak na fyzický nátisk; inkoustové a on-press korektury pomocí produkčního lisu.

1. Schválení barev. Důkazy, tvrdé i měkké v této oblasti, se často nazývají „smluvní důkazy“, protože se považují za vzor barev, kterému se musí tištěný produkt shodovat. Některé oblasti, které je třeba zvážit jako první:
   • Jsou vaše kontrakty s tvrdými barvami ověřeny na správný pracovní postup barev? Je na každém dokladu poskytujícím tyto informace zákazníkovi vytištěna nebo připojena ověřovací ISO nálepka „12647-7“?
   • Poskytnete zákazníkovi pokyny, jak zobrazit tento důkaz pomocí správných světelných podmínek založených na D50 nebo jejich alternativy, jako je TL84 pro instore?
   • Jak zajistíte, aby váš zákazník sledoval měkké nátisky s barevným kontaktem na širokoúhlých, profilovaných a barevně přesných monitorech se správným nastavením správy barev?
   • Posíláte titulní stránku s těmito softwarovými nátisky s podrobnostmi o tom, jak zobrazit a schválit tyto soubory, často soubory PDF?
   • Mají vaši zákazníci správný software pro prohlížení a komentování nátisků PDF?
   • Rozumí se výše uvedenému, pokud tyto důkazy uvidí nebo uvidí ostatní v rámci organizace vašeho zákazníka?
2. Schválení obsahu, měkký i pevný důkaz:
   • Rozumíte svým zákazníkům, že tyto důkazy slouží pouze k obsahu, nikoli k přesnému schválení barev?
   • Bude to pochopeno, pokud tyto důkazy uvidí nebo uvidí ostatní v organizaci vašeho zákazníka?
   • Mají vaši zákazníci správný software pro prohlížení a komentování nátisků PDF?
3. Revidované důkazy
   • Jsou pro barvu, obsah nebo obojí?
   • Měly by se kontrolovat pouze opravené oblasti nebo všechny prvky? To bude záviset na rozsahu opravy a na tom, kdo je provedl, a požadavky by měly být objasněny.
   • Dokumentuje přiložená titulní stránka tento schvalovací proces a fázi, ve které dosáhl?

Proces schvalování
Předpokládejme, že technické oblasti důkazů, tvrdé i měkké, byly vyřešeny a opraveny, a že:

1. Všechny fyzické barevné kontrakty jsou opatřeny ověřovacím štítkem ukazujícím shodu s normou ISO 12647-7 a používaným pracovním tokem a barevně spravovanými profily a radami ohledně podmínek prohlížení.
2. Je zaveden systém schvalování důkazů.
3. Měkké nátisky jsou zřetelně označeny pro daný účel, barvu včetně upozornění na barvu monitoru nebo pouze obsah.
4. Revidované důkazy obsahují pokyny, co je zákazník povinen zkontrolovat.

Co tedy zbylo?

Správa místa, kde se vy a váš zákazník nacházíte v procesu schvalování:

• Je to první, druhé, třetí atd. Kolo důkazů? Jak je to zaznamenáno a spravováno na zkušebním dokladu v tašce?
• Kdo provádí opravy, vy nebo váš zákazník dodává nové opravené soubory?
• Pokud ano, jaký typ kárání požadují, začíná schvalovací proces znovu?
• Starší verze zákaznických souborů je třeba spravovat, aby nedocházelo k nejasnostem, proto je nutná kontrola verzí.
• Konečné schválení od zákazníka musí být jasné a zdokumentované
• Pokud je toto konečné schválení podmíněno provedením dalších oprav, měli byste navzdory pokynu zákazníka zvážit další předložení důkazu
• Jak se počítají a zaznamenávají náklady na opravy autorů?
• Jsou zákazníci informováni o těchto nákladech dříve, než budou zahájeni akci?
• Jsou zákazníci požádáni, aby písemně schválili náklady na opravu?

Nezapomeňte na to staré rčení: „Vždy je čas na dotisk!“.

Některé akce, které je třeba zvážit:

Nalepte nálepku D50 na fyzické kontrakty barevných nátisků, které označují nesprávné podmínky sledování, tyto lze znovu použít. Samolepky při pohledu za nesprávného osvětlení zobrazují barevné pruhy, jak je vidět na obrázku níže. Při pohledu pod správná světla D50 by pásy měly být stěží viditelné.


https://www.ugra.ch/cs/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

Ke schválení / komentářům / opravám a dalším akcím / opětovným kontrolám atd. Použijte schvalovací nálepky / interaktivní dokumenty PDF / Word



Tento interaktivní formulář si můžete stáhnout, abyste si jej mohli přizpůsobit a upravit podle svých potřeb. Mohlo by to být zahrnuto jako titulní stránka pro důkazy PDF nebo jako papírová forma pro fyzické důkazy. Systém schvalování online důkazů by však byl mnohem transparentnější a sledovatelnější, a to i pro fyzické důkazy.

Mnoho bezplatných prohlížečů PDF nezobrazí správně složitý grafický soubor PDF pro barvu ani obsah! Acrobat Professional je „zlatý standard“. Takže vždy radte zákazníkům ohledně problémů se zobrazením u jiného softwaru PDF.