Snižte náklady zaměřením na automatizaci pracovního postupu

Ryan McAbee, ředitel produkčního workflow ve společnosti Keypoint Intelligence – InfoTrends, ukazuje, jak mapovací strategie a metriky hodnocení mohou transformovat vaše pracovní postupy pro znamení a grafiku.

Co vás může automatizace koupit? Čas a peníze. Průzkum společnosti InfoTrends z roku 2019 zjistil, že průměrná evropská tiskárna může ušetřit více než 1,4 milionu EUR ročně z úspor práce automatizací 12 společných kroků pracovního postupu, jako je předletová kontrola a opravy souborů. Na rozdíl od populárních obav z automatizace by většina majitelů podniků neprováděla redukce zaměstnanců. Ve skutečnosti 69% tiskáren uvedlo, že místo toho využijí úspory z automatizace k rozšíření možností a zaměření se na nové obchodní příležitosti.

Všechny tiskárny mohou zlepšit své pracovní postupy tím, že sílu automatizace do práce.

Co je workflow tiskové produkce?

Jednoduše řečeno, jedná se o opakovatelné a kontrolovatelné úkoly a procesy, které se používají k přesunu práce od nástupu do zaměstnání po dokončení. Jednoduchý pohled na typický pracovní postup tisku vypadá takto:

Jednou z výzev při implementaci automatizace pracovního postupu je skutečnost, že tiskařské firmy v průběhu času organicky rostou. Nové vybavení s přidruženým softwarem vstupuje do obchodu, aniž by bylo vyhodnoceno s ohledem na dopad na celkový pracovní tok. Následkem toho se začnou objevovat nedostatky a úzká místa. Skutečností je, že pracovní postup vyžaduje koordinované úsilí mezi procesy, lidmi a technologiemi, aby se tyto efektivnosti odemkly.

Průzkum InfoTrends u 130 respondentů tiskáren potvrdil nedostatek automatizace. Většina (57%) měla automatizaci nebo byla většinou automatizovaná, ale 41% zůstalo většinou manuální a 2% používaly pouze manuální procesy. Na základě zkušeností s audity pracovního postupu InfoTrends obvykle zjistí, že tiskárny automatizovaly určité části pracovního postupu.

Automatizace je velmi ovlivněna schopností tiskárny nakupovat a integrovat software, stejně jako jeho přijetím zaměstnanci a zákazníky. 2018 sčítání lidu FESPA o tisku 262 respondentů z prodejen a prodejen popisovalo jejich vlastnické nebo investiční plány na software. Většina (85%) již používala software pro návrh a předtisk / RIP, ale pouze 18% pro kontrolu kvality a 17% pro web-to-print. Od on-line objednávek přesného sledování výrobní kapacity jsou řešení MIS pro tisk a tisk kritická pro standardizaci onboardingu úloh a řízení práce prostřednictvím výrobních procesů. Navzdory výhodám pracovního postupu většina značkových prodejen a prodejen neplánuje nákup softwaru pro webový tisk (55%) a tisk MIS (58%).

Ze 172 respondentů z 262, kteří plánovali investovat do softwaru, většina (58%) plánovala utratit až 2 000 EUR, přičemž pouze 5% utratilo přes 51 000 EUR - průměrně 11 229 EUR. To znevýhodňuje výrobce podepisování a zobrazování ve srovnání s komerčními tiskárnami, které stále častěji přidávají tiskové aplikace pro velké formáty, které ročně utratí za software průměrně 49 720 EUR.

Problémy pracovního postupu

Práce na palubě je nepořádek. V minulosti by tiskárna přijímala specifikace zákazníka osobně, prostřednictvím souborů na fyzických médiích. Nyní požadavky zákazníků a soubory procházejí mnoha cestami - prostřednictvím prodeje, e-mailu, EDI a API, online, mobilních aplikací atd.

Tolik různých cest, ale stejné informace jsou potřebné pro všechny práce na palubě: požadavky na záměr klienta (množství, velikost, barvy, materiály, datum splatnosti atd.) A obsah klienta (kresby a data) by měly být standardizovány tak, aby jediný variace jsou v produktu a klientovi, bez ohledu na cestu k vašemu pracovnímu postupu.

Čím méně je cesta automatická a méně digitální na palubě úloh, tím je proces náchylnější k tomu, že chybí informace, které jsou potřebné pro produkci tisku. Vytvoření a vymáhání standardních postupů pro offline prodej, zejména pro obchodní zástupce, je zásadní. V auditech pracovního postupu InfoTrends opakovaně zjistil, že obchodní zástupci ve stejné společnosti nejsou v souladu s příjmem objednávek. V mnoha případech se zástupci shodují pouze v tom, že je požadováno jméno zákazníka, s výhledem na další důležité informace, jako jsou specifikace zakázky a datum dodání. Každá chybějící chybějící informace nezachytená prodejem ztrácí čas ostatních zaměstnanců, jako jsou zástupci zákaznické podpory, kteří by tyto informace měli nakonec vložit do nástroje pro správu tisku.

K zachycení všech těchto prvků je zapotřebí jediný systém záznamu, jeden „mozek“, který hladce směruje záměry a obsah klienta do univerzálního pracovního postupu. Tento mozek by mohl být tiskový MIS, software pro plánování podnikových zdrojů (ERP) nebo Universal Dashboard.

Jediný pohled na operace umožní tiskárnám vidět na první pohled:

• Kolik pracovních míst je ve výrobě?
• Kolik je zpožděno?
• Kolik z nich zmeškalo smlouvu o úrovni služeb (SLA)?
• Kde je dnes úzký profil?

Jak to začneme opravovat?

Chcete-li začít, měly by obchody ve velkém formátu procházet jejich pracovní postupy. Začněte tím, že identifikujete své nejlepší aplikace a sledujte je od okamžiku, kdy si zákazník vyžádá produkt do okamžiku, kdy je dodán. Po cestě proveďte mapování pracovních toků (viz níže), abyste dokumentovali použité lidi, procesy a technologie, které zdůrazní úzká místa a povedou k nápravným opatřením ke zlepšení pracovního postupu.

Měřicí metriky

Vyhodnoťte následující:

• Standardní operační postupy (SOP)

Definováno, zdokumentováno, následováno a přeloženo do rychlého startu.

• Pracovní postupy

Optimalizované procesy a automatizace podle osvědčených postupů při vytváření, zpracování a výstupu zákaznických souborů

• Zmocnění zákazníka

Schopnost zákazníků samoobsluhy a správy obsahu, objednávek a stavu.

• Jednotný systém záznamu

Jedno úložiště přesnosti a pravdy pro záznamy zákazníků a firem.

• Pohled na operace

Produkční panely nebo sestavy přístupné každému zaměstnanci souvisejícímu s produkcí, aby bylo možné zobrazit umístění a stav úlohy.

• Využití softwaru

Implementace softwaru pro maximalizaci možného přínosu pro provoz

• Zotavení po havárii

Zásady, nástroje a postupy pro zotavení z přírodní nebo lidské katastrofy

• Plán převzetí služeb při selhání a přetečení

Zásady, nástroje a postupy pro plynulý přesun výroby napříč organizací během požadavků na špičku nebo výpadku zdrojů.

• IT infrastruktura

Obecná robustnost fyzických komponent, tj. Počítačů a sítí.

• Optimalizace zaměstnanců

Přiměřenost rolí a úrovní personálu pro splnění organizačních cílů.

Výhody výroby inteligentního tisku

Výhody transformace výše uvedených fází pracovního postupu z pomalých, náchylných na chyby a reaktivních na plynulé, propojené a inteligentní procesy jsou jasné. Namísto manuálních kontaktních bodů od začátku do konce by inteligentní systém využíval data k řízení zpracovatelské cesty, a to s minimálním množstvím dotykových bodů, které vyžaduje personál. Inteligentní pracovní postup šetří čas a peníze, které mohou být v konečném důsledku znovu investovány do budoucího důkazu vašeho podnikání.

Tak na co čekáš?

Ryan McAbee , ředitel produkčního workflow ve společnosti Keypoint Intelligence – InfoTrends