Gebrauchte IT-Hardware für Druckdienstleister: Chancen für Betrieb und Umwelt

Gesprengte Lieferketten, steigende Preise, das betrifft auch Druckereien immer stärker. Mit gebrauchter IT-Hardware kann man Kosten drücken und dabei sogar der Umwelt helfen.

Gebrauchte IT-Hardware, also Büro-Computer, Laptops, Smartphones und andere Alltagsprodukte aus zweiter Hand war bis vor kurzem in vielen Unternehmen kein ernsthaftes Thema. Doch massiv steigende Preise, lange Lieferzeiten und nicht zuletzt professionelle Anbieter führen langsam zu einem Umdenken. Refurbished IT-Hardware für Druckdienstleister, was bedeutet das und worauf sollte man achten? Dieser Artikel untersucht

• Einsatzmöglichkeiten von gebrauchter IT-Hardware
• Vor- und Nachteile von Gebrauchtgeräten
• welche Arten von Anbieter es gibt
• worauf man beim Kauf von Refurbished IT achten muss.

Gebrauchte IT-Hardware – wie setzt man sie ein?

Ein neuer Laptop für die Druckvorstufen-Mitarbeiterin im Home-Office: 2.000 Euro, ein Smartphone für den neuen Außendienst-Mitarbeiter: 1.000 Euro. Nicht nur die Preise für Produktionsmittel wie Druckmaschinen, Energie und Verbrauchsmaterial sind in den letzten Monaten drastisch gestiegen. Auch Computer und Smartphones haben deutlich im Preis zugelegt. Noch dazu sind aktuelle Modelle oft monatelang kaum lieferbar. Das stellt Druckdienstleister vor erhebliche Probleme, denn ohne Dutzende leistungsfähige Server, Computer und Smartphones kommt kaum ein modernes Unternehmen mehr aus. Hochwertige gebrauchter IT-Hardware kann hier eine echte Alternative sein.

AfB social & green IT schafft durch die Wiederaufbereitung von IT-Hardware auch Arbeitsplätze für beeinträchtige Mitarbeiter auf dem ersten Arbeitsmarkt. 

Noch vor ein paar Jahren war refurbished IT-Hardware in Unternehmen kaum denkbar. Denn die Technik schritt viel zu schnell voran. Wer einen zwei oder drei Jahre alten Laptop oder ein ähnlich altes Smartphone einsetzte, war oft schon von aktuellen Programm- und App-Versionen abgeschnitten.

Inzwischen hat die Technik aber ein Plateau erreicht. Das bedeutet, dass sich etwa für administrative- und Büroarbeiten ein Rechner, der schon ein paar Jahre auf dem Buckel hat, ohne Probleme nutzen lässt. Auch bei iPhones und Android-Smartphones werden meist zwei, drei Gerätegenerationen unter der aktuellen von allen gängigen Apps und auch Zubehörteilen unterstützt.

Für besonders hohe Anforderungen wie Profi-Fotografie, Videoschnitt, das schnelle Rendering großer Druckdaten oder auch lokale Hochleistungs-Server sollte man allerdings immer noch auf aktuelle Geräte zurückgreifen. Denn die verbleibende Nutzungszeit älterer Geräte ist meist zu gering. Der Aufwand, den die Installation und das Einbinden eines solchen Gerätes in die firmeneigenen IT-Infrastruktur bedeutet, loht sich deshalb meist nicht.

BU: Professionelle Anbieter von gebrauchter IT-Hardware löschen alte Daten auf Gebrauchtgeräten mit spezieller Software. Foto: Sonja Angerer

Welche Vor- und Nachteile hat gebrauchte IT-Hardware in Druckereien?

Refurbishte IT, Leasing- oder Versandrückläufer als Alternative zum brandneuen Produkt haben einige Vorteile. Der vergleichsweise günstige Preis fällt dabei am schnellsten auf. Kurze Lieferzeiten sind ein weiterer wichtiger Punkt, vor allem dann, wenn ein Gerät schnell ersetzt werden muss.

Bei geprüften Gebrauchtgeräten von Profi-Anbietern, direkt vom Hersteller oder aus dem örtlichen Systemhaus kann man zudem davon ausgehen, dass Funktion und Software bereits auf Herz und Nieren geprüft worden sind. IT-Verantwortliche in Druckereien, die oft daneben noch andere Aufgaben haben, ersparen sich dadurch den Ärger, den sogenannte „Montagsgeräte“ immer wieder mit sich bringen.

In vielen Bereichen können Druckdienstleister auch gebrauchte Hardware einsetzen, wenn diese professionell wiederaufbereitet wurde

Für Druckereien, die ihren ökologischen Fußabdruck optimieren wollen, bietet gebrauchte IT-Hardware außerdem ein gute Möglichkeit, die Umwelt zu schonen. Denn Geräte aus zweiter Hand werden insgesamt länger genutzt. Das schont wertvolle Ressourcen und nutzt Rohstoffe effizienter. Sozial engagierte Anbieter von Gebrauchtgeräten wie AfB Social & Green IT schaffen zudem regional Arbeitsplätze auf dem ersten Arbeitsmarkt auch für benachteiligte Mitarbeiter und tragen so zur Stabilität lokaler Gemeinschaften bei.

Nachteile ergeben sich bei gebrauchten IT-Geräten vor allem dann, wenn auf professionell wiederaufbereitete IT-Hardware verzichtet wird. Über Kleinanzeigenportale oder Anzeigenblätter kann man oft einst hochwertige Geräte aus zweiter Hand verhältnismäßig günstig von Privatanbietern erstehen. Für den Einsatz in Firmennetzwerken eignen sie sich allerdings eher nicht. Denn es können sich beispielsweise durch nicht fachgerecht gelöschte Daten vielfältige Sicherheitsprobleme ergeben.

Oft sind auch Betriebssystem-Lizenzen nicht mehr vorhanden, sodass diese kostspielig neu erworben werden müssen. Fehlende Garantien, unterschiedliche Länderkennungen und manchmal gar zweifelhafte Eigentumsverhältnisse bei Second-Hand-Geräten von privaten Verkäufern sind weit verbreitet. Das erschwert Unterhalt und Pflege der IT-Hardware im Firmennetzwerk zusätzlich.

BU: Refurbished IT gibt es auch direkt vom Hersteller: Apple bietet zertifizierte Gebrauchtgeräte mit Garantie an.

Welche Arten von Anbietern für gebrauchte Firmen-IT gibt es?

• Auf refurbished IT spezialisierte Unternehmen wie etwa AfB oder Green IT.
• Unternehmen, die nur sehr junge Gebrauchte aus Leihstellungen und Demoräumen wiederaufbereiten, z.B. CDS Weblounge.
• Aufbereitete Versandrückläufer, etwa aus dem Amazon Warehouse Programm.
• Leasing- und Mietrückläufer aus Systemhäusern oder von Mietportalen wie Grover.
• Direkt vom Hersteller wiederaufgearbeitete Gebraucht- und Auslaufgeräte, etwa bei Apple oder HP.

• Ältere IT-Geräte eignen sich meist nur für Anwendungen, die weniger Rechenpower benötigen, etwa Office-Programme oder Business-Apps.
• Gebrauchtgeräte sind manchmal weniger energieeffizient, oder haben ältere Akkus. Das kann sich auf die Unterhaltskosten sowie die Gerätelaufzeit auswirken
• Professionell aufbereitete Modelle wurden gelöscht und gesäubert – innen wie außen. Das schafft größtmögliche Datensicherheit.  
• Nur refurbishte IT-Hardware mit Original-Software eignet sich zum Einsatz in Firmennetzwerken.
• Bei jungen Gebrauchten laufen womöglich noch Gewährleistungsfristen oder die die Hersteller-Garantie. Händler müssen beim Verkauf von Gebrauchtgeräten in Deutschland zwölf Monate Gewährleistung einräumen. Privatverkäufer können die Haftung für Sachmängel weitgehend ausschließen.
• Ohne Rechnung mit Mehrwertsteuer lässt sich gebrauchte IT nur schwer als Betriebsausgabe absetzen.
• Auf Zukunftssicherheit achten: Geräte mit veraltete Schnittstellen oder Betriebssystemen können im Unterhalt teuer werden. In schlimmsten Falle kann man sie gar nicht mehr sinnvoll in ein Firmennetzwerk einbinden.

Fazit: Gebrauchte IT, lohnt das für Druckdienstleister?

Für Druckdienstleister kann es sich lohnen, sich nach professionellen Anbietern von gebrauchten Computern und Smartphones umzusehen. Denn gebrauchte Geräte sind schnell verfügbar und kostengünstig. Zudem lassen sie sich oft noch jahrelang ohne Probleme für viele Aufgaben in Büro und Werkstatt einsetzen. Wertvolle Ressourcen werden durch den Zweitmarkt effizienter genutzt, sodass die Ausstattung einer Druckerei insgesamt weniger negative Umweltauswirkungen mit sich bringt.