Warum ist die Angabe von Aufträgen für den Betrieb einer Druckerei wichtig?

Nessan Cleary erörtert die Bedeutung der Spezifizierung von Aufträgen und welche Rolle sie für den Erfolg von Druckereien spielt.

Viele Drucker sind sich nicht darüber im Klaren, wie wichtig es ist, einen Auftrag bei der Angebotserstellung richtig einzuschätzen, oder wie viel Geschick darin steckt, alle verschiedenen zu berücksichtigenden Elemente richtig anzugeben.

Es gibt gute Argumente dafür, sich darauf zu beschränken, nur eine Standardproduktliste wie Poster oder Banner anzubieten und den Kunden lediglich aufzufordern, Größe und Menge auszuwählen. Mit diesem Ansatz können Sie eine Standardpreisliste erstellen, sodass der Kunde genau weiß, wie viel seine Bestellung kosten wird, und Sie genau wissen, wie hoch die Gewinnspanne bei diesen Aufträgen ist. Dies bedeutet auch, dass Sie nur einen Standardsatz an Materialien und Verbrauchsmaterialien bevorraten müssen, was die Bestandskontrolle erheblich vereinfacht.

Großformatige Arbeiten zeichnen sich jedoch häufig durch maßgeschneiderte Kleinauflagen mit großen Abweichungen von einem Auftrag zum nächsten aus. Diese Aufträge müssen vollständig spezifiziert werden, um eine Schätzung Ihrer Kosten und ein Angebot zu erstellen, das einen gewissen Spielraum und eine lohnende Gewinnspanne bietet. Welche Faktoren sollten also berücksichtigt werden?

Das vielleicht wichtigste Element ist die Wertschätzung Ihrer eigenen Arbeit und die Höhe der Gewinnspanne, die Sie für jeden Auftrag festlegen möchten. Die Versuchung besteht darin, die Kosten zu minimieren, um Aufträge zu gewinnen, aber das Unternehmen wird nicht überleben, wenn Sie zusätzlich zur Deckung Ihrer Kosten keinen angemessenen Gewinn erzielen. Ebenso führt ein zu hoher Preis dazu, dass die Kunden woanders hingehen. Die Preisgestaltung hängt also letztendlich davon ab, welchen Wert Sie den Kunden bieten. Dazu gehört weder eine ordentliche Druckqualität noch ein toller Service, denn das erwarten die Kunden selbstverständlich und alle Konkurrenten behaupten das auch. Aber was auch immer Ihr Alleinstellungsmerkmal ist, es wird die Gewinnspanne bestimmen. Alles Weitere können Sie ganz einfach kostenmäßig kalkulieren.

Bildunterschrift: Neben den Betriebskosten des Geräts fallen auch die Verbrauchsmaterialien einschließlich Tinte und Medien an. Bildnachweis: Nessan Cleary

Beginnen wir mit dem Drucken selbst. Viele Druckereien verfügen über mehrere Maschinen, von denen viele scheinbar in der Lage sind, ähnliche Aufgaben zu erledigen, wenn Sie über mehrere Flachbett- oder Rollendrucker verfügen. In der Praxis haben die Bediener jedoch eine sehr klare Vorstellung davon, welche Maschinen für bestimmte Aufgaben am besten geeignet sind. Dies kann daran liegen, dass ein Rollendrucker bei einem bestimmten Substrat anspruchsvoller ist als der andere oder ein Flachbettdrucker bessere Hauttöne erzeugt als der andere . Aber mit all diesen unterschiedlichen Maschinen sind unterschiedliche Kosten verbunden. Und auch der verwendete Druckmodus wirkt sich auf die Zeit aus, die zum Drucken benötigt wird. Daher ist es wichtig, dass zwischen den Kundendienstmitarbeitern, die einen Kostenvoranschlag erstellen, und den Produktionsmitarbeitern, die den Auftrag tatsächlich ausführen, eine gute Kommunikation besteht, um sicherzustellen, dass der Kostenvoranschlag mit der Produktion übereinstimmt.

Sie sollten auch berücksichtigen, welche Abfallmaterialien bei einem bestimmten Drucker anfallen könnten, z. B. die Menge, die an der Vorderkante einer Rolle zum Auffädeln auf die Aufwickelspule verbraucht wird. Das klingt vielleicht nach einer vernachlässigbaren Menge, aber wenn Sie am Anfang und am Ende jeder Rolle regelmäßig ein paar Meter verlieren, summiert sich das.

Alle Tintenstrahldrucker müssen in gewissem Umfang gereinigt werden, um ein Verstopfen der Düsen zu vermeiden. Das könnte einfach bedeuten, dass die Köpfe zu Beginn oder am Ende jeder Schicht manuell abgewischt werden müssen. Es kann aber auch bedeuten, dass Sie während einer Schicht anhalten müssen, um die Druckköpfe zu reinigen, was die Produktionszeit verlängert, und Sie stellen möglicherweise fest, dass der Drucker im Rahmen seiner Reinigungsroutine eine bestimmte Menge Tinte verbraucht, was die Betriebskosten des Geräts erhöht .

Der andere zu berücksichtigende Punkt ist die Menge an Energie, die der Drucker verbraucht. Ein UV-Drucker mit LED-Lampen hat relativ geringe Energiekosten, ein UV-Drucker mit Quecksilberlampen muss jedoch im Standby-Modus gehalten werden, um sicherzustellen, dass die Lampen zum Aushärten bereit sind. Ebenso benötigt ein Drucker mit wasserbasierten Tinten, einschließlich Harz oder Latex, viel Energie zum Trocknen der Drucke.

Verbrauchsmaterial

Das verwendete Substrat ist einer der größten Kostenfaktoren bei jedem Auftrag und viele Kunden wünschen sich möglicherweise Optionen mit unterschiedlichen Medien, je nachdem, was sie erreichen möchten und wie preissensibel sie sind. Es sollte relativ einfach sein, zu berechnen, wie viele Quadratmeter eines bestimmten Mediums Sie für einen bestimmten Auftrag benötigen, wobei Sie bedenken müssen, dass Sie das gesamte Blatt oder die gesamte Breite einschließlich etwaiger Abschnitte berücksichtigen müssen. Für einige Arbeiten sind möglicherweise auch zusätzliche Materialien erforderlich, beispielsweise Laminat oder Ösen.

Außerdem gibt es Aufträge, die aus mehreren kleineren Teilen bestehen, die zusammengefügt oder verschachtelt werden können. Je effizienter die Verschachtelung ist, desto weniger Medien werden verschwendet, daher sollte dies in jedem Angebot berücksichtigt werden.

Die meisten RIP-Programme sagen Ihnen, wie viel Tinte für einen bestimmten Auftrag verbraucht wurde, und daraus sollte es möglich sein, einen Durchschnitt für die pro Quadratmeter verbrauchte Tinte für jeden verfügbaren Drucker zu berechnen. Dies kann von einem Druckmodus zum anderen variieren, wobei höherwertige Modi, die mehr Durchgänge erfordern, mehr Tinte verbrauchen. Auch Sonderfarben wie Weiß sowie Neon- oder Metallic-Tinten kosten mehr als die Standard-Prozessfarben. Glücklicherweise können einige RIPs abschätzen, wie viel Tinte ein Auftrag verbraucht, ohne tatsächlich etwas zu drucken.

Bildunterschrift: Sie müssen alle Fixkosten einbeziehen, z. B. Personallöhne, Bürokosten und Miete. Bildnachweis: Nessan Cleary

Natürlich müssen Sie auch Ihre Fixkosten berücksichtigen, zu denen beispielsweise die Miete für Ihre Räumlichkeiten zuzüglich Kosten für Heizung und Beleuchtung, aber auch Leasing und Wartung von Fahrzeugen und natürlich die Löhne der Mitarbeiter sowie Büroverwaltungs- und Personalkosten gehören können . Jeder Kostenvoranschlag muss eine Gebühr zur Deckung dieser versteckten Kosten enthalten.
Hinzu kommen die Kosten für die Erfüllung. Möglicherweise müssen Sie den Auftrag auch installieren, was möglicherweise die Auslagerung an einen Auftragnehmer erfordert. Möglicherweise müssen Sie die Arbeit nach Abschluss sogar abbrechen und die Materialien entsorgen.

Schließlich möchten einige Druckereien möglicherweise die Berechnung der Umweltkosten oder des ökologischen Fußabdrucks jedes einzelnen Auftrags in Betracht ziehen. Dies ist möglicherweise nicht die gängige Praxis für die Erstellung eines Kostenvoranschlags oder die Angabe, wie ein Auftrag gedruckt werden soll, wird aber in Zukunft wahrscheinlich eine größere Rolle spielen, da immer mehr Kunden feststellen, dass sie über ihren ökologischen Fußabdruck Rechenschaft ablegen müssen. Wenn Sie ein CO2-Kompensationssystem nutzen, muss dieses ebenfalls hier aufgeführt werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, sowohl die Kosten kontrollieren als auch die voraussichtlichen Gewinne planen zu können. Daher ist es wichtig, Aufträge richtig spezifizieren zu können, da Sie so unangenehme Überraschungen vermeiden können, wenn Sie die Kosten nach der Erstellung dieser Aufträge addieren.