Prozesskontrolle und Automatisierung: zwei Seiten einer Medaille

Die Digitaldruckindustrie strebt danach, sich immer stärker zu automatisieren. Doch ohne Prozesskontrolle fehlt ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur vernetzten Fertigung.

Das Thema „Workflow“ hat in den letzten Jahren in der Druckindustrie stark an Bedeutung gewonnen. Das liegt zum einen daran, dass es inzwischen viele passende Software-Lösungen gibt. Zum anderen aber sorgen steigende Kosten, Fachkräftemangel und auch ein wachsendes Umweltbewusstsein dafür, dass Druckereien so effizient wie möglich produzieren wollen.  

Tatsächlich aber deckt das Wort „Workflow“ ein breites Spektrum ab. Wikipedia definiert „Arbeitsablauf“ als eine „räumliche und zeitliche Reihenfolge von funktional, physikalisch oder technisch zusammengehörenden Arbeitsvorgängen an einem Arbeitsplatz“. Für die Digitaldruckindustrie kann der Workflow beim Drucken auf Folie, Karton oder Papier ganz verschiedene Schritte im Gesamtablauf bedeuten. Das reicht von Marketing und Vertrieb über administrative Aufgaben wie Projektsteuerung, Nachkalkulation und Rechnungsstellung, Arbeitsvorbereitung und Datenaufbereitung bis hin zur Logistik.  

Allen gemeinsam ist, dass die Arbeitsabläufe in den einzelnen Bereichen sehr komplex sind. Das macht sie für Mitarbeiter in anderen Abteilungen und selbst das Management zur „Black Box“, also einen von außen undurchschaubarem Vorgang. Dadurch ist es mitunter schwierig, die Teilbereiche zu automatisieren und so miteinander zu verzahnen, dass ein integrierter Fertigungsprozess entsteht. 

BILDUNTERSCHRIFT: Margendruck, Fachkräftemangel und Umweltauflagen zwingen die Druckindustrie zur Automation. Grafik: S. Angerer 

Automatisierung als Prozess 

Automatisierung als Übertragung von Arbeitsprozessen auf Maschinen oder Software, die diese selbstständig dann ausführen können, führt in Unternehmen nicht selten zu Unruhe und Verunsicherung bei den Angestellten. Denn diese fürchten, oft zu Recht, um lieb gewordene Abläufe, womöglich sogar um den Arbeitsplatz.  

Damit Automatisierung funktioniert, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein. Diese sind: 

• Eine klare Definition der Ziele und Anforderungen der Automatisierung, und wie der Erfolg gemessen wird. 

• Sorgfältige Analyse der bestehenden Prozesse und ihrer Eignung für die Automatisierung. Der Betrieb muss dazu die aktuellen Abläufe zunächst dokumentieren. 

• Geeigneten Technologien und Methoden für die Automatisierung identifizieren. Das können Roboter, Sensoren, künstliche Intelligenz und digitale Plattformen sein. Oder manchmal auch einfach clevere Änderungen im Workflow.  

• Umsetzung der Automatisierung unter Berücksichtigung der technischen, organisatorischen und rechtlichen Aspekte.  

• Mitarbeiter einbeziehen, schulen und motivieren, die von der Automatisierung betroffen sind oder diese unterstützen sollen.  

Ein Automatisierungsprozess ist nicht als einmaliger Kraftakt zu sehen, er muss kontinuierlich überwacht und verbessert werden. Prozessteuerung dient dazu, die Qualität der automatisierten Vorgänge regelmäßig zu überprüfen, Feedback einholen, Probleme beheben und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen und umsetzen.

BILDUNTERSCHRIFT: Wenn Prozesse ständig überwacht werden, lässt sich der Workflow leichter anpassen und verbessern. Grafik: S. Angerer 

Prozesskontrolle: Automatisierung mit Übersicht 

Unter Prozesssteuerung versteht man die Fähigkeit, Daten über jeden Schritt des Arbeitsablaufs zu erfassen, zu organisieren und zu visualisieren. Dadurch lassen sich Probleme vermeiden, was zu einer gesteigerten Leistung führt.   

Um einen Arbeitsablauf zu automatisieren, muss man ihn zunächst verstehen. Dazu braucht man Daten, die zeigen, wie jeder Schritt des Prozesses funktioniert, wie viel Zeit und Ressourcen er verbraucht und welche Ergebnisse er liefert. Diese Daten müssen aber auch so aufbereitet werden, dass sie Trends, Muster und Abweichungen erkennen lassen. Dazu kommt in Software zur Prozessteuerung immer öfter künstliche Intelligenz zum Einsatz.  

Denn KI ermöglicht es, Tendenzen zu erkennen und Schwierigkeiten vorherzusagen, die einem Menschen leicht verborgen bleiben, wenn er sich nur auf seine Erfahrungswerte verlässt. Prozesskontrolle ermöglicht es den Mitarbeitern auf allen Ebenen, die relevanten Daten zu nutzen, um Entscheidungen zu treffen, Maßnahmen zu ergreifen und die Qualität zu sichern.  

Ausdrücklich ist Prozesskontrolle und -steuerung nicht nur dem Management vorbehalten. Denn wenn sich rechtzeitig abzeichnet, dass etwa Drucksubstrat ausgehen wird, oder die Mitarbeiter in einer Abteilung die Auftragsspitze nicht rechtzeitig abarbeiten können, bleibt in den einzelnen Arbeitsbereichen noch Zeit zum Reagieren. Das spart Zeit und Geld. Vor allem aber kann eine effiziente Prozessteuerung helfen, Frust in der Belegschaft einer Druckerei durch vorausschauende Planung zu vermeiden. 

BILDUNTERSCHRIFT: Ohne Prozesskontrolle kann die Automatisierung in der Druckbranche nicht voranschreiten. Grafik: S. Angerer 

Die Kontrolle zurückholen  

Für Druckereien ist es oft schwierig, umfangreiche Automatisierungsmaßnahmen in Eigenregie zu stemmen. Deshalb ist es sinnvoll, Partner mit Erfahrung in der Branche an Bord zu holen, also etwa ein Beratungsunternehmen. Denn Veränderungen müssen angestoßen, und auch weitergeführt werden. Das ist oft viel leichter gesagt als getan. Die meisten Menschen sind Veränderungen abgeneigt, und selbst diejenigen, die sie gerne annehmen, brauchen Hilfe, um sich anzupassen. 

Die Kombination aus Automation und Prozesskontrolle kommt manchen Menschen zu starr und unflexibel vor. Deshalb ist es wichtig, dass sich alle Beteiligten gehört und verstanden fühlen. Jeder Mensch hat dieses Bedürfnis, will auch mitreden können, sich nicht als Objekt fühlen, das ganz nach Bedarf herumgeschoben wird.  

Bei angemessener Beteiligung haben alle Mitarbeiter das Gefühl, mehr Kontrolle über ihren Arbeitsplatz und ihre Work-Life-Balance zu haben. Dadurch wird Automation zum Erfolg, an dem jeder gerne teilhat. 

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