Cómo ser un impresor más eficiente y productivo con software de automatización

Hablamos con el socio certificado de Enfocus XChange UK sobre las mejores aplicaciones de PitStop Pro en la impresión de gran formato.

Volúmenes de trabajo en aumento, proyectos que se acumulan y clientes que exigen un trabajo de alta calidad entregado rápidamente: negocios como siempre para muchos impresores de gran formato. Sin embargo, hay ayuda disponible. El software de flujo de trabajo automatizado puede maximizar la producción, reducir el desperdicio y reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas, lo que genera mayores márgenes de beneficio y una mayor sostenibilidad. La incorporación de archivos y el trabajo de preimpresión pueden continuar las 24 horas del día, sin supervisión, lo que es crucial cuando sus clientes podrían estar en el otro lado del mundo en una zona horaria diferente, lo que permite a las impresoras alcanzar esos objetivos imponentes.

No es simplemente un problema de personal interno con exceso de trabajo y costosos errores humanos que se deslizan a medida que bajan sus niveles de alerta. Los clientes también juegan su papel, a menudo enviando archivos de baja calidad o que no están listos para la prensa. Luego, los diseñadores se enfrentan a un trabajo repetitivo y que requiere más tiempo: encontrar imágenes de baja resolución, agregar orificios de sangrado o ojales, convertir a CMYK y verificar la configuración de sobreimpresión, las fuentes, la cobertura de tinta y la transparencia. Pero los complementos de productividad, como Enfocus PitStop Pro, pueden incorporar archivos, realizar tareas de verificación previa y reparar archivos PDF en una fracción del tiempo, y PitStop Server va un paso más allá al automatizar ese proceso para grandes volúmenes.



Flujo de trabajo de PitStop Server desde la incorporación de archivos de clientes hasta la producción

Ahorro de tiempo, evitando desperdicios

Peter Storey es gerente de soluciones de flujo de trabajo en XChange UK. La firma ofrece soluciones de flujo de trabajo automatizado, sesiones de capacitación y servicios de soporte para impresores que están lidiando con la automatización de sus operaciones.

Él dice que la automatización evita que las impresoras tengan que abrir archivos individuales para verificarlos y modificarlos. “Si tuviera que cambiar todos los negros a negro enriquecido, por ejemplo, en Illustrator tendría que seleccionar un objeto negro y usar la misma acción de selección, pero no captaría todo el rango. Entonces, tendría que seleccionar otro objeto negro, seleccionar el mismo nuevamente y luego otra vez. Incluso algo tan simple como esto lleva unos minutos por archivo. Pero luego multiplique esos minutos durante un día, una semana, un año, y verá cómo la automatización realmente puede reducir su tiempo”.

Enumera algunos de los problemas específicos de gran formato que PitStop Pro puede abordar.
“Por ejemplo, PitStop puede crear líneas de troquelado o corte automáticamente utilizando la función de trazado. Esta suele ser una tarea muy compleja y puede llevar bastante tiempo para la preimpresión. Y cuando troquele formas, ahora puede agregarles sangrado. Puede reflejar los píxeles en el sangrado, pero también puede extender el sangrado en ángulo. Depende de cuál sea más efectivo para diferentes obras de arte”.

PitStop también es invaluable para agregar elementos que un cliente puede haber olvidado. “A veces, un cliente no tiene idea de qué es un ojal o un dobladillo en una pancarta, por ejemplo”, dice Peter. “Pero PitStop puede agregar espacio adicional para el dobladillo y extender el color si va a ser visible. Y puede agregar orificios para ojales en una pancarta cada 100 mm, por ejemplo, 20 mm desde el borde superior, con solo hacer clic en un botón; solo configura los parámetros y el software se encarga del resto.

“También puede agregar capas troqueladas, dividir el archivo y mover líneas de troquelado o pliegues en capas individuales para que se ajuste a las especificaciones de su máquina, y calcular la longitud total del cortador a partir de todas las longitudes de línea en un archivo”.



De izquierda a derecha: PitStop Inspector, Lista de acciones y menú de acciones disponibles

Esta asombrosa capacidad para predecir los problemas a los que se enfrentarán las impresoras e integrarla en la funcionalidad del software se debe, en parte, a las agudas habilidades de escucha de Enfocus, dice Peter. “Enfocus tiene una interacción realmente poderosa con su base de clientes. PitStop tiene una gran comunidad y todos se alimentan de ella, por lo que a menudo estos cambios y avances son impulsados en parte por su base de clientes”.

Vanessa Quan, Gerente de Relaciones con el Cliente en XChange, dice que la automatización se puede ver a través de la lente de la sustentabilidad y la resiliencia, no solo al evitar el desperdicio, sino al mantener a los trabajadores más felices y productivos y, por lo tanto, es más probable que permanezcan en la empresa.

“Principalmente, la automatización ofrece una forma de reducir las tareas repetitivas y detectar cualquier problema antes de ir a la imprenta”, dice. “Entonces, ahorras dinero y reduce el desperdicio. Además, si reduce las tareas repetitivas de sus empleados, liberará su tiempo para tareas de mayor valor y más satisfactorias. La automatización es definitivamente una forma progresiva para que las empresas vean la sostenibilidad por sí mismas”.

Estudios de caso

Edición de libros (Reino Unido)
Un cliente de XChange UK utiliza PitStop Server con Switch para obtener una solución totalmente automatizada. Su desafío era que tenían que fusionar un entorno de producción digital/litográfico con un nuevo negocio de tiradas ultracortas de impresión bajo demanda (PoD).

“El mayor cuello de botella al principio fue la necesidad de incorporar rápidamente los archivos de miles de títulos en un repositorio para el negocio de PoD. En ese momento, había un promedio de 1.200 títulos que se habían creado en el transcurso de un año. Los clientes, deseosos de pasar a un modelo PoD, se sintieron frustrados por el ritmo de adopción. Con la introducción de Switch y PitStop Server, la cantidad de títulos aumentó a 20 000 en solo 18 meses, sin aumento en el número de empleados. Hoy, nuestro cliente continúa agregando cómodamente más de 1000 títulos por mes a su repositorio y su negocio POD representa una cantidad significativa de sus ingresos”.



Resultados de la lista de acciones de PitStop Pro

Impresora de lienzo (EE. UU.)

Un cliente usa PitStop Server y Switch para automatizar la entrada de archivos de clientes, lo que les ha permitido redirigir a los empleados a trabajos de mayor valor.

“Después de la implementación de PitStop Server y Switch, lo que tomó hasta 10 minutos ahora toma menos de un minuto. La moral general de los empleados ha mejorado porque ya no hay una cola de producción con preimpresión esperando el archivo. Con la automatización, el departamento de dos personas pudo automatizar casi por completo, liberando a los empleados para realizar otras tareas”.

"Además de la producción, otros departamentos también se beneficiaron de la automatización. Antes de Switch y PitStop Server, el proceso de revisión era un proceso lento que dependía de que una persona de preimpresión tuviera que preparar manualmente el archivo para enviarlo al representante de servicios al cliente (CSR). Ahora, si un cliente solicita una prueba, el CSR puede acceder fácilmente al trabajo y enviar una prueba por correo electrónico al cliente". Los CSR se sienten más capacitados y seguros de que pueden responder a los clientes de manera oportuna. No hay más llamadas telefónicas de clientes para las pruebas".

Cliente de correo directo (EE. UU.)

“Nuestra integración con PitStop Server ha sido un éxito absoluto en todos los frentes. Ya hemos visto éxitos en nuestro objetivo principal de reducir el tiempo de procesamiento de obras de arte. Sin duda, esto nos ayudará en el objetivo general de nuestra industria de poder ofrecer plazos más cortos a nuestros clientes. Podremos operar de manera mucho más eficiente”.

Hay dos versiones de PitStop: PitStop Pro, un producto de escritorio para usar dentro de Adobe Acrobat; y PitStop Server, una aplicación independiente basada en carpetas activas para verificación previa y edición de PDF con manos libres.

Si no está seguro de qué solución de automatización se adaptaría mejor a sus necesidades, visite XChange aquí para obtener una consulta gratuita sobre el flujo de trabajo.

xchangeuk.com