Comment gérer les retards de paiement

Planifiez à l'avance pour atténuer les problèmes de trésorerie.

Les retards de paiement sont vivement ressentis par les petites entreprises d'impression. Pour faire face aux frais généraux, ils doivent souvent emprunter ou exécuter des découverts avec des frais d'intérêts concomitants. Cela signifie qu'ils ne peuvent pas investir dans de nouvelles opportunités commerciales, du personnel ou de l'équipement et, bien sûr, cela peut avoir un effet d'entraînement sur la rapidité avec laquelle ils sont capables de payer leurs fournisseurs. Une entreprise en faillite peut bientôt avoir un effet de guirlande - et si une véritable grande entreprise fait faillite ou ne peut pas payer, les ondulations peuvent se propager très largement.

Le FSB affirme que l'existence de cette culture de paiement tardif est responsable de l'échec de dizaines de milliers de petites entreprises par an, et de nombreux fournisseurs de services d'impression sont tombés dans le mur en raison du retard de paiement.

L'impact des retards de paiement

Ce n'est un secret pour personne que les retards de paiement sont un réel problème pour toutes les PME. Bien que le nombre fluctue d'année en année, la Fédération britannique des petites entreprises (FSB) estime qu'environ 14 milliards de livres sterling de facturation sont actuellement en souffrance. C'est quelque chose que le secteur de l'impression ressent particulièrement, avec les coûts initiaux paralysant de nombreuses entreprises lorsqu'un client paie après les conditions convenues ou, pire encore, ne paie pas du tout.

Le FSB affirme que l'existence de cette culture de paiement tardif est responsable de l'échec de dizaines de milliers de petites entreprises par an, et de nombreux PSP sont tombés au mur en raison de retards de paiement. Les imprimeurs désireux de maintenir les presses en marche, le non-paiement peut entraîner une spirale de problèmes, les entreprises devant s'endetter pour rester à flot ou accepter des travaux qu'elles éviteraient autrement.

Une aide peut cependant être à portée de main. En 2017, le gouvernement a nommé un commissaire aux petites entreprises pour défendre les petites entreprises et, parallèlement, a lancé un système de plaintes indépendant. Le site Web du Commissariat aux petites entreprises indique explicitement qu'il a été établi en grande partie pour aider à résoudre les problèmes de paiement et pour faire comprendre le besoin de pratiques de paiement équitables dans les petites et les grandes entreprises.

Bien que ce soit une bonne nouvelle pour l'industrie de l'impression et les PME en tant que secteur, cela ne signifie pas que les entreprises ne devraient pas avoir leurs propres meilleures pratiques en place pour lutter contre les retards de paiement et, encore mieux, faire de leur mieux pour minimiser les risques de retard de paiement. retard de paiement en premier lieu.

Ce que peuvent faire les petites entreprises d'impression

Les PSP peuvent activement essayer d'éviter les retards de paiement avant qu'ils ne surviennent - et de les chasser lorsqu'ils le font. Par exemple, il est utile de disposer de systèmes efficaces pour vérifier la solvabilité des clients avant de travailler pour eux - les vérifications de crédit et les références sont deux façons de voir si le client a déjà eu des problèmes de paiement.

«Le profilage en arrière-plan des nouveaux clients et la surveillance des clients existants nous aident à réduire les risques», déclare Nicola Cummins, directeur du développement commercial de Propack Direct Mail. «Nous effectuons toujours des vérifications de crédit sur les nouveaux clients potentiels, de sorte que nous ne fournirions de crédit à aucun client si nous n'en sommes pas satisfaits.»

En plus de cela, établir des conditions de paiement claires et même convenir qu'un paiement tardif entraînera des frais d'intérêts peut motiver un client à payer à temps. Cela signifie également que si vous commencez à ajouter de l'intérêt à une facture, ils ont été avertis. Si vous prenez un nouveau client pour lequel vous devrez acheter du papier pour accomplir le travail, convenez des conditions pour lui permettre de couvrir le coût initial.

Rester au top

Si le processus de facturation d'une entreprise est automatisé, il doit être configuré pour émettre des rappels rapides lorsque les comptes sont en retard et pour créer la trace des preuves qui peuvent être nécessaires si vous devez poursuivre le paiement devant le tribunal. Si vous en avez les moyens, vous pouvez engager du personnel dédié à la facturation et à la poursuite des paiements ou même l'externaliser à un tiers.

L'environnement législatif n'est pas parfait, mais il est beaucoup amélioré et il existe des codes et des organismes auxquels vous pouvez faire appel. Le code de paiement rapide 2015 a de nombreux signataires qui acceptent de se conformer à certaines règles de paiement, mais ce n'est pas encore obligatoire - ce que certains chefs d'entreprise réclament. Si vous avez besoin de demander réparation, le programme de plaintes du commissaire aux petites entreprises est utile et constitue une alternative au tribunal des petites créances.

Armé d'un bon plan et de ces ressources, vous pouvez vous mettre dans la meilleure position possible pour minimiser les retards de paiement

Une autre ressource utile pour les PME est le site Web Pay On Time. Il explique la législation pertinente, dispose d'un calculateur d'intérêts de retard et de modèles standard utiles pour tout, des factures aux rappels et autres étapes vitales du recouvrement de créances.

Armé d'un bon plan et de ces ressources, vous pouvez vous mettre dans la meilleure position possible pour minimiser les retards de paiement. En attendant, si le montant de la facturation en souffrance diminue considérablement par rapport à ce chiffre de 14 milliards de livres sterling, il se peut que le bureau du commissaire aux petites entreprises ait en fait du mordant.

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Piste papier: comment rechercher une facture impayée

La touche personnelle

L'une des clés pour garantir un paiement rapide est d'avoir une bonne relation de travail avec votre client. Alors que de nombreuses entreprises se sont habituées à la facilité de générer une facture électronique en supposant qu'elle sera payée automatiquement, il y a des moments où connaître le nom et avoir l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone de la personne chargée de vous payer est de la poussière d'or. Obtenez les conditions du prénom et vous pouvez vous assurer que votre facture monte au sommet de la pile. «Nous travaillons avec le client pour comprendre pourquoi les paiements sont en retard dans un premier temps et travaillons ensemble pour trouver une solution», déclare Cummins.

Rappelez-leur le contrat

Certaines entreprises bloquent le paiement en disant qu'elles attendent d'être payées. Rappelez-leur, doucement au début, qu'ils vous ont engagé pour travailler selon des conditions convenues et que votre paiement ne devrait pas être retenu en otage en raison de la façon dont ils gèrent leur propre entreprise.

Escalade douce

Vous ne devriez jamais commencer à lancer des menaces si une entreprise ne vous paie que légèrement en retard. Cela risque de mettre en péril une relation future qui pourrait être mutuellement bénéfique. Mais vous pouvez bien sûr leur envoyer un e-mail de rappel de paiement. Vous devez créer une trace papier qui montre que vous avez déployé des efforts raisonnables pour recouvrer votre dette, au cas où vous en auriez besoin à l'avenir.

Escalade moins douce

Lorsque les paiements sont très tardifs ou qu'un client retarde constamment le paiement jusqu'à ce que vous vous arrachiez les cheveux, vous pouvez vous référer à la loi sur les paiements en retard. Ce texte de loi consacre dans la loi votre droit à des intérêts en cas de retard de paiement, ainsi qu'une compensation pour les frais que vous encourez pour recouvrer les dettes. Vous ne voudrez peut-être pas l'utiliser pour un client fidèle qui a une bonne communication avec vous, mais c'est essentiel pour les clients récalcitrants ponctuels et ceux qui vous attrapent constamment.

Le dernier recours

Si vous avez épuisé toutes les voies, des rappels aux gentils cajolages, vous pouvez intenter une action en justice. À ce stade, la trace écrite que vous avez générée est inestimable. Vous devez être en mesure de prouver que le non-payeur a enfreint les conditions de paiement convenues et également que vous avez tenté à plusieurs reprises d'obtenir un paiement. Bien sûr, la menace d'une action en justice pourrait suffire à graisser les roues de paiement - Cummins est d'accord: «Nous avons pris des mesures juridiques avec les clients dans le passé pour essayer d'accélérer le paiement en engageant des procédures judiciaires, mais nous n'avons jamais été aussi loin. comme que."