Cycles de vérification et d'approbation - Un guide pratique

Paul Sherfield offre des conseils pratiques sur la meilleure façon de gérer vos cycles d'épreuvage et d'approbation.

«Ça ne ressemblait pas à ça sur mon écran!»
«Je ne savais pas que je devais tout vérifier à nouveau»
"Mon patron ne comprend pas ces choses"
"Vous avez utilisé le mauvais fichier!"
«Qu'est-ce que je vérifie?»

Si certains ou tous ces commentaires des clients sont familiers, veuillez lire la suite.

Avez-vous un processus d'approbation des preuves documenté?

Ces temps étranges nous donneront tout le temps de réfléchir à toutes nos méthodes de travail, systèmes et pratiques. Ont-ils été adaptés à votre gamme de produits et aux besoins de vos clients? Seront-ils toujours les «meilleures pratiques» lorsque la crise actuelle sera terminée et que nous reviendrons tous à la normale que nous pourrions trouver difficile à reconnaître?

Un domaine que vos équipes de production et de vente devraient prendre le temps de prendre en compte est la vérification et son cycle d'approbation associé. Il serait également utile de parler à vos clients et d'obtenir leur avis sur votre système dans ce domaine.

Dans quel but une preuve est-elle destinée et quelles zones doivent être vérifiées par le client? Si cela n'est pas clairement communiqué par l'imprimante, cela peut donc être mal compris par le client qui ne sait pas ce que l'on attend d'eux. Vos systèmes d'épreuvage et vos cycles d'approbation sont-ils adaptés à votre marché et à vos produits, et sont-ils compris par vos clients.

   Votre cycle d'épreuvage et d'approbation doit être adapté à votre marché, à vos clients et à votre produit. De nombreux domaines du marché des produits et de l'impression, tels que le Web en ligne pour l'impression, utiliseront l'épreuvage à l'écran, souvent uniquement pour le contenu. D'autres marchés tels que l'emballage, les étiquettes et l'impression commerciale haut de gamme peuvent nécessiter de nombreuses itérations d'épreuvage et d'approbation des couleurs et du contenu.   

Ainsi, vos solutions et systèmes nécessitent beaucoup de réflexion et de considération pour s'assurer qu'ils correspondent aux besoins de vos clients et du marché.

Ce domaine peut entraîner de la confusion, des erreurs et même des retouches et des réimpressions, et les résultats financiers pourraient être contestés. Pas le moyen de créer de bonnes relations clients!

Alors, êtes-vous sûr que votre processus de preuve et d'approbation ne contribue pas aux problèmes ci-dessus?

Voyons à quoi servent les épreuves, dans ce cas couvrant à la fois l'épreuvage souple à l'écran et l'épreuvage physique dur; les épreuves jet d'encre et sur presse à l'aide de la presse de production.

1. Approbation des couleurs. Les épreuves, à la fois rigides et souples dans ce domaine, sont souvent appelées «épreuves contractuelles» car elles sont considérées comme une couleur de référence que le produit imprimé doit correspondre. Quelques domaines à considérer en premier:
   • Vos épreuves contractuelles couleur rigides sont-elles vérifiées selon le flux de travail couleur approprié? Existe-t-il un «autocollant» de validation ISO 12647-7 imprimé ou attaché à chaque épreuve donnant cette information au client?
   • Donnez-vous au client des instructions sur la façon de visualiser cette épreuve en utilisant les conditions d'éclairage correctes basées sur le D50 ou leur alternative telle que TL84 en magasin?
   • Comment vous assurez-vous que les épreuves écran couleur contact sont visualisées par votre client sur des moniteurs à large gamme, profilés et précis avec les bons paramètres de gestion des couleurs?
   • Envoyez-vous une page de garde avec ces épreuves électroniques donnant des détails sur la façon d'afficher et d'approuver ces fichiers, souvent des PDF?
   • Vos clients disposent-ils du logiciel approprié pour visualiser et commenter les épreuves PDF?
   • Est-ce que ce qui précède sera compris si ces preuves sont vues ou vues par d'autres au sein de l'organisation de votre client?
2. Approbation du contenu, à la fois épreuves souples et rigides:
   • Vos clients comprennent-ils que ces épreuves sont uniquement destinées au contenu, et non à des approbations de couleurs précises?
   • Cela sera-t-il compris si ces preuves sont vues ou vues par d'autres au sein de l'organisation de votre client?
   • Vos clients disposent-ils du logiciel approprié pour visualiser et commenter les épreuves PDF?
3. Épreuves révisées
   • Sont-ils pour la couleur, le contenu ou les deux?
   • Faut-il vérifier uniquement les zones corrigées ou tous les éléments? Cela dépendra de l'étendue de la correction et de la personne qui l'a effectuée, et les exigences devraient être précisées.
   • Une page de couverture ci-jointe documente-t-elle ce processus d'approbation et son stade atteint?

Le processus d'approbation
Supposons maintenant que les domaines techniques des preuves, à la fois durs et souples, ont été abordés et corrigés, et que:

1. Toutes les épreuves contractuelles couleur physiques ont une étiquette de validation indiquant la conformité à la norme ISO 12647-7 et le flux de travail géré par couleur et les profils utilisés et des conseils sont donnés sur les conditions de visualisation.
2. Le système d'approbation des preuves en place.
3. Les épreuves écran sont clairement identifiées pour le but, la couleur, y compris les mises en garde de couleur du moniteur, ou le contenu uniquement.
4. Les épreuves révisées contiennent des instructions sur ce que le client doit vérifier.

Alors, que reste-t-il?

Gérer où vous et votre client en êtes dans le processus d'approbation:

• S'agit-il de la première, deuxième, troisième, etc. de preuves? Comment cela est-il enregistré et géré, sur un justificatif, dans le Job Bag?
• Qui effectue les corrections, vous ou votre client fournit-il de nouveaux fichiers corrigés?
• Dans l'affirmative, de quel type de réprimande ont-ils besoin, le processus d'approbation recommence-t-il?
• Les anciennes versions des fichiers clients doivent être gérées pour éviter toute confusion, un contrôle de version est donc nécessaire.
• L'approbation finale du client doit être claire et documentée
• Si cette approbation finale vous est soumise pour effectuer d'autres corrections, devriez-vous envisager une nouvelle soumission de preuve, malgré les instructions de votre client
• Comment les coûts des corrections des auteurs sont-ils calculés et enregistrés?
• Les clients sont-ils informés de ces coûts avant qu'ils ne soient traités?
• Les clients sont-ils invités à approuver les coûts de correction par écrit?

Rappelez-vous ce vieil adage: «Il est toujours temps pour une réimpression!».

Quelques actions à considérer:

Apposez l'autocollant D50 sur les épreuves couleur du contrat physique pour indiquer des conditions de visualisation incorrectes, celles-ci peuvent être réutilisées. Les autocollants, lorsqu'ils sont vus sous un éclairage incorrect, montrent des bandes de couleur comme le montre l'image ci-dessous. Lorsqu'elles sont vues sous les bons éclairages D50, les bandes doivent être à peine visibles.


https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

Utilisez des autocollants d'approbation / des documents PDF interactifs / Word pour approbation / commentaires / corrections et autres actions / ré-épreuves, etc.



Ce formulaire interactif est téléchargeable pour que vous puissiez le personnaliser et le modifier selon vos besoins. Il peut être inclus comme page de couverture pour les épreuves PDF, ou comme formulaire papier pour les épreuves physiques. Cependant, un système d'approbation des preuves en ligne serait beaucoup plus transparent et traçable, même pour les preuves physiques.

De nombreux lecteurs PDF gratuits n'afficheront pas correctement un PDF d'arts graphiques complexes pour la couleur ou le contenu! Acrobat Professional est la «norme d'or». Par conséquent, informez toujours les clients des problèmes d'affichage avec d'autres logiciels PDF.