Hogyan javíthatja vállalkozását a megfelelő kérdések feltevése

Mark Coudray hangsúlyozza annak fontosságát, hogy a vállalkozások megértsék ügyfeleiket a megfelelő kérdések feltevésével. Az irányított beszélgetések megfelelő válaszokat adhatnak vállalkozása jobb fejlesztéséhez.

Az üzleti világban az információ hatalom. Függetlenül attól, hogy megpróbálja megérteni ügyfeleit, javítani a működést, bevonni az alkalmazottakat, vagy kritikus vezetői döntéseket hozni, a kapott információk minősége nagymértékben függ a feltett kérdésektől.

A legfrusztrálóbb beszélgetési helyzetek némelyike akkor következik be, amikor meggyőződéseinket a feltett kérdésekre adott válaszokra vetítjük, ami konfliktusokhoz és elszalasztott lehetőségekhez vezet. Ez a helyzet az elmúlt néhány évtizedben fokozatosan romlott, mivel a személyes figyelem drámaian csökkent a digitális befolyás jelenléte miatt. Természetesen azonnali válaszokat keresünk azokra a problémákra, amelyekkel szembesülünk, a kritikai gondolkodás rovására.

Ez a cikk bevezetőül szolgál az irányított beszélgetésekhez, amelyek a valóban keresett válaszokat adják. Megvizsgáljuk azokat a stratégiákat és eszközöket, amelyek az üzleti élet bármely szintjén alkalmazhatók, az ügyfelekkel való interakciótól a magas szintű vezetői megbeszélésekig. Azonban értse meg, hogy a helyes válasz megszerzése többet jelent, mint a helyes kérdés feltevését. Számos tényezőt kell tisztában lennie ahhoz, hogy a kapott válaszok pontosak és igazak legyenek.

A kérdezés mögötti pszichológia

Ahhoz, hogy elsajátítsuk a helyes kérdések feltevésének művészetét, az első lépés a pszichológiai tényezők megértése. A gondolkodási torzítások jelentősen befolyásolják a kérdések megfogalmazását és a válaszok értelmezését. Például a megerősítési torzítás arra késztet bennünket, hogy olyan kérdéseket fogalmazzunk meg, amelyek megerősítik a már meglévő hitünket, és potenciálisan torzíthatják kérdéseinket és a válaszok értelmezését.

Az előzetes elképzelések szűrőként működhetnek, és arra késztetik, hogy azt halljuk, amit várunk, és nem azt, amit mondanak. Ha nyitott elmével közelítünk minden beszélgetéshez, lehetőség nyílik arra, hogy megkérdőjelezzük feltételezéseinket.

Az érzelmi intelligencia is létfontosságú szerepet játszik a hatékony kérdezésben. Ha tisztában van saját és társa érzelmeivel, az segíthet eligazodni az érzékeny témákban, és olyan környezetet teremthet, amely elősegíti a nyílt és őszinte kommunikációt.

Gyakori buktatók az üzleti kérdésekben

Még a legjobb szándék ellenére is könnyen beleeshet a gyakori kérdések buktatóiba, amelyek aláássák a pontos információgyűjtésre irányuló erőfeszítéseit. A vezérkérdések, amelyek finoman konkrét választ sugallnak, torzíthatják a válaszokat és megerősíthetik a meglévő torzításokat.

Például megkérdezi: "Nem gondolja, hogy ez a szín tökéletesen passzol?" valószínűleg pozitív választ fog kiváltani, függetlenül a válaszadó valódi véleményétől. Jobb kérdés lenne: „Mondd el a gondolataidat a színegyeztetés pontosságáról”

Néha szükség lehet bináris zárt végű kérdésekre. Legyen tudatában annak, hogy korlátozhatják az összegyűjtött információk mélységét. Gyakran igen/nem válaszokat vagy egyszerű tényszerű válaszokat adnak, kihagyva az értékes kontextust és árnyalatokat.

A kétértelmű vagy túl összetett kérdések megzavarhatják a válaszadókat, ami pontatlan vagy hiányos válaszokhoz vezethet. Ha a kérdés rövid és pontos marad, egyensúlyba hozható a konkrétság és az egyértelműség között.

Egy másik gyakori hiba az, hogy nem veszik figyelembe a válaszadó nézőpontját. Ez nekem nehéz. Természetes, hogy a saját szemszögünkből teszünk fel kérdést. A mi szempontunkból értelmes kérdések homályosak vagy irrelevánsak lehetnek a feltett személy számára, ami hasznos válaszokat eredményezhet.

Íme egy példa: Műszaki értékesítés nem műszaki ügyfélnek: Rossz kérdés: "Elfogadható-e az Ön által használt szabványos 2 Delta e színpontosság?" Ez a kérdés feltételezi, hogy az ügyfél mély technikai színegyezési toleranciával rendelkezik. Előfordulhat, hogy sok ügyfél nem tudja, mi az a Delta e, nem is beszélve konkrét fejlesztési javaslatokról. Jobb megközelítés: "Ügyfeleink a színegyeztetési tolerancia széles skálájával rendelkeznek? Megmutatná tapasztalatait?"

A hatékony kérdezés alapelvei

E buktatók leküzdése érdekében íme néhány javasolt elv a hatékony kérdezés során. A nyílt végű kérdések, amelyek részletes válaszokat igényelnek, gyakran értékesebbek, mint a zárt kérdések. Lehetővé teszik a válaszadók számára, hogy kontextust adjanak, megosszák gondolataikat, és váratlan betekintést nyújtsanak. Azt is felfedik, hogy hol tartanak a tudásodhoz vagy tapasztalatodhoz képest.

A tölcsértechnika egy erőteljes megközelítés, amely tág, nyitott kérdésekkel kezdődik, és fokozatosan leszűkül a konkrétabb kérdésekre. Ez a módszer segít a téma átfogó megértésében, miközben lehetővé teszi a kulcsfontosságú pontok részletes feltárását.

Ahhoz, hogy ez jól működjön, tartsa szem előtt, hogy mi a kitűzött célja a kérdezési sorrendnek. Ahogy Steven Covey is híres: „Kezdje a célt szem előtt tartva.” Gondold át, mi legyen a beszélgetés végeredménye.

Az aktív hallgatás kulcsfontosságú az irányított beszélgetésekben. Ez magában foglalja az elhangzottakra való teljes összpontosítást, az üzenet megértését és a megfontolt válaszadást. Ez a gyakorlat segít felfogni a finom jelzéseket, és feltenni releváns kérdéseket, amelyek gyakran a legértékesebb információkat fedhetik fel.

Irányított beszélgetési stratégiák

A hatékony kérdezés csak egy része az irányított beszélgetésnek. Ahhoz, hogy valóban megkapja a keresett válaszokat, teremtse meg a megfelelő környezetet, és alkalmazzon megfelelő stratégiákat. Ez azt jelenti, hogy kerülni kell a terhelt, kiváltó vagy ítélkező megfogalmazást. Segít abban, hogy a beszélgetést egy esemény vagy élmény körüli vitaként helyezzük el, nem pedig arról, akivel beszélgetünk.

Kulcsfontosságú a megfelelő kontextus beállítása a beszélgetéshez. Világosan magyarázza el a megbeszélés célját és az információ felhasználásának módját. Ez az átláthatóság segíthet megnyugtatni a válaszadókat, és nyitottabb és őszintébb válaszokat adhat.

Alapvető fontosságú a kapcsolat és a bizalom kialakítása partnerével. Ez aktív hallgatással, őszinte érdeklődés kimutatásával és empátia kimutatásával érhető el. Amikor az emberek jól érzik magukat és megbecsülik őket, nagyobb valószínűséggel osztanak meg őszinte gondolataikat és véleményeiket.

A semleges nyelvhasználat segít elkerülni az elfogultságot a kérdésekben. Ahelyett, hogy megkérdezné: "Milyen problémákkal találkozott szolgáltatásunkkal?" Próbálja meg: Meséljen a szolgáltatásunkkal kapcsolatos tapasztalatairól." Ez lehetővé teszi a válaszadók számára, hogy szabadon megosszák a pozitív és negatív visszajelzéseket. Ha egy kérdésről egy kijelentésre váltunk, az eltávolítja a kérdésből a vélelmezett ítéletet.

A kiváltó okok elemzéséhez az 5 Miért módszer hihetetlenül hatékony lehet. Ez magában foglalja a „Miért?” kérdést. ismételten (általában legfeljebb ötször), hogy mélyebbre ássunk egy problémát, és feltárjuk annak alapvető okát.

Személyes modellem a következő sorrendet használja:

1. Segíts megérteni (a megbeszélt helyzet)
2. Mesélj erről bővebben. . .
3. Miért fontos ez?
4. Ismételje meg a sorozatot: Mondja el, mi következik. . .
5. Ah, bővítsd ki. . .
6. Miért fontos ez?

Ismételje meg mindaddig, amíg meg nem találja a kiváltó okot.

Ez a szekvencia segít a válaszadónak tisztázni saját gondolkodását, és az ítélkezés nélküli együttműködésen alapuló kutatás alapjává válik.

Eszközök a hatékony kérdezéshez

Számos eszköz segíthet a hatékony kérdések kialakításában és strukturálásában. A Bloom-féle taxonómia, amelyet eredetileg oktatási célokra hoztak létre, adaptálható az üzleti kérdésekre. A kérdéstípusok hierarchiáját biztosítja, az alapvető felidézéstől a komplex értékelésig, és segít a kérdések megalkotásában, amelyek a szükséges gondolkodási szinthez vezetnek.

A gondolattérkép értékes eszköz lehet egy átfogó kérdéssor kialakításához. Kezdje a fő témával a középpontban, és ágasszon szét a kapcsolódó altémákkal és kérdésekkel, biztosítva, hogy a téma minden lényeges aspektusát lefedje.

A beszélgetések strukturálására és elemzésére különféle digitális eszközök állnak rendelkezésre. Ezek az egyszerű felmérési platformoktól a fejlett AI-alapú beszélgetéselemző eszközökig terjedhetnek, amelyek segítenek azonosítani a több interakcióból származó mintákat és betekintést.

Az őszinte válaszok akadályainak leküzdése

Még a tökéletesen kidolgozott kérdések esetén is akadályokba ütközhet az igaz válaszok megszerzése. A társadalmi kívánatossági torzítás, amikor a válaszadók olyan válaszokat adnak, amelyekről úgy vélik, hogy társadalmilag elfogadhatóbbak, gyakran torz eredményeket mutatnak.

A példák azok a válaszok, amelyeket a válaszoló hallani szeretne. Ennek leküzdésére hangsúlyozd az őszinte visszajelzés fontosságát, és adott esetben fontold meg anonim visszacsatolási mechanizmusok használatát.

Az őszinte visszajelzéshez biztonságos környezet megteremtése alapvető követelmény. Ez magában foglalja a bizalmas kezelés biztosítását, annak bizonyítását, hogy a negatív visszajelzést értékelik, és az alapján cselekednek, valamint elkerülni a kritikára adott védekező reakciókat.

Az őszinte válaszok bátorítása gyakran megköveteli a bizalom kiépítését idővel. Ha következetesen demonstrálja értékét, és a visszajelzések alapján cselekszik, az segíthet a nyitottság kultúrájának kialakításában.

Bizonyos helyzetekben, különösen kényes témák vagy hatalmi egyensúlyhiány esetén, az anonimitás kulcsfontosságú lehet az igaz válaszok megszerzésében. Az anonim felmérések vagy a külső kérdezőbiztosok hatékonyak lehetnek ezekben az esetekben.

Következtetés

A megfelelő kérdések feltevése valóban kulcsfontosságú a megfelelő válaszok megszerzéséhez, de ez csak egy darab egy nagyobb rejtvényből. A hatékony kérdezés megköveteli a pszichológia megértését, gondos odafigyelést a kérdés megfogalmazására, valamint az őszinte és világos kommunikációra nyitott környezet kialakítását.

Az itt vázolt alapelvek és stratégiák alkalmazásával jelentősen javíthatja vállalkozása minden területén gyűjtött információk minőségét. Ne feledje, a cél nem csak a kérdések feltevése, hanem az értelmes párbeszédek elősegítése, amelyek értékes betekintést és megalapozott döntéshozatalt eredményeznek.

Ahogy haladsz előre, próbáld ki magad, hogy folyamatosan finomítsd a kérdezési technikádat. Figyeljen a kapott válaszokra, és legyen hajlandó módosítani a megközelítését. Gyakorlattal és kitartással megtalálhatja a megfelelő kérdéseket, amelyek nemcsak a megfelelő válaszokhoz vezetnek, hanem mélyebb megértéshez, erősebb kapcsolatokhoz és jobb üzleti eredményekhez is.

A legújabb és hatékony üzleti tanácsok megismeréséhez iratkozzon fel a FESPA ingyenes havi hírlevelére, a FESPA World angol, spanyol és német nyelven.