Ridurre i costi concentrandosi sull'automazione del flusso di lavoro

Ryan McAbee, direttore del flusso di lavoro di produzione presso Keypoint Intelligence – InfoTrends, mostra come le strategie di mappatura e le metriche di valutazione possono trasformare i flussi di lavoro dei segni e della grafica.

Cosa può comprarti l'automazione? Tempo e denaro. Un sondaggio del 2019 di InfoTrends ha rilevato che la stampante europea media può risparmiare oltre 1,4 milioni di euro in un anno dal risparmio di manodopera automatizzando 12 passaggi comuni del flusso di lavoro, come il preflight e le correzioni dei file. Contrariamente alle paure popolari relative all'automazione, la maggior parte degli imprenditori non implementerebbe riduzioni del personale. In effetti, il 69% delle stampanti ha affermato che avrebbe invece utilizzato i risparmi dall'automazione per espandere le capacità e concentrarsi su nuove opportunità di business.

Tutte le stampanti possono migliorare i flussi di lavoro sfruttando la potenza dell'automazione.

Cos'è il flusso di lavoro per la produzione di stampe?

In poche parole, sono i compiti e i processi ripetibili e verificabili utilizzati per spostare il lavoro dall'inserimento lavorativo al completamento. Una semplice visualizzazione di un tipico flusso di lavoro di stampa è simile alla seguente:

Una sfida all'implementazione dell'automazione del flusso di lavoro è il fatto che le aziende di stampa crescono organicamente nel tempo. Nuove attrezzature, con software associato, entrano nel negozio senza essere valutate per quanto riguarda l'impatto sul flusso di lavoro complessivo. Di conseguenza iniziano a comparire inefficienze e strozzature. La realtà è che il flusso di lavoro richiede uno sforzo coordinato tra processi, persone e tecnologia per sbloccare queste efficienze.

Un sondaggio di InfoTrends su 130 intervistati di stampanti ha confermato la mancanza di automazione. Una maggioranza (57%) aveva o un po 'di automazione o era per lo più automatizzata, ma il 41% rimaneva prevalentemente manuale e il 2% utilizzava solo processi manuali. Sulla base dell'esperienza con i controlli del flusso di lavoro, InfoTrends rileva in genere che le stampanti hanno automatizzato determinate parti del flusso di lavoro.

L'automazione è fortemente influenzata dalla capacità della stampante di acquistare e integrare software, insieme alla sua adozione da parte del personale e dei clienti. Il Censimento stampa FESPA 2018 di 262 intervistati da negozi di cartelli e display ha descritto i loro piani di proprietà o investimento per il software. La maggior parte (85%) utilizzava già software per progettazione e prestampa / RIP, ma solo il 18% per il controllo qualità e il 17% per il web-to-print. Dall'ordinazione online al monitoraggio accurato della capacità di produzione, le soluzioni MIS Web-to-print e Print sono fondamentali per standardizzare il lavoro onboarding e gestire il lavoro attraverso i processi di produzione. Nonostante i vantaggi del flusso di lavoro, la maggior parte dei negozi di cartellonistica e display non sta pianificando l'acquisto di software MIS Web-to-print (55%) e Print (58%).

Dei 172 intervistati su 262 che intendevano investire in software, la maggioranza (58%) aveva in programma di spendere fino a € 2.000, con solo il 5% di spesa oltre € 51.000 - una media di € 11.229. Ciò mette i produttori di insegne e display in una posizione di svantaggio rispetto alle stampanti commerciali, che stanno aggiungendo sempre più applicazioni di stampa di grande formato, che spendono in media 49.720 € in software all'anno.

Sfide del flusso di lavoro

L'onboarding del lavoro è un casino. In passato, una stampante avrebbe accettato di persona le specifiche del cliente, tramite file su supporti fisici. Ora, le richieste e i file dei clienti percorrono molti percorsi: vendite, e-mail, EDI e API, online, app mobili e così via.

Tanti percorsi diversi, ma le stesse informazioni sono necessarie per tutti i lavori onboarding: i requisiti per l'intento del cliente (quantità, dimensioni, colori, materiali, data di scadenza e così via) e il contenuto del cliente (grafica e dati) dovrebbero essere standardizzati in modo che l'unico le variazioni sono nel prodotto e nel client, indipendentemente dal percorso verso il flusso di lavoro.

Meno automatizzato e meno digitale è il percorso di inserimento dei lavori, più il processo è incline ad avere informazioni mancanti necessarie per la produzione di stampe. La creazione e l'applicazione di procedure standard per le vendite offline, in particolare per i rappresentanti di vendita, è fondamentale. Negli audit del flusso di lavoro, InfoTrends ha ripetutamente scoperto che i rappresentanti di vendita all'interno della stessa azienda non sono coerenti con l'assunzione degli ordini. In molti casi i rappresentanti concordano solo sulla necessità del nome del cliente, trascurando altre informazioni importanti come le specifiche del lavoro e la data di consegna. Ogni informazione mancante non catturata dalle vendite fa perdere tempo ad altri membri del personale come i rappresentanti dell'assistenza clienti che alla fine dovrebbero mettere le informazioni in uno strumento di gestione della stampa.

È necessario un unico sistema di registrazione per catturare tutti questi elementi, un "cervello" che incanala in modo uniforme l'intento e il contenuto del cliente in un flusso di lavoro universale. Questo cervello potrebbe essere un MIS di stampa, un software ERP (Enterprise Resource Planning) o un Universal Dashboard.

Una singola visualizzazione delle operazioni consentirà agli stampatori di vedere a colpo d'occhio:

• Quanti lavori ci sono in produzione?
• Quanti sono in ritardo?
• Quanti hanno perso il Service Level Agreement (SLA)?
• Dov'è il collo di bottiglia di oggi?

Come iniziamo a ripararlo?

Per iniziare, i negozi di grande formato dovrebbero seguire i loro flussi di lavoro. Inizia identificando le tue applicazioni principali e segui quelle dal punto in cui un cliente richiede il prodotto al punto in cui viene consegnato. Lungo la strada, esegui la mappatura del percorso del flusso di lavoro (vedi sotto) per documentare le persone, i processi e la tecnologia utilizzati che metteranno in evidenza i colli di bottiglia e condurranno alle azioni correttive per migliorare il flusso di lavoro.

Metriche di valutazione

Valuta quanto segue:

• Procedure operative standard (SOP)

Definito, documentato, seguito e tradotto in addestramento rapido.

• Flussi di lavoro

Processi e automazione ottimizzati seguendo le migliori pratiche per incorporare, elaborare e produrre i file dei clienti

• Responsabilizzazione del cliente

Capacità per i clienti di gestire autonomamente contenuti, ordini e stato.

• Sistema unico di registrazione

L'unico archivio di accuratezza e verità per i registri dei clienti e delle imprese.

• Vista delle operazioni

Dashboard o report di produzione accessibili a qualsiasi dipendente correlato alla produzione per visualizzare la posizione e lo stato di un lavoro.

• Utilizzo del software

Implementazione di software per massimizzare il potenziale beneficio per l'operazione

• Ripristino di emergenza

Politiche, strumenti e procedure per il recupero da un disastro naturale o influenzato dall'uomo

• Piano di failover e overflow

Politiche, strumenti e procedure per spostare senza problemi la produzione all'interno dell'organizzazione durante le massime esigenze o blackout delle risorse.

• Infrastruttura IT

Solidità generale dei componenti fisici, ovvero computer e reti.

• Ottimizzazione del personale

Adeguatezza dei ruoli e dei livelli di personale per raggiungere gli obiettivi organizzativi.

Vantaggi della produzione di stampe intelligenti

I vantaggi di trasformare le fasi del flusso di lavoro sopra descritte da processi lenti, soggetti a errori e reattivi a processi senza soluzione di continuità, connessi e intelligenti. Invece di punti di contatto manuali dall'inizio alla fine, con ogni lavoro che ha il proprio percorso, un sistema intelligente userebbe i dati per guidare il percorso di elaborazione, riducendo al minimo la quantità di punti di contatto richiesti dal personale. Un flusso di lavoro intelligente consente di risparmiare tempo e denaro che alla fine possono essere reinvestiti per la tua azienda a prova di futuro.

Allora, cosa stai aspettando?

Ryan McAbee , direttore del flusso di lavoro di produzione presso Keypoint Intelligence – InfoTrends