XML: il primo passo verso l'automazione

Comprendere i diversi formati e standard utilizzati nel trasferimento dei dati è fondamentale nel viaggio verso l'automazione. Andrew Bailes-Collins di Enfocus ci aiuta a familiarizzare con XML.

Andrew Bailes-Collins, senior product manager con lo specialista di software di stampa Enfocus, ha visto da vicino lo sviluppo del settore della stampa dai processi manuali tradizionali al suo stato sempre più digitalizzato e automatizzato. Iniziando la sua carriera come tipografo – è la quarta generazione della sua famiglia a diventare uno stampatore – Andrew è al passo con i tempi con il progredire della tecnologia e ha trascorso gli ultimi 25 anni nel software e nell'automazione.

"L'industria della stampa è stata in un costante stato di evoluzione tecnica, dai metodi di lavoro più antichi, manuali e analogici che coinvolgono tavole da disegno, macchine fotografiche e pellicole, al punto in cui ora tutto è digitale", afferma Andrew.

“Il primo formato digitale mainstream è stato Adobe PostScript; prima di allora i formati di file digitali tendevano ad essere basati su immagini e proprietari di produttori come Scitex e Crosfield. Il grande cambiamento avvenuto con PostScript, che ha dato il via alla rivoluzione del desktop publishing, è stato che i file sono stati generati da applicazioni di progettazione relativamente poco costose in esecuzione su computer desktop, che per la prima volta hanno messo gli strumenti di creazione nelle mani dei designer. Ciò significava che potevano creare opere d'arte da soli piuttosto che cercare di trasmettere la loro visione a tipografi e artisti e fare affidamento su di loro per darle vita.

Se devi fare qualcosa manualmente tre o più volte, dovresti automatizzarlo

“PostScript è stato un grande passo avanti, ma i file tendevano ad essere molto grandi, spesso richiedevano molto tempo per essere creati e talvolta erano un formato molto frustrante. Poi è seguito il PDF, anche se non è mai stato progettato per la stampa: è stato progettato per essere un documento portatile per un ufficio senza carta. Ma l'industria della stampa ha visto il suo potenziale e l'ha abbracciato, e improvvisamente è diventato qualcosa che gli stampatori potevano usare perché era tutto autonomo. Puoi creare un PDF, visualizzarlo, controllarlo, modificarlo, imporlo e stamparlo facilmente. Il PDF è molto più efficiente e più piccolo di PostScript, quindi è stato un altro enorme passo avanti per il settore".

Il futuro automatizzato

Per molte persone, questi miglioramenti in termini di facilità ed efficienza che la digitalizzazione ha portato sono ancora considerati come automazione del flusso di lavoro. Ma, dice Andrew, l'automazione ora è qualcosa di molto più ampio.

"Se devi fare qualcosa manualmente tre o più volte, dovresti automatizzarlo", dice Andrew. “Ad esempio, se devi salvare manualmente un allegato di posta elettronica su un server per ogni lavoro che entra nella tua attività, probabilmente stai trascorrendo ore a salvare le email ogni giorno. Non è né produttivo né aggiunge valore, quindi la tendenza dell'automazione è quella di far sì che il software svolga quel tipo di attività ripetitive umili per te, il che significa che puoi fare altro lavoro che aggiunge valore o che puoi pagare.

Un file JDF in XML

“Quindi in cima a questo c'è la connettività. Che si tratti di un database, un sito Web o un sistema web-to-print, perché non farli parlare tra loro, spostare le cose tra loro e guidare tutta quell'automazione in modo che tu possa sederti e guardarlo accadere?"

Parlando la tua lingua

È qui che entra in gioco XML. In termini tecnici XML, che sta per Extensible Markup Language, è un linguaggio di programmazione standard aperto o un formato di file che definisce una serie di regole per la codifica dei documenti in un modo leggibile sia dall'uomo che dalla macchina . XML è anche la tecnologia alla base dei servizi Web ed è utilizzata da applicazioni familiari come Microsoft Office o Apple Pages. In termini pratici, XML è un modo per salvare informazioni o dati, manipolarli e spostarli in un modo che possa essere letto da più sistemi in un mondo automatizzato.

"Supponiamo che tu abbia una stampante digitale e che tu abbia tre vassoi carta in cui il tuo RIP può controllare come funziona quel motore: quale vassoio carta usare, quale risoluzione usare, che sia a colori o in bianco e nero, quei tipi di cose", dice Andrew.

“Potresti avere una configurazione del flusso di lavoro diversa e l'operatore deve realizzare e separare i lavori in bianco e nero dai lavori a colori. Ma se c'era un file XML in dotazione con il lavoro, questo avrebbe impostato tutto automaticamente e nessuno avrebbe dovuto toccare nulla.

XML è semplicemente un modo comune per spostare le informazioni ed è la base stessa dell'automazione

“Un'altra applicazione sarebbe un sistema web-to-print. Supponiamo che un cliente desideri 1.000 copie su un determinato tipo di carta, consegnate in una certa data a un determinato indirizzo. Puoi avere tutti i metadati registrati, ma devi trasferire quei dati da un sistema a un altro sistema, quindi esporti un XML dal tuo primo sistema e poi lo importi nel sistema successivo.

“Quell'XML potrebbe essere stato generato da un sito web in cui il cliente ha inserito le informazioni da solo, oppure potrebbe provenire da un sistema informativo gestionale, dove si trovano tutte le informazioni sul lavoro e dove è stata fatta una stima. Comunque sia stato creato, il modo in cui le informazioni sul lavoro possono spostarsi all'interno dell'azienda può avvenire tramite un file XML”.

Specifiche di stampa

Per il settore della stampa in particolare, è stato sviluppato uno standard di formato file XML dedicato chiamato JDF – 'Job Definition Format'. (Daremo un'occhiata a JDF in modo più dettagliato in un prossimo articolo.) Tuttavia, nella produzione quotidiana, a meno che una stampante non abbia motivo di lavorare direttamente con i file XML, probabilmente non se ne accorgeranno nemmeno: sono semplicemente un elemento del processo automatizzato.

“Le uniche eccezioni a questo sono forse se hai a che fare con un'azienda che utilizza un qualche tipo di feed – indirizzi postali per la posta diretta o qualcosa di simile. In tal caso, un'azienda di stampa potrebbe ottenere i dati come file XML perché è stato esportato da un sistema e deve essere letto dal sistema di stampa", afferma Andrew.

“E, ovviamente, l'altra volta che gli stampatori incontreranno consapevolmente XML è quando vogliono migliorare i loro processi interni. XML è essenzialmente un condotto, un modo per spostare le informazioni da "a" a "b", quando "a" e "b" non si parlano realmente a livello tecnico.

“Si tratta di esportare le informazioni da uno, estrarre le informazioni giuste dall'XML e metterle nel posto giusto. Esistono strumenti che ti aiutano a farlo, come la nostra piattaforma di automazione del flusso di lavoro Enfocus Switch, ma essenzialmente XML è semplicemente un modo comune per spostare le informazioni ed è la base stessa dell'automazione.

Automazione: sbloccare i colli di bottiglia

"Quando le aziende di stampa pensano all'automazione, molte persone tendono a guardare il quadro generale e cercano di fare tutto in una volta", afferma Andrew. “Hanno escogitato una specifica onnicomprensiva di ciò di cui l'intera azienda ha bisogno. Ma potrebbe volerci da un anno a un anno e mezzo per scriverlo; quando viene scritto, è praticamente obsoleto.

“Quello che raccomandiamo, invece, è trovare un punto dolente o un collo di bottiglia che sta causando alla tua azienda una perdita di entrate o una perdita di produttività. Concentrati su quel problema, automatizza quel processo e risolvilo. Quindi, quando hai risolto quel processo, trova il problema successivo e risolvilo. E poi vai avanti finché alla fine non torni di nuovo al primo problema perché è diventato di nuovo un collo di bottiglia e tutto il resto è così efficiente.