Varför är det viktigt att ange jobb för att driva ett tryckeri?

Nessan Cleary diskuterar vikten av att specificera jobb och vilken roll det spelar för tryckeriernas framgång.

Många skrivare förstår inte hur viktigt det är att uppskatta ett jobb ordentligt när de citerar, eller bara hur mycket skicklighet som går åt till att korrekt specificera alla olika faktorer att ta hänsyn till.

Det finns ett bra argument för att begränsa sig till att bara erbjuda en standardproduktlista, som affischer eller banderoller, och bara be kunderna att välja storlek och kvantitet. Detta tillvägagångssätt låter dig sätta upp en standardprislista så att kunden vet exakt hur mycket hans beställning kommer att kosta och du vet exakt vad vinstmarginalen är på de jobben. Detta innebär också att du bara behöver ha en standarduppsättning av material och förbrukningsmaterial i lager, vilket avsevärt förenklar lagerkontrollen.

Storformatsarbete kännetecknas dock ofta av kortsiktiga, skräddarsydda jobb med stora variationer från en order till en annan. Dessa jobb måste specificeras fullständigt för att kunna ta fram en uppskattning av dina kostnader och en offert som tillåter ett visst spelrum samt en värdefull vinstmarginal. Så, vilka är de faktorer som bör beaktas?

Det kanske viktigaste elementet är hur man värderar sitt eget arbete och nivån på vinstmarginalen som man vill sätta för varje jobb. Frestelsen är att minimera kostnaderna för att vinna arbete, men verksamheten kommer inte att överleva om du inte gör en anständig vinst utöver att täcka dina kostnader. Ett lika för högt pris kommer bara att se kunderna gå någon annanstans. Så prissättningen beror i slutändan på vilket värde du erbjuder kunderna. Det inkluderar inte anständig utskriftskvalitet eller fantastisk service eftersom kunderna förväntar sig detta som en självklarhet och alla konkurrenter kommer också att hävda att de levererar dessa saker. Men vad din USP än är, kommer det att avgöra vinstmarginalen. Allt annat kan enkelt beräknas i termer av kostnader för dig.

Bildtext: Förutom driftskostnaden för maskinen finns det också förbrukningsvaror inklusive bläck och media. Bildkredit: Nessan Cleary

Låt oss börja med själva utskriften. Många tryckerier kommer att ha flera maskiner, varav många kan tyckas vara kapabla att utföra liknande jobb, om du har flera flatbäddar eller rullmatade skrivare. Men i praktiken kommer operatörerna att ha en mycket tydlig uppfattning om vilka maskiner som är bäst lämpade för vissa jobb, vilket kan bero på att den ena rullmatade är mer kinkig än den andra med ett visst underlag, eller att en flatbädd ger bättre hudtoner än den andra . Men alla dessa olika maskiner kommer att ha olika kostnader kopplade till dem. Och utskriftsläget som används kommer också att påverka tiden det tar att göra utskriften. Så det är viktigt att det finns en bra kommunikation mellan kundtjänstpersonalen som sätter ihop en uppskattning och produktionspersonalen som faktiskt ska sköta jobbet för att säkerställa att uppskattningen stämmer överens med produktionen.

Du bör också överväga vilket avfallsmaterial som en viss skrivare kan åsamka, till exempel mängden som används på framkanten av en rulle för att trä på upprullningsrullen. Detta kan låta som en försumbar summa, men om du rutinmässigt tappar ett par meter i början och slutet av varje kast så kommer det att läggas ihop.

Alla bläckstråleskrivare kommer att kräva en viss grad av rengöring för att undvika att munstyckena täpps igen. Det kan bara innebära att manuellt torka av huvudena i början eller slutet av varje skift. Men det kan också betyda att du stannar under ett skift för att rengöra huvudena, vilket ökar produktionstiden, och du kanske upptäcker att skrivaren använder en viss mängd bläck som en del av sin rengöringsrutin, vilket kommer att öka maskinens driftskostnader .

En annan sak att tänka på är mängden energi som skrivaren kommer att förbruka. En UV-skrivare med LED-lampor kommer att ha relativt låga energikostnader, men en UV-skrivare med kvicksilverlampor måste stå i beredskap för att säkerställa att lamporna är redo att härda. Likaså kommer en skrivare med vattenbaserat bläck, inklusive harts eller latex, att kräva mycket energi för att torka utskrifterna.

Förbrukningsmaterial

Det substrat som används kommer att vara en av de stora kostnaderna för alla jobb och många kunder kan vilja ha alternativ med olika media, beroende på vad de försöker uppnå och hur priskänsliga de är. Det bör vara relativt enkelt att beräkna hur många kvadratmeter du behöver av ett visst media för ett visst jobb, och kom ihåg att du måste räkna in hela arket eller bredden, inklusive eventuella avskärningar. Vissa jobb kan också kräva ytterligare material, såsom ett laminat eller öljetter.

Sedan finns det också de jobb som består av flera mindre delar som kan hopkopplas eller kapslas ihop. Ju effektivare kapslingen som används, desto mindre media kommer att slösas bort, så detta bör tas med i varje offert.

De flesta RIP-programvara kommer att berätta hur mycket bläck som har använts för ett visst jobb, och utifrån detta bör det vara möjligt att beräkna ett genomsnitt för det bläck som används per kvadratmeter för varje skrivare du har tillgänglig. Detta kan variera från ett utskriftsläge till ett annat, med lägen med högre kvalitet som använder fler pass som förbrukar mer bläck. Alla speciella bläck, som vitt, såväl som neon eller metallic, kommer också att kosta mer än standardprocessfärgerna. Lyckligtvis kommer vissa RIP:er att kunna uppskatta mängden bläck som ett jobb kommer att använda utan att egentligen skriva ut någonting.

Bildtext: Du måste inkludera alla fasta kostnader, såsom personallöner, kontorskostnader och hyra. Bildkredit: Nessan Cleary

Naturligtvis måste du också ta hänsyn till dina fasta kostnader, som kan inkludera hyran i din lokal plus kostnader för uppvärmning och belysning, samt leasing och underhåll av fordon, och naturligtvis personallöner samt kostnader för kontorsledning och personal. . Varje uppskattning måste inkludera en avgift för att täcka dessa dolda kostnader.
Sedan tillkommer kostnaden för uppfyllandet. Du kan också behöva installera jobbet, vilket kan innebära utkontraktering till en entreprenör. Du kan till och med behöva ta ner jobbet när det är klart och kassera materialet.

Slutligen kan vissa tryckerier överväga att beräkna miljökostnaden eller fotavtrycket för varje jobb. Detta kanske inte är vanlig praxis för att göra en uppskattning eller specificera hur ett jobb ska skrivas ut, men det kommer sannolikt att spela en större roll i framtiden eftersom fler kunder upptäcker att de måste ta hänsyn till sitt miljöavtryck. Om du använder någon form av koldioxidkompensationssystem måste det också inkluderas här.

Sammanfattningsvis är det absolut nödvändigt för alla företag att både kunna kontrollera kostnaderna och planera sannolika vinster. Så att kunna specificera jobb på rätt sätt är en viktig del av detta eftersom det hjälper dig att undvika obehagliga överraskningar när du lägger ihop kostnaderna efter att ha producerat dessa jobb.