Prüf- und Genehmigungszyklen - Ein praktischer Leitfaden

Paul Sherfield bietet praktische Ratschläge zur optimalen Verwaltung Ihrer Proof- und Genehmigungszyklen.

"Auf meinem Bildschirm sah es nicht so aus!"
"Ich wusste nicht, dass ich alles noch einmal überprüfen musste"
"Mein Chef versteht diese Dinge nicht"
"Sie haben die falsche Datei verwendet!"
"Worauf überprüfe ich?"

Wenn einige oder alle dieser Kommentare von Kunden bekannt sind, lesen Sie bitte weiter.

Haben Sie ein dokumentiertes Proof-Genehmigungsverfahren?

Diese seltsamen Zeiten geben uns alle Zeit, alle unsere Arbeitsmethoden, -systeme und -praktiken zu betrachten. Waren sie für Ihren Produktmix und Ihre Kundenbedürfnisse geeignet? Werden sie nach Beendigung dieser aktuellen Krise immer noch „Best Practice“ sein und wir alle zur Normalität zurückkehren, die wir möglicherweise nur schwer erkennen können?

Ein Bereich, den Ihre Produktions- und Verkaufsteams berücksichtigen sollten, ist das Proofing und der damit verbundene Genehmigungszyklus. Es wäre auch nützlich, mit Ihren Kunden zu sprechen und deren Ansichten zu Ihrem System in diesem Bereich zu erfahren.

Zu welchem Zweck ist ein Nachweis vorgesehen und welche Bereiche sollten vom Kunden geprüft werden? Wenn dies vom Drucker nicht klar mitgeteilt wird, kann dies vom Kunden missverstanden werden, der nicht weiß, was von ihm erwartet wird. Sind Ihre Proofsysteme und Genehmigungszyklen für Ihren Markt und Ihre Produkte geeignet und werden sie von Ihren Kunden verstanden?

   Ihr Proof- und Genehmigungszyklus sollte für Ihren Markt, Ihre Kunden und Ihr Produkt geeignet sein. In vielen Produkt- und Druckmarktbereichen, z. B. im Online-Web-to-Print, wird Soft Proofing verwendet, häufig nur für Inhalte. Andere Märkte wie Verpackungen, Etiketten und High-End-Akzidenzdruck erfordern möglicherweise viele Iterationen der Farb- und Inhaltsprüfung und -genehmigung.   

Ihre Lösungen und Systeme erfordern daher viel Nachdenken und Überlegungen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Kunden- und Marktanforderungen entsprechen.

Dieser Bereich kann Verwirrung, Fehler und sogar Nacharbeiten und Nachdrucke verursachen, und die finanziellen Ergebnisse könnten umstritten sein. Nicht der Weg, um gute Kundenbeziehungen aufzubauen!

Sind Sie sicher, dass Ihr Beweis- und Genehmigungsprozess nicht zu den oben genannten Problemen beiträgt?

Schauen wir uns an, wofür Proofs verwendet werden. In diesem Fall werden sowohl weiche Proofs auf dem Bildschirm als auch harte physische Proofs behandelt. die Inkjet- und On-Press-Proofs mit der Produktionspresse.

1. Farbgenehmigung. Die in diesem Bereich sowohl harten als auch weichen Proofs werden häufig als "Vertrags-Proofs" bezeichnet, da sie als Farbmaster angesehen werden, mit dem das gedruckte Produkt übereinstimmen muss. Einige Bereiche, die zuerst berücksichtigt werden müssen:
   • Werden Ihre Proofs für harte Farben auf den richtigen Farbworkflow überprüft? Gibt es einen ISO 12647-7-Validierungsaufkleber, der auf jedem Proof gedruckt oder angebracht ist und dem Kunden diese Informationen gibt?
   • Geben Sie dem Kunden Anweisungen, wie Sie diesen Proof unter Verwendung der richtigen D50-basierten Lichtverhältnisse oder ihrer Alternative wie TL84 für den Laden anzeigen können?
   • Wie stellen Sie sicher, dass Farbkontakt-Softproofs von Ihrem Kunden auf profilierten, farbgenauen Monitoren mit großem Farbumfang und den richtigen Farbmanagementeinstellungen angezeigt werden?
   • Senden Sie ein Deckblatt mit diesen Softproofs, das Details zum Anzeigen und Genehmigen dieser Dateien enthält, häufig PDFs?
   • Haben Ihre Kunden die richtige Software zum Anzeigen und Kommentieren von PDF-Proofs?
   • Wird das oben Gesagte verstanden, wenn diese Beweise von anderen in der Organisation Ihres Kunden gesehen oder angesehen werden?
2. Inhaltsgenehmigung, sowohl weiche als auch harte Proofs:
   • Verstehen Ihre Kunden, dass diese Proofs nur für den Inhalt und nicht für genaue Farbgenehmigungen bestimmt sind?
   • Wird dies verstanden, wenn diese Beweise von anderen in der Organisation Ihres Kunden gesehen oder angesehen werden?
   • Haben Ihre Kunden die richtige Software zum Anzeigen und Kommentieren von PDF-Proofs?
3. Überarbeitete Beweise
   • Sind sie für Farbe, Inhalt oder beides?
   • Sollten nur die korrigierten Bereiche oder alle Elemente überprüft werden? Dies hängt vom Umfang der Korrektur und davon ab, wer sie durchgeführt hat, und die Anforderungen sollten klargestellt werden.
   • Dokumentiert ein beigefügtes Deckblatt diesen Genehmigungsprozess und das erreichte Stadium?

Der Genehmigungsprozess
Nehmen wir nun an, dass die technischen Bereiche der harten und weichen Proofs angesprochen und korrigiert wurden und dass:

1. Alle Proofs für physische Farbverträge verfügen über ein Validierungsetikett, das die Konformität mit ISO 12647-7 anzeigt. Der verwendete farbverwaltete Workflow und die verwendeten Profile sowie Hinweise zu den Anzeigebedingungen werden gegeben.
2. Das Proof-Genehmigungssystem ist vorhanden.
3. Soft Proofs sind nur für den Zweck, die Farbe einschließlich der Einschränkungen der Monitorfarbe oder nur für den Inhalt deutlich gekennzeichnet.
4. Überarbeitete Proofs enthalten Anweisungen dazu, was der Kunde überprüfen muss.

Also, was bleibt übrig?

Verwalten, wo Sie und Ihr Kunde sich im Genehmigungsprozess befinden:

• Ist es die erste, zweite, dritte usw. Beweisrunde? Wie wird dies auf einem Probedruck in der Jobtasche aufgezeichnet und verwaltet?
• Wer führt die Korrekturen durch, Sie, oder liefert Ihr Kunde neue korrigierte Dateien?
• Wenn ja, welche Art von Tadel benötigen sie, beginnt der Genehmigungsprozess erneut?
• Ältere Versionen von Kundendateien müssen verwaltet werden, um Verwirrung zu vermeiden. Daher ist eine Versionskontrolle erforderlich.
• Die endgültige Genehmigung durch den Kunden muss klar und dokumentiert sein
• Wenn Sie für diese endgültige Genehmigung weitere Korrekturen vornehmen müssen, sollten Sie trotz der Anweisung Ihres Kunden eine weitere Beweisaufnahme in Betracht ziehen
• Wie werden die Kosten für Autorenkorrekturen berechnet und erfasst?
• Werden Kunden über diese Kosten informiert, bevor sie Maßnahmen ergreifen?
• Werden Kunden gebeten, Korrekturkosten schriftlich zu genehmigen?

Denken Sie an das alte Sprichwort: „Es ist immer Zeit für einen Nachdruck!“.

Einige zu berücksichtigende Maßnahmen:

Bringen Sie den D50-Aufkleber auf Farbverträgen an, um falsche Anzeigebedingungen anzuzeigen. Diese können wiederverwendet werden. Die Aufkleber zeigen bei falscher Beleuchtung Farbstreifen, wie im Bild unten gezeigt. Bei Betrachtung unter den richtigen D50-Lichtern sollten die Streifen kaum sichtbar sein.


https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

Verwenden Sie Genehmigungsaufkleber / interaktive PDF- / Word-Dokumente für Genehmigungen / Kommentare / Korrekturen und weitere Aktionen / Nachprüfungen usw.



Dieses interaktive Formular kann heruntergeladen werden, damit Sie es an Ihre Bedürfnisse anpassen und ändern können. Es kann als Deckblatt für PDF-Proofs oder als Papierformular für physische Proofs enthalten sein. Ein Online-Proof-Genehmigungssystem wäre jedoch selbst für physische Proofs viel transparenter und nachvollziehbarer.

Viele kostenlose PDF-Viewer zeigen komplexe Grafik-PDFs nicht korrekt für Farbe oder Inhalt an! Acrobat Professional ist der "Goldstandard". Beraten Sie Kunden daher immer zu Problemen beim Anzeigen mit anderer PDF-Software.