So reduzieren Sie Engpässe durch Softwareautomatisierung
Graeme Richardson-Locke diskutiert die Vorteile der Workflow-Automatisierung.
Trotz allem, was derzeit auf der Welt aufgrund der durch COVID-19 verursachten Störungen passiert, und Sie als Geschäftsinhaber oder Manager die täglichen Überlebensaufgaben für Ihr Unternehmen erledigen, finden Sie möglicherweise etwas Zeit, um über die Vorteile der Workflow-Automatisierung nachzudenken, wenn Sie auftauchen auf der anderen Seite dieser Krise.
Als technischer Support-Manager bei FESPA möchte ich Einblicke geben, wie unsere Druckermitglieder alle verfügbaren Tools nutzen können, um die Auftragsabwicklung zu beschleunigen und das Risiko von Druckarbeiten zu verringern, die nicht jedes Mal auf Anhieb den Qualitätserwartungen des Kunden entsprechen. Dies kann entmutigend sein, wenn man sich mit der breiten Palette an Drucktechniken und Produktionsumgebungen auseinandersetzt.
Es ist jedoch klar, dass der zunehmende Einsatz der Maschinenautomatisierung im Digitaldruck durch Systeme wie Robotik in der Materialhandhabung und sich weiterentwickelnde MIS-Systeme wesentliche Effizienzsteigerungen mit sich bringt. Der nächste Phasenwechsel besteht für viele darin, Software zu verbinden und optimierte Arbeitsabläufe zu etablieren.
Um die Bereiche zu identifizieren, auf die man sich konzentrieren sollte, ist eine klar abgestimmte und vorhersehbare Druckproduktion erforderlich. Dieser Ansatz führt im Vergleich zu traditionelleren, maßgeschneiderten Geschäftsmodellen im Printbereich zu einigen Einschränkungen des Produktangebots. Aus eigener Erfahrung als Einkäufer weiß ich, dass die Vereinfachung des Beschaffungsprozesses bei guten Web-2-Druckanbietern so schnell und klar erfolgt, dass nur die sehr kreativen oder spezialisierten Arbeiten einem traditionell langsameren Bestellweg folgen.
Um mehr Einblick zu gewinnen, kontaktierte ich Malcolm McKenzie von Color Engine, einem in Großbritannien ansässigen technischen Beratungsunternehmen, das Automatisierungsintegrationsdienste für Drucker vom Farbmanagement bis zur Software- und Skriptentwicklung anbietet.
Eines der vielen Softwareprodukte, die sie unterstützen, ist Enfocus Switch, mit dem Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten automatisierten Produktionsworkflows erstellen können. Durch die Zusammenführung verschiedener Softwareanwendungen durch benutzerdefiniertes Scripting ist es beispielsweise möglich, Dateien mithilfe von Applescript für Mac OS-X und VBscript für Microsoft Windows mithilfe der JavaScript-Schnittstelle aus der Adobe CC-Anwendung in eine andere Anwendung wie Microsoft Outlook zu verschieben.
Ein Beispiel ist die Möglichkeit, eingehende Kundendateien in einem mit PitstopPro verbundenen Hot Folder landen zu lassen, wo eine Vorabprüfung durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass die Druckvorlage den Anforderungen des Prozesses entspricht. Dies kann wiederum eine automatische E-Mail an den Kunden auslösen, um ihn darüber zu informieren, dass die Datei die erste Prüfung durchläuft und Sie in Kürze einen Nachweis erhalten. Wenn die Datei diese Vorprüfung besteht, besteht der nächste Schritt darin, sie zu öffnen und das Bildmaterial mit einem geeigneten Farbmanagementprofil zur Genehmigung in einen PDF-Proof einzubetten. Wenn die Datei die Anforderungen natürlich nicht erfüllt, richten Sie eine E-Mail ein, in der detailliert beschrieben wird, was der Kunde tun muss, um ihn erneut einzureichen. 
Bildunterschrift: Ein Beispiel für ein automatisiertes Workflow-Design in Switch.
Dieser Automatisierungsansatz stellt eine agile Alternative zum Kauf eines gehosteten Ökosystems dar, in dem die Möglichkeiten zur Anpassung möglicherweise eingeschränkter sind. Manchmal ist es schwierig, den optimalen Arbeitsablauf zu erreichen, wenn Sie ihn nicht speziell auf Ihren Druckproduktmix abstimmen können. Die Wahl hängt davon ab, wie intensiv Sie sich engagieren möchten und welches Maß an Flexibilität Sie benötigen.
Malcolm McKenzie ist ein von Enfocus zertifizierter Experte und Mitglied des ISO TC-130-Komitees (Druck- und Grafiktechnologien) und verfügt über große Erfahrung in den technischen Anforderungen der Workflow-Automatisierung.
Als wir meinen Schulungstag begannen, gab er seinen ersten klugen Ratschlag: „Automatisieren Sie zunächst einen einfachen Prozess und erweitern Sie ihn von dort aus.“ Es kann sein, dass die Organisation einer Lieferung das Schließen der Bestellung, das Erstellen und Drucken von Lieferscheinen usw. umfasst Paketscheine versenden und die Rechnung versenden bzw. die Zahlung entgegennehmen. 
In der Regel übernehmen MIS-Systeme einen Großteil dieser Aufgaben, lassen sich jedoch möglicherweise nicht direkt in das Buchungssystem des ausgewählten Kuriers integrieren. Durch die Auflistung der Aufgaben und der Reihenfolge des Prozesses können Sie verstehen, wie alles miteinander verbunden wird. Möglicherweise benötigen Sie APIs, SQL-Code, XML-Metadaten, die genutzt werden sollen, um die richtigen Informationen an ihr Ziel zu bringen. Hier kommen Enfocus Switch und ein wenig Fachwissen ins Spiel. Es umfasst eine breite Palette von „Widgets“ oder APIs, die miteinander verbunden werden können, sowie eine visuelle Workflow-Planung, die die „Aktionen“ miteinander verbindet, um den Drucker von mühsamen, sich wiederholenden Aufgaben zu entlasten.
Schließlich besteht das Ziel darin, die menschlichen Berührungspunkte so weit wie möglich zu reduzieren, um die Geschwindigkeit zu erhöhen und die Kosten zu senken und so Kapazitäten für die Bearbeitung von viel mehr Aufträgen zu schaffen.
Wenn Sie mit dem Führungswissen von jemandem wie Malcolm alles abbilden könnten, von automatisierten Angeboten, Auftragsbestätigungen, schnellem Softproofing, Zahlung und Buchung, erreichen Sie schnell ein Stadium, in dem die menschlichen Berührungspunkte stark reduziert werden und Personal entlastet wird produktiver zu arbeiten.
Unabhängig davon, ob Sie einen Web2Print-Betrieb oder eine Storefront betreiben, wurde die Drucktechnologie der Enfocus Switch-Software eingesetzt, um die Prozesseffizienz erheblich zu verbessern, und zwar so weit, dass Sie eine exponentielle Steigerung bewältigen konnten , die normalerweise auf einem Markt für Kleinauflagen, schnelle Durchlaufzeiten und wettbewerbsfähige Kosten entsteht. [KY2]
Wenn man mit Publikum, Unternehmen, Druckern und Spezialisten spricht, gibt es eine Obergrenze dafür, wie viele Mitarbeiter man für ein Problem einsetzen kann. Bei inkonsistenten manuellen Abläufen können zu viele Köche nicht nur den Brei verderben, sondern auch das Wachstum und die Expansion des Unternehmens behindern.
Für Druckereien ist es jetzt zwingend erforderlich, bessere Arbeitsweisen zu finden. Unmittelbarkeit ist heute allgegenwärtig, wenn sowohl direkte Endbenutzer als auch Druckereien schnell Proofs an ihre Kunden liefern müssen. Durch den schnellen Empfang und die Kontrolle eingehender Dateien können intelligente Unternehmen auch Probleme erkennen, beheben und beheben, die interne Entscheidungsfindung beschleunigen und ihren Kunden einen besseren Service bieten.
Die Bluetree Group, die unter den Marken Route 1 Print und Instantprint vermarktet, hätte ohne einen so hohen Grad an Softwareautomatisierung keinen solchen Fortschritt erzielen können. Ihr 23:17-Teamwork-Mantra ist vorausschauend und setzt sich für die jüngste Rekordzeit für die Bearbeitung eines Auftrags von Anfang bis Ende ein (23 Minuten, 17 Sekunden). Bei 25.000 Bestellungen pro Woche ist Service alles.
Durch die Standardisierung von Produkten liegt die Kommerzialisierung für einfache (Flyer, Banner, Broschüren) oder immer komplexer werdende Aufträge im Trend, die Umsetzung kann jedoch ein hohes Maß an Fachwissen erfordern, wobei in Spezialbereichen wie Folienblockierung und Druck auf Spezialmaterialien immer noch handwerkliche Fähigkeiten erforderlich sind usw.
Zusammenfassung
Die Zusammenarbeit mit Malcolm McKenzie bei Color Engine war eine nützliche und klare Schulungsübung. Ich hätte ein paar Tage mit ihm verbringen können, aber zumindest habe ich an einem Tag dort eine anständige Wertschätzung erfahren.
Während Enfocus Switch nicht das einzige Automatisierungsspiel in der Stadt ist, da andere Anbieter wie OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi und Heidelberg alle mit ihren Systemen und Ansätzen konkurrieren, ist es absolut klar, dass Softwareautomatisierung erforderlich ist, um an der Spitze zu bleiben.
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