Hoe u de automatisering van uw productieworkflow kunt maximaliseren

Workflowautomatisering is verder geëvolueerd dan alleen de basisvoorbereiding van bestanden en omvat nu ook taakaanlevering, prepress en postpress. Drukkers automatiseren om de productiviteit te verhogen, verspilling te verminderen en tekorten aan vaardigheden aan te pakken. De implementatie van automatisering op maat, van RIP's tot MIS, optimaliseert de doorvoer en winstgevendheid en minimaliseert menselijke tussenkomst.

Er was een tijd dat de term 'workflow' simpelweg verwees naar de basisvoorbereiding van bestanden vlak voordat een taak naar de drukker werd gestuurd. Dit is onvermijdelijk complexer geworden naarmate printers steeds capabeler zijn geworden en iedereen ernaar streeft zijn algehele productiviteit te verhogen.

Als onderdeel hiervan heeft het idee van workflow zich uitgebreid van de productievloer naar het schatten en verwerken van taken aan de ene kant, en het afronden en verwerken van taken aan de andere kant. Toch is automatisering nog steeds belangrijk om de doorvoer te verbeteren en verspilling te verminderen in de voortdurende zoektocht naar hogere marges.

Automatisering biedt ook een oplossing voor opleidingsproblemen en een gebrek aan vaardigheden. Veel drukkers melden problemen met het vinden van gekwalificeerd personeel, maar aarzelen om tijd en geld te besteden aan het opleiden van personeel dat mogelijk naar andere werkgevers overstapt. En natuurlijk verwachten medewerkers die wél over bepaalde vaardigheden beschikken, daar ook een passend salaris voor. Automatisering kan veel van de vaardigheden die nodig zijn voor het bedienen van apparatuur of het evalueren van de uitvoering van bepaalde taken, wegnemen.

De benodigde automatiseringsgraad hangt ook af van de mix van binnenkomende opdrachten. Elke opdracht vereist een bepaalde hoeveelheid bestandsvoorbereiding, dus elke drukkerij met veel eenmalige opdrachten en kleine oplages profiteert van automatisering van de pre-printworkflows om het aantal benodigde operators te verminderen. Uiteindelijk moet het doel zijn om het aantal opdrachten dat door de pre-print gaat, af te stemmen op het aantal dat u dagelijks fysiek door de printers en postpress kunt verwerken. Anders ontstaat er een knelpunt op de ene of de andere afdeling.

Er is echter zo'n grote variatie tussen aanbieders van grootformaatdiensten dat er geen eenduidig antwoord is op de vraag hoe dit te realiseren. In plaats daarvan moet elk bedrijf zich afvragen hoeveel automatisering geschikt is voor hun specifieke situatie en welke veranderingen ze willen bereiken door hun workflow te automatiseren, of dat nu betekent dat ze helemaal opnieuw moeten beginnen, een bestaand systeem moeten uitbreiden of zelfs vervangen.

Indiening, prepress, postpress

We kunnen de workflow opsplitsen in drie hoofdgebieden: jobindiening, prepress en postpress. Het eerste dat u moet overwegen, is hoe u de stap voor jobindiening voor uw bedrijf wilt definiëren en hoeveel u daarvan wilt automatiseren. U zou kunnen stellen dat het proces voor jobindiening begint met het verstrekken van een offerte voor een job, aangezien die schatting onvermijdelijk een plan voor de uitvoering van de job zal bevatten, tot en met de individuele apparatuur en bijbehorende verbruiksartikelen die gebruikt zullen worden.

Sommige bedrijven zien dit als een apart probleem, dat beter kan worden aangepakt met calculatiesoftware of een managementinformatiesysteem (MIS). Hoe dan ook, na acceptatie wordt die calculatie omgezet in een werkbon die elke opdracht door alle verschillende fasen begeleidt, van productie tot uitvoering en facturering.

Voor anderen begint het indienen van opdrachten zodra de klant de bestanden aanlevert. De eerste taak is het preflighten van de bestanden om te controleren of ze overeenkomen met de opdrachtbon en of ze kunnen worden afgedrukt. Indien nodig worden fouten automatisch gecorrigeerd. Dit is essentieel om te voorkomen dat fouten de productie bereiken, waar ze kostbare herdrukken zouden veroorzaken. Vanaf hier moeten de opdrachten door het kleurbeheer en vervolgens in de printwachtrij terechtkomen.

SAi heeft Flexi Complete ontwikkeld, dat wordt geleverd met nestopties in zijn Production Manager RIP © Nessan Cleary

In deze fase moet u ook de route door de productie toewijzen, inclusief de te gebruiken media en printer, en eventuele nabewerking. Vergelijkbare opdrachten moeten worden gegroepeerd om de insteltijd voor de printers te minimaliseren. Idealiter worden verschillende opdrachten samen op een vel of rol geplaatst om de hoeveelheid substraat die wordt verspild te beperken.

Voor kleinere drukkerijen, met slechts één of twee printers, is de meest efficiënte manier om deze taken uit te voeren waarschijnlijk via de RIP. De meeste grootformaat RIP's fungeren als digitale front-ends en kunnen de meeste directe prepresstaken uitvoeren die nodig zijn voor het afdrukken van opdrachten.

Grootformaat RIP's zijn de afgelopen tien jaar aanzienlijk geavanceerder geworden, deels als reactie op de enorme toename van web-to-print en on-demand bestellingen, en deels om de hogere productiviteit die de meeste drukkerijen nu bieden, aan te kunnen. Daarom zouden de meeste RIP's nu functies zoals kleurbeheer moeten bevatten, met de mogelijkheid om ICC-kleurprofielen aan te maken en te bewerken. Veel RIP's bieden ook preflighting en zouden ook nesting en tiling moeten omvatten. De RIP zou ook de snijbestanden voor de postpress moeten kunnen aanmaken en ervoor moeten zorgen dat alle benodigde referentiemarkeringen en QR-codes van de opdracht mee worden geprint.

Met een tool voor workflowbeheer kunt u geavanceerde stromen of routes door de productie opzetten op basis van de vereisten van het taakticket

Sommige RIP's kunnen ook worden gebruikt om meerdere printers aan te sturen, soms als optionele extra en normaal gesproken tot maximaal vier. Veel grootformaat RIP's splitsen de workflow echter in twee helften, om de bestandsvoorbereiding of preprint te scheiden van het daadwerkelijke printen. Sommige leveranciers, zoals Agfa, Durst en EFI, leveren een basisproductie-RIP bij hun printers en bieden vervolgens een optionele preprintworkflow om de instellingen voor de taak te verwerken. Dit is een efficiënte optie voor iedereen met meerdere printers, omdat de volledige taakvoorbereiding gecentraliseerd kan worden, samen met het beheer van de afdrukwachtrij. Agfa levert zijn Asanti RIP met een optie voor de volledige Asanti-workflow voor gebruik met printers zoals de Jeti Bronco (zie afbeelding in de koptekst hierboven).

Grotere drukkerijen zijn mogelijk beter af met gespecialiseerde software voor elke stap, zoals preflighting, kleurbeheer, wachtrijbeheer en impositie. Drukkerijen gebruiken steeds vaker verschillende oplossingen van verschillende leveranciers, wat hen de flexibiliteit geeft om de workflow naar wens samen te stellen. De verschillende stappen kunnen allemaal worden gekoppeld via een MIS, waarmee ook kan worden vastgesteld of er knelpunten zijn en de productie van de dag kan worden vergeleken met de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's). Natuurlijk kunt u ook gewoon hot folders gebruiken om opdrachten automatisch door de verschillende fasen te verplaatsen.

Een ander veelgebruikt alternatief is het gebruik van een tool voor workflowbeheer, zoals Enfocus Switch. Hiermee kunt u geavanceerde stromen of routes door de productie opzetten op basis van de vereisten van het taakticket.

Tot slot is het belangrijk om te onthouden dat software, net als alle andere apparatuur, onderhouden en up-to-date gehouden moet worden. Dit geldt met name voor externe software, zoals een web-to-printserver, en ook voor de besturingssystemen om kwaadaardige aanvallen te voorkomen. Natuurlijk bestaat er altijd een risico dat het updaten van één softwareprogramma de integratie met andere apparatuur beïnvloedt, maar u kunt dit risico beheersen door back-ups van al uw systemen te maken en updates te plannen op rustige momenten.

Uiteindelijk draait het bij het automatiseren van uw workflow om het verbeteren van de productiviteit en winstmarges door het maximaliseren van het aantal taken binnen uw bedrijf met zo min mogelijk menselijke tussenkomst.