Omgaan met te late betaling

Plan vooruit om cashflowproblemen te verlichten.

Laattijdige betaling wordt sterk gevoeld door kleine drukkerijen. Om de overheadkosten te dekken, moeten ze vaak geld lenen of rood staan met bijbehorende rentelasten. Het betekent dat ze niet kunnen investeren in nieuwe zakelijke kansen, personeel of apparatuur en het kan natuurlijk een domino-effect hebben op hoe snel ze hun leveranciers kunnen betalen. Een bedrijf dat failliet gaat, kan binnenkort een daisy chain-effect hebben - en als een echt groot bedrijf failliet gaat of niet kan betalen, kunnen de rimpelingen zich wijd en zijd verspreiden.

De FSB zegt dat het bestaan van deze laattijdige betalingscultuur verantwoordelijk is voor het falen van tienduizenden kleine bedrijven per jaar, en dat veel printserviceproviders aan de muur zijn gegaan vanwege vertraagde betaling

De gevolgen van te late betalingen

Het is geen geheim dat betalingsachterstand een reëel probleem is voor alle kmo's. Hoewel het aantal van jaar tot jaar fluctueert, schat de Britse Federatie van Kleine Bedrijven (FSB) dat momenteel ongeveer £ 14 miljard aan facturering achterstallig is. Het is iets dat de printsector bijzonder acuut voelt, met initiële kosten die menig bedrijf verlammen wanneer een klant betaalt na de afgesproken voorwaarden of, erger nog, helemaal niet betaalt.

De FSB zegt dat het bestaan van deze laattijdige betalingscultuur verantwoordelijk is voor het falen van tienduizenden kleine bedrijven per jaar, en dat veel PSP's aan de muur zijn gegaan vanwege vertraagde betalingen. Nu drukkers erop gebrand zijn om de pers draaiende te houden, kan niet-betaling leiden tot een spiraal van problemen, waarbij bedrijven schulden moeten aangaan om het hoofd boven water te houden of banen moeten aanvaarden die ze anders zouden vermijden.

Er kan echter hulp zijn. In 2017 benoemde de regering een Small Business Commissioner om voorstander te zijn van kleine bedrijven, en tegelijk lanceerde ze een onafhankelijke klachtenregeling. De website van het Office of the Small Business Commissioner maakt duidelijk dat het grotendeels is opgericht om te helpen bij betalingsproblemen en om de behoefte aan eerlijke betalingspraktijken in zowel kleine als grote bedrijven aan te moedigen.

Hoewel dit goed nieuws is voor de grafische industrie en het MKB als sector, betekent dit niet dat bedrijven niet hun eigen best practices moeten hebben om betalingsachterstanden na te jagen en, nog beter, hun best te doen om de risico's van laattijdige betaling in de eerste plaats.

Wat kleine printbedrijven kunnen doen

PSP's kunnen actief proberen om betalingsachterstanden te voorkomen voordat ze plaatsvinden - en ze te achtervolgen wanneer ze dat doen. Het is bijvoorbeeld handig om efficiënte systemen te hebben om de kredietwaardigheid van klanten te controleren voordat ze voor hen gaan werken - kredietcontroles en referenties zijn twee manieren om te zien of de klant eerdere heeft als het gaat om slechte betaling.

"Achtergrondprofilering van nieuwe klanten en het volgen van bestaande klanten helpt ons om het risico te verminderen", zegt Nicola Cummins, Business Development Director van Propack Direct Mail. "We voeren altijd kredietcontroles uit bij potentiële nieuwe klanten, dus we zouden geen enkele klant krediet verstrekken als we daar niet tevreden mee zijn."

Bovendien kan het vaststellen van duidelijke betalingsvoorwaarden en zelfs afspreken dat te late betaling rentekosten met zich meebrengt, een klant motiveren om op tijd te betalen. Het betekent ook dat als u rente aan een factuur begint toe te voegen, ze een eerlijke waarschuwing hebben gekregen. Als u een nieuwe klant aanneemt waarbij u papier moet kopen om de klus te klaren, spreek dan vooraf voorwaarden af om de kosten hiervan te dekken.

Op de hoogte blijven

Als het facturatieproces van een bedrijf geautomatiseerd is, moet het zo worden ingesteld dat het snel herinnert wanneer accounts te laat komen en om het spoor van bewijs te creëren dat nodig kan zijn als u via de rechtbank moet betalen. Als u over de middelen beschikt, kunt u personeel inhuren dat zich bezighoudt met facturering en het najagen van betalingen of dit zelfs uitbesteden aan een derde partij.

De wetgevende omgeving is niet perfect, maar het is veel verbeterd en er zijn codes en instanties waar u een beroep op kunt doen. De Prompt Payment Code 2015 heeft talrijke ondertekenaars die ermee instemmen zich aan bepaalde betalingsregels te houden, maar het is nog niet verplicht - iets waar sommige bedrijfsleiders op aandringen. Als u verhaal moet halen, dan is de Small Business Commissioner Complaints Scheme nuttig en een alternatief voor de rechtbank voor geringe vorderingen.

Gewapend met een goed plan en deze middelen kun je jezelf in de best mogelijke positie brengen om betalingsachterstanden tot een minimum te beperken

Een andere nuttige bron voor het MKB is de Pay On Time-website. Het legt de relevante wetgeving uit, heeft een rentecalculator voor achterstallige betalingen en handige standaardsjablonen voor alles, van facturen tot aanmaningen en andere essentiële stappen bij het incasseren van schulden.

Gewapend met een goed plan en deze middelen kun je jezelf in de best mogelijke positie brengen om betalingsachterstanden tot een minimum te beperken. Als het achterstallige factuurbedrag in de tussentijd aanzienlijk daalt van dat bedrag van £ 14 miljard, kan het zijn dat het kantoor van de Small Business Commissioner eigenlijk tanden heeft.

---

Papieren spoor: hoe u een onbetaalde factuur kunt achtervolgen

De persoonlijke benadering

Een van de belangrijkste factoren voor snelle betaling is een goede werkrelatie met uw klant. Hoewel veel bedrijven gewend zijn geraakt aan het gemak van het afvuren van een elektronische factuur, ervan uitgaande dat deze automatisch wordt betaald, zijn er momenten waarop het kennen van de naam en het hebben van het e-mailadres of telefoonnummer van de persoon die verantwoordelijk is voor het betalen van u een goudstof is. Gebruik de voorwaarden voor voornaam en u kunt ervoor zorgen dat uw factuur naar de top van de stapel stijgt. “We werken samen met de klant om te begrijpen waarom betalingen in eerste instantie te laat komen en werken samen om een oplossing te vinden”, zegt Cummins.

Herinner hen aan het contract

Sommige bedrijven blokkeren de betaling door te zeggen dat ze wachten op betaling. Herinner ze er eerst voorzichtig aan dat ze je hebben gecontracteerd om werk te doen tegen afgesproken voorwaarden, en dat je betaling niet gegijzeld mag worden vanwege de manier waarop ze hun eigen bedrijf runnen.

Zachte escalatie

U mag nooit dreigementen gaan verspreiden als een bedrijf u maar een beetje te laat betaalt. Het riskeert een toekomstige relatie in gevaar te brengen die voor beide partijen voordelig zou kunnen zijn. Maar je kunt ze natuurlijk wel een betalingsherinnering per e-mail sturen. U moet een papieren spoor maken waaruit blijkt dat u redelijke inspanningen heeft geleverd om uw schuld in te vorderen, voor het geval u dit in de toekomst nodig heeft.

Minder zachte escalatie

Wanneer betalingen erg laat worden, of een klant blijft betalen totdat je je haar uittrekt, dan kun je verwijzen naar de Late Payments Act. In deze wetgeving is uw recht op rente voor betalingsachterstanden wettelijk vastgelegd, evenals vergoeding voor de kosten die u maakt om eventuele schulden te innen. U wilt dit misschien niet gebruiken voor een terugkerende, vaste klant die goed met u communiceert, maar het is van vitaal belang voor eenmalige recalcitrante klanten en degenen die u voortdurend afzetten.

De laatste uitweg

Als je alle mogelijkheden hebt uitgeput, van herinneringen tot zachtaardig overhalen, kun je juridische stappen ondernemen. Op dit punt is dat papieren spoor dat je hebt gegenereerd, van onschatbare waarde. U moet kunnen aantonen dat de niet-betaler de overeengekomen betalingsvoorwaarden heeft geschonden en ook dat u herhaaldelijk heeft geprobeerd betaling te krijgen. Natuurlijk kan de dreiging van juridische stappen net voldoende zijn om de betalingswielen te laten smeren - Cummins is het daarmee eens: “We hebben in het verleden juridische stappen ondernomen met klanten om te proberen de betaling te versnellen door een gerechtelijke procedure aan te spannen, maar zijn nooit zover gekomen zoals dat."