Proofing- en goedkeuringscycli - Een praktische gids

Paul Sherfield biedt praktisch advies over hoe u uw proofing- en goedkeuringscycli het beste kunt beheren.

"Zo zag het er niet uit op mijn scherm!"
"Ik wist niet dat ik het allemaal nog een keer moest controleren"
"Mijn baas begrijpt deze dingen niet"
"Je hebt het verkeerde bestand gebruikt!"
"Waar kijk ik naar?"

Als een of meer van deze opmerkingen van klanten bekend zijn, lees dan verder.

Heeft u een gedocumenteerd goedkeuringsproces voor bewijzen?

Deze vreemde tijden zullen ons alle tijd geven om al onze werkmethoden, systemen en praktijken na te denken. Zijn ze geschikt voor uw productmix en de behoeften van uw klant? Zullen ze nog steeds de 'beste praktijk' zijn als deze huidige crisis voorbij is, en we allemaal weer normaal worden, wat we misschien moeilijk te herkennen vinden?

Een gebied waar uw productie- en verkoopteams de tijd voor moeten nemen, is proofing en de bijbehorende goedkeuringscyclus. Het zou ook handig zijn om met uw klanten te praten en hun mening over uw systeem op dit gebied te krijgen.

Met welk doel is een proef bedoeld en welke gebieden dienen door de klant gecontroleerd te worden? Als dit niet duidelijk door de drukker wordt gecommuniceerd, kan het daarom verkeerd worden begrepen door de klant die niet weet wat er van hem wordt verwacht. Zijn uw proofingsystemen en goedkeuringscycli geschikt voor uw markt en producten en worden ze begrepen door uw klanten?

   Uw proofing- en goedkeuringscyclus moet geschikt zijn voor uw markt, klanten en product. Veel product- en printmarktgebieden, zoals online web-to-print, gebruiken soft proofing, vaak alleen voor inhoud. Andere markten, zoals verpakkingen, etiketten en hoogwaardig commercieel drukwerk, hebben wellicht veel herhalingen van kleur- en inhoudsproeven en goedkeuring nodig.   

Uw oplossingen en systemen hebben dus veel aandacht en aandacht nodig om ervoor te zorgen dat ze aansluiten bij uw klanten en marktbehoeften.

Dit gebied kan verwarring, fouten en zelfs herwerking en herdrukken veroorzaken, en de financiële resultaten kunnen ter discussie staan. Niet de manier om goede klantrelaties te creëren!

Dus, weet u zeker dat uw bewijs- en goedkeuringsproces niet bijdraagt aan de bovenstaande problemen?

Laten we eens kijken waar de bewijzen voor worden gebruikt, in dit geval zowel zachte, on-screen proofing als harde fysieke proofing; de inkjet- en on-press proeven met behulp van de productiepers.

1. Kleur goedkeuring. De proeven, zowel hard als zacht op dit gebied, worden vaak 'contractproeven' genoemd, omdat ze worden beschouwd als een kleurenmaster waaraan het gedrukte product moet voldoen. Enkele aandachtspunten:
   • Zijn uw proefdrukken in harde kleurencontracten geverifieerd volgens de juiste kleurenworkflow? Is er een ISO 12647-7 validatiesticker afgedrukt of bevestigd aan elke proef die deze informatie aan de klant geeft?
   • Geeft u de klant instructies hoe deze proef te bekijken met de juiste op D50 gebaseerde lichtomstandigheden of hun alternatief zoals TL84 voor in de winkel?
   • Hoe zorgt u ervoor dat kleurcontactproeven door uw klant worden bekeken op geprofileerde, kleuraccurate monitoren met een breed spectrum en de juiste kleurbeheerinstellingen?
   • Stuurt u een voorblad met deze softproeven met details over hoe u deze bestanden, vaak pdf's, kunt bekijken en goedkeuren?
   • Beschikken uw klanten over de juiste software om pdf-proefdrukken te bekijken en erop te reageren?
   • Wordt het bovenstaande begrepen als deze bewijzen worden gezien of bekeken door anderen binnen de organisatie van uw klant?
2. Inhoudelijke goedkeuring, zowel zachte als harde proefdrukken:
   • Begrijpen uw klanten dat deze proefdrukken alleen voor de inhoud zijn, niet voor nauwkeurige kleurgoedkeuringen?
   • Wordt dit begrepen als deze bewijzen worden gezien of bekeken door anderen binnen de organisatie van uw klant?
   • Beschikken uw klanten over de juiste software om pdf-proefdrukken te bekijken en erop te reageren?
3. Herziene bewijzen
   • Zijn ze voor kleur, inhoud of beide?
   • Moeten alleen de gecorrigeerde gebieden of alle elementen worden gecontroleerd? Dit hangt af van de omvang van de correctie en van wie deze heeft uitgevoerd, en de vereisten moeten duidelijk worden gemaakt.
   • Documenteert een bijgevoegd voorblad dit goedkeuringsproces en de fase waarin het zich bevindt?

Het goedkeuringsproces
Laten we nu aannemen dat de technische gebieden van bewijzen, zowel hard als zacht, zijn aangepakt en gecorrigeerd, en dat:

1. Alle fysieke contractproeven in kleur hebben een validatielabel waaruit blijkt dat ze voldoen aan ISO 12647-7 en de kleurbeheerde workflow en gebruikte profielen en er wordt advies gegeven over de kijkomstandigheden.
2. Het proof-goedkeuringssysteem is aanwezig.
3. Zachte proefdrukken zijn duidelijk gemarkeerd voor het doel, de kleur inclusief de kleurvoorbehoud van de monitor, of alleen inhoud.
4. Herziene bewijzen bevatten instructies over wat de klant moet controleren.

Dus wat blijft er over?

Beheren waar u en uw klant zich bevinden binnen het goedkeuringsproces:

• Is het de eerste, tweede, derde enz. Ronde van bewijzen? Hoe wordt dit geregistreerd en beheerd, op een proefbriefje, in de jobbag?
• Wie voert de correcties uit, u of levert uw klant nieuwe gecorrigeerde bestanden aan?
• Zo ja, wat voor soort terechtwijzing hebben ze nodig, begint het goedkeuringsproces dan opnieuw?
• Oudere versies van klantbestanden moeten worden beheerd om verwarring te voorkomen, dus versiebeheer is nodig.
• De uiteindelijke goedkeuring van de klant moet duidelijk en gedocumenteerd zijn
• Als deze definitieve goedkeuring afhankelijk is van het uitvoeren van verdere correcties, moet u, ondanks de instructies van uw klant, overwegen om nog een bewijs in te dienen
• Hoe worden de kosten van auteurscorrecties berekend en vastgelegd?
• Worden klanten op deze kosten gewezen voordat er actie wordt ondernomen?
• Wordt klanten gevraagd correctiekosten schriftelijk goed te keuren?

Onthoud dat oude gezegde: "Er is altijd tijd voor een herdruk!".

Enkele acties om te overwegen:

Plak de D50-sticker op fysieke contractkleurenproeven om onjuiste kijkomstandigheden aan te geven, deze kunnen opnieuw worden gebruikt. De stickers, bekeken onder onjuiste belichting, vertonen kleurstroken zoals te zien in de onderstaande afbeelding. Wanneer bekeken onder de juiste D50-lampen, zouden de strips nauwelijks zichtbaar moeten zijn.


https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

Gebruik goedkeuringsstickers / interactieve PDF / word-documenten voor goedkeuring / opmerkingen / correcties en verdere acties / opnieuw bewijzen enz



Dit interactieve formulier kan worden gedownload zodat u het aan uw behoeften kunt aanpassen en aanpassen. Het kan worden opgenomen als een voorblad voor pdf-proefdrukken of als een papieren formulier voor fysieke proefdrukken. Een online goedkeuringssysteem voor bewijzen zou echter veel transparanter en traceerbaarder zijn, zelfs voor fysieke bewijzen.

Veel gratis PDF-viewers zullen een complexe grafische PDF niet correct weergeven voor kleur of inhoud! Acrobat Professional is de 'gouden standaard'. Geef klanten dus altijd advies over kijkproblemen met andere pdf-software.