Verlaag de kosten door u te concentreren op workflowautomatisering

Ryan McAbee, directeur productieworkflow bij Keypoint Intelligence – InfoTrends, laat zien hoe kaartstrategieën en beoordelingsstatistieken uw teken- en grafische workflows kunnen transformeren.

Wat kan automatisering u opleveren? Tijd en geld. Uit een enquête van InfoTrends uit 2019 bleek dat de gemiddelde Europese printer in een jaar tijd meer dan € 1,4 miljoen kan besparen op arbeidsbesparing door 12 algemene workflowstappen te automatiseren, zoals preflighting en bestandscorrecties. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht over automatisering, zouden de meeste ondernemers geen personeelsvermindering doorvoeren. In feite zei 69% van de printers dat ze in plaats daarvan besparingen van automatisering zouden gebruiken om de mogelijkheden uit te breiden en zich te concentreren op nieuwe zakelijke kansen.

Alle printers kunnen hun workflow verbeteren door de kracht van automatisering aan het werk te zetten.

Wat is een workflow voor afdrukproductie?

Simpel gezegd, het zijn de herhaalbare en controleerbare taken en processen die worden gebruikt om werk van onboarding naar voltooiing te verplaatsen. Een eenvoudige weergave van een typische printworkflow ziet er ongeveer zo uit:

Een uitdaging bij het implementeren van workflowautomatisering is het feit dat printbedrijven in de loop van de tijd organisch groeien. Nieuwe apparatuur, met bijbehorende software, komt de winkel binnen zonder te worden geëvalueerd op de impact op de algehele workflow. Hierdoor ontstaan inefficiënties en knelpunten. De realiteit is dat workflow een gecoördineerde inspanning vereist tussen processen, mensen en technologie om deze efficiëntie te ontsluiten.

Een InfoTrends-enquête onder 130 respondenten van de printer bevestigde het gebrek aan automatisering. Een meerderheid (57%) had enige automatisering of was grotendeels geautomatiseerd, maar 41% bleef grotendeels handmatig en 2% gebruikte alleen handmatige processen. Gebaseerd op ervaringen met workflow-audits, merkt InfoTrends meestal op dat printers bepaalde delen van de workflow hebben geautomatiseerd.

Automatisering wordt sterk beïnvloed door het vermogen van de printer om software aan te schaffen en te integreren, samen met de acceptatie ervan door personeel en klanten. De FESPA Print Census 2018 van 262 respondenten van sign- en displaywinkels beschreef hun eigendom of investeringsplannen voor software. De meeste (85%) gebruikten al software voor ontwerp en prepress / RIP, maar slechts 18% voor kwaliteitscontrole en 17% voor web-to-print. Van online bestellen tot het nauwkeurig volgen van productiecapaciteit, web-to-print en print MIS-oplossingen zijn cruciaal voor het standaardiseren van job onboarding en het managen van werk via de productieprocessen. Ondanks de workflowvoordelen zijn de meeste sign- en displaywinkels niet van plan web-to-print (55%) en MIS-software (58%) te kopen.

Van de 172 respondenten op 262 die van plan waren in software te investeren, was de meerderheid (58%) van plan tot € 2.000 uit te geven, met slechts 5% meer dan € 51.000 - een gemiddelde van € 11.229. Dit plaatst sign- en displayproducenten in het nadeel ten opzichte van commerciële drukkers, die steeds vaker wide-formation printtoepassingen toevoegen, die gemiddeld € 49.720 per jaar aan software uitgeven.

Workflow-uitdagingen

Job onboarding is een puinhoop. Vroeger accepteerde een drukker de specificaties van de klant persoonlijk, via bestanden op fysieke media. Nu gaan verzoeken en bestanden van klanten vele wegen af - via verkoop, e-mail, EDI's en API's, online, mobiele apps enzovoort.

Zoveel verschillende paden, maar dezelfde informatie is nodig voor alle job onboarding: vereisten voor klantintentie (hoeveelheid, grootte, kleuren, materialen, vervaldatum enzovoort) en klantinhoud (illustraties en gegevens) moeten worden gestandaardiseerd zodat de enige variaties zijn in product en klant, ongeacht de route naar uw workflow.

Hoe minder geautomatiseerd en minder digitaal het job-onboarding-pad is, hoe groter de kans dat het proces informatie mist die nodig is voor printproductie. Het creëren en handhaven van standaardprocedures voor offline verkoop, met name voor verkopers, is van cruciaal belang. Bij workflow-audits heeft InfoTrends herhaaldelijk ontdekt dat verkopers binnen hetzelfde bedrijf niet consistent zijn met de orderintake. In veel gevallen zijn de vertegenwoordigers het er alleen over eens dat de naam van de klant vereist is, waarbij andere kritische informatie zoals taakspecificaties en leverdatum over het hoofd wordt gezien. Elk stuk ontbrekende informatie dat niet door de verkoop wordt vastgelegd, verspilt de tijd van ander personeel, zoals vertegenwoordigers van de klantenondersteuning, die de informatie uiteindelijk in een afdrukbeheertool moeten stoppen.

Er is één enkel registratiesysteem vereist om al deze elementen vast te leggen, één 'brein' dat de intentie en inhoud van de klant soepel kanaliseren in een universele workflow. Dit brein kan een print-MIS, enterprise resource planning (ERP) -software of een universeel dashboard zijn.

Met een enkele weergave van bewerkingen kunnen printers in één oogopslag zien:

• Hoeveel banen zijn er in productie?
• Hoeveel zijn vertraagd?
• Hoeveel hebben de Service Level Agreement (SLA) gemist?
• Waar zit het knelpunt van vandaag?

Hoe beginnen we het te repareren?

Om te beginnen moeten grootformaatwinkels hun workflows volgen. Begin met het identificeren van uw beste applicaties en volg die vanaf het moment dat een klant het product aanvraagt tot het moment dat het wordt geleverd. Onderweg voert u workflow-routemapping uit (zie hieronder) om de gebruikte mensen, processen en technologie te documenteren die knelpunten zullen benadrukken en zullen leiden tot corrigerende maatregelen om de workflow te verbeteren.

Beoordelingsstatistieken

Evalueer het volgende:

• Standaard operationele procedures (SOP's)

Gedefinieerd, gedocumenteerd, gevolgd en vertaald in snelstarttraining.

• Workflows

Geoptimaliseerde processen en automatisering volgens best practices om klantenbestanden in te voeren, te verwerken en uit te voeren

• Empowerment van klanten

Mogelijkheid voor klanten om zelfbediening en inhoud, bestellingen en status te beheren.

• Eén systeem van record

De enige opslagplaats van nauwkeurigheid en waarheid voor klant- en bedrijfsgegevens.

• Weergave van bewerkingen

Productiedashboards of -rapporten die toegankelijk zijn voor elke productiegerelateerde medewerker om de locatie en status van een taak te bekijken.

• Softwaregebruik

Implementatie van software om het potentiële voordeel voor de operatie te maximaliseren

• Noodherstel

Beleid, hulpmiddelen en procedures om te herstellen van een natuurramp of door de mens beïnvloede ramp

• Failover- en overloopplan

Beleid, tools en procedures om de productie naadloos over de organisatie te verplaatsen tijdens piekvragen of black-outs van resources.

• IT-infrastructuur

Algemene robuustheid van fysieke componenten, dwz computers en netwerken.

• Optimalisatie van het personeel

Geschiktheid van rollen en personeelsniveaus om de organisatiedoelen te bereiken.

Voordelen van slimme printproductie

De voordelen van het transformeren van de bovenstaande workflowfasen van langzame, foutgevoelige en reactieve naar naadloze, verbonden en slimme processen zijn duidelijk. In plaats van handmatige aanraakpunten van begin tot eind, waarbij elke taak zijn eigen reis heeft, zou een slim systeem gegevens gebruiken om het verwerkingspad te sturen, waardoor het aantal door het personeel vereiste aanraakpunten tot een minimum wordt beperkt. Een slimme workflow bespaart tijd en geld die uiteindelijk opnieuw kan worden geïnvesteerd om uw bedrijf toekomstbestendig te maken.

Dus waar wacht je op?

Ryan McAbee , directeur productieworkflow bij Keypoint Intelligence – InfoTrends