Waarom automatiseringssoftware zinvol is

Automatiseringssoftware vermindert fouten en versnelt workflows. Mis je iets?

Snelheid. Efficiëntie. Waarde. Gewild door drukkers - en inderdaad alle industrieën - sinds het begin van de productie. Tegenwoordig is het bijna onmogelijk om ze te realiseren zonder de voordelen van automatisering te bespreken.

Automatiseringssoftware stelt printers in staat om sneller te reageren en die kleinere, unieke runs te leveren die nodig zijn voor op maat gemaakte producten, en het vermindert fouten met taakspecificaties, contactgegevens, kleurprofiel en alles wat is ingesloten in bestanden om de taak door geautomatiseerde preflight en aan te leiden tot productie. De beste systemen verzamelen ook klant- en taakgegevens terwijl taakbestanden in uw inbox terechtkomen.

Maak kennis met de prepress-pioniers

Uit een onderzoek van InfoTrends uit 2018 bleek dat 41,9% van de Europese drukkers die hun omzet in de afgelopen vijf jaar verhoogden, de winst toeschreef aan investeringen in automatiseringssoftware, terwijl uit een onderzoek uit 2019 van hetzelfde bedrijf bleek dat automatisering de gemiddelde Europese printer meer dan € 1,4 kan besparen. per jaar aan arbeidskosten.

Een bedrijf dat een cruciale rol speelt in de beweging naar automatisering, is het in België gevestigde Enfocus. Waar Aldus 'Open prepress-interface en Markznet's gestandaardiseerde protocollen niet van de grond kwamen, glipten Enfocus' Switch- en PitStop Pro-oplossingen binnen om een integraal onderdeel te worden van de workflowsystemen van veel printers.

“Kortom: PitStop controleert, repareert en bewerkt pdf's”, legt Enfocus Managing Director Wim Fransen uit. "Het is een plug-in die automatisch controleert op elke denkbare fout in een pdf-bestand, en je vervolgens de mogelijkheid geeft om het zelf te repareren of het automatisch te laten doen."

Wim Fransen, Managing Director van Enfocus

“Switch daarentegen is software die verschillende systemen samenbrengt onder één geautomatiseerde paraplu. U bouwt uw workflow op zoals u dat wilt en u kunt API's uit de Enfocus App Store gebruiken om elke gewenste functionaliteit toe te voegen. "

Metadata en XML zijn cruciaal in dit proces. Metadata zijn data over data: het kan structureel zijn (data over de containers met data) of beschrijvend (de auteur, creatiegegevens). XML (het staat voor Extensible Mark-up Language) biedt een lingua franca voor het combineren van klantgerichte portals met interne geautomatiseerde systemen. Het is zowel machinaal leesbaar als leesbaar door mensen.

Switch-workflows gebruiken XML en bestandsmetagegevens om intelligente bestandsortering, verwerking en communicatie met managementinformatiesystemen, enterprise resource planning of web-to-print te sturen.

Automatisering is onvermijdelijk als u de marges winstgevend wilt houden en concurrerend wilt blijven

De software is bijzonder populair bij bedrijven die worden belegerd door handmatige, repetitieve taken. Tegenwoordig komen printopdrachten binnen via een groot aantal wegen - verkoop, e-mails, mobiele apps, online, enzovoort - maar Switch elimineert de noodzaak voor een menselijke medewerker om ze te beheren, door automatisch de juiste bestanden naar de juiste bestemmingen te sturen voor onboarding.

“Dat scheelt bedrijven enorm veel tijd en middelen”, zegt Wim. "Middelen die kunnen worden besteed aan andere elementen van het bedrijf die tegenwoordig steeds belangrijker worden, zoals e-commercesites en marketing - het gaat niet alleen meer om het gedrukte product."

Even belangrijk is dat Switch betekent dat afdelingen in het hele bedrijf met elkaar verbonden zijn en dat alle partijen dezelfde gegevens en bewerkingen ontvangen als ze plaatsvinden. “Er is geen risico dat taakgegevens op verschillende manieren op verschillende plaatsen worden gedupliceerd, en alle mogelijke fouten die daarbij horen,” zegt Wim. "Al onze producten werken goed samen", merkt hij op. "Wij geloven niet in het automatiseren van uw prepress zonder een manier om de invoerbestanden te garanderen die naar die automatisering gaan."

Begin met het laaghangende fruit, zoals het automatiseren van repetitieve taken - u krijgt meer voordelen die resulteren in meer winst

Vooruitkijkend zegt Wim dat het bedrijf het ecosysteem rond Switch wil uitbreiden, met name wat betreft de app store. “Als je op zoek bent naar een bepaald type integratie - stel dat je een bepaald type planningsinterface hebt dat je wilt gebruiken - dan kun je naar de app store gaan om te zien of daar een kant-en-klare is. We werken constant samen met allerlei leveranciers om er meer van te bouwen. "

De leeftijd van angst

Het bedrijf werkt ook aan het uitbreiden van zijn bedrijfsaanbod om in te spelen op de veranderende arbeidswereld. "We werken aan functies zoals verwerking op afstand en tools onder de motorkap die bedrijven gegevens en KPI's over hun projecten opleveren", zegt Wim. Hij voegt eraan toe dat Enfocus bijzonder bewust is van het handhaven van een duidelijke en eenvoudige gebruikersinterface, aangezien veel van zijn klanten nieuw zijn in de digitale kant van de dingen en "minder technisch" zijn dan de volgende generatie printmedewerkers.

"Het idee van automatisering kan een beetje overweldigend lijken, vooral voor meer old-school printers die gewend zijn om op een zeer traditionele manier te werken", zegt Andrew Bailes-Collins, Senior Product Manager bij PitStop. 'Maar het is een feit dat als je er nog niet naar hebt gekeken, je zeker achter de bocht loopt en waarschijnlijk de pijn al voelt. Automatisering is onvermijdelijk als je de marges winstgevend wilt houden en concurrerend wilt blijven. "

Andrew Bailes-Collins, Senior Product Manager bij Enfocus

En hoe zit het met banenverlies in de nabije toekomst? Automatisering gaat vaak gepaard met de angst bij medewerkers dat ze niet aan de eisen voldoen. Maar in plaats van massale werkloosheid in te luiden, zou automatisering ervoor kunnen zorgen dat werknemers een nieuwe bestemming krijgen om de klantenservice te verbeteren, te innoveren of nieuwe inkomstenstromen te openen.

Zoals Andrew opmerkt, is er veel ondersteuning beschikbaar voor PSP's die automatisering in hun workflow willen integreren. "Onze partners zullen drukkers helpen om op snelheid te komen, of dat nu in opleiding is of bij het werven van de juiste mensen", zegt hij. “En eigenlijk is het goed om klein te beginnen. Begin met de belangrijkste pijnpunten en ga dan verder met de volgende fase. "

Het is eigenlijk goed om klein te beginnen. Begin met de belangrijkste pijnpunten en ga dan verder met de volgende fase

Wim zegt dat een van de grootste fouten die hij printers ziet maken met automatisering, is dat ze alles in één keer proberen te doen. 'Het is niet ongebruikelijk dat een printer' Oh! We moeten automatiseren, anders gaan we dood! ' en dan heel veel geld gooien naar een groot project. Maar dat is niet nodig. Begin met het laaghangende fruit, zoals het automatiseren van repetitieve taken - je krijgt meer voordelen die resulteren in meer winst. "

Voor veel printers lijkt automatisering steevast een andere technische uitgave, maar software zoals Switch en PitStop is relatief goedkoop - de grootste investering komt met veranderingsbeheer. “Mensen zullen op verschillende manieren moeten werken en anders diepgewortelde processen moeten heroverwegen, en dat kan verborgen kosten met zich meebrengen”, zegt Wim. "Helaas is het niet iets dat je niet kunt doen."