XML – de eerste stap naar automatisering

Het begrijpen van de verschillende formaten en standaarden die worden gebruikt bij gegevensoverdracht is cruciaal in de reis naar automatisering. Andrew Bailes-Collins van Enfocus helpt ons grip te krijgen op XML.

Andrew Bailes-Collins, senior productmanager bij printsoftwarespecialist Enfocus, heeft de ontwikkeling van de grafische industrie van dichtbij meegemaakt, van traditionele handmatige processen tot de steeds verder toenemende gedigitaliseerde en geautomatiseerde staat. Hij begon zijn carrière als letterzetter – hij is de vierde generatie van zijn familie die drukker wordt – en is met de tijd meegegaan naarmate de technologie vorderde, en heeft de afgelopen 25 jaar in software en automatisering gewerkt.

"De grafische industrie is in een constante staat van technische evolutie geweest, van de oudere, handmatige, analoge manieren van werken met artworkborden, camera's en film, tot het punt waarop nu alles digitaal is", zegt Andrew.

“Het eerste mainstream digitale formaat was Adobe PostScript; daarvoor waren digitale bestandsindelingen meestal op afbeeldingen gebaseerd en eigendom van fabrikanten zoals Scitex en Crosfield. De grote verandering die plaatsvond met PostScript - dat de revolutie van desktop publishing begon - was dat bestanden werden gegenereerd door relatief goedkope ontwerptoepassingen die op desktopcomputers draaiden, waardoor creatietools voor het eerst in handen van ontwerpers kwamen. Dit betekende dat ze zelf kunstwerken konden maken in plaats van te proberen hun visie over te brengen aan letterzetters en tekenaars en op hen te vertrouwen om het tot leven te brengen.

Als je iets drie keer of vaker handmatig moet doen, moet je het automatiseren

“PostScript was een grote stap voorwaarts, maar de bestanden waren vaak erg groot, duurden vaak lang om te maken en waren soms een erg frustrerend formaat. Daarna volgde PDF, hoewel dat nooit ontworpen was om af te drukken: het was ontworpen als een draagbaar document voor een papierloos kantoor. Maar de grafische industrie zag zijn potentieel en omarmde het, en plotseling werd het iets dat drukkers konden gebruiken omdat het allemaal op zichzelf stond. U kunt een PDF maken, deze bekijken, controleren, bewerken, opleggen en eenvoudig uitvoeren. PDF is veel efficiënter en kleiner dan PostScript, dus het was weer een enorme stap voorwaarts voor de industrie.”

De geautomatiseerde toekomst

Voor veel mensen worden deze verbeteringen in termen van gemak en efficiëntie die de digitalisering teweegbracht nog steeds beschouwd als workflowautomatisering. Maar, zegt Andrew, automatisering is nu iets veel uitgebreider.

"Als je iets drie keer of vaker handmatig moet doen, moet je het automatiseren", zegt Andrew. “Als je bijvoorbeeld handmatig een e-mailbijlage op een server moet opslaan voor elke taak die je bedrijf binnenkomt, ben je waarschijnlijk elke dag uren bezig met het opslaan van e-mails. Dat is niet productief of voegt waarde toe, dus de automatiseringstrend is om de software dat soort ondergeschikte repetitieve taken voor u te laten doen, wat betekent dat u ander werk kunt doen dat waarde toevoegt of waarvoor u kosten in rekening kunt brengen.

Een JDF-bestand in XML

“Daarnaast is er connectiviteit. Of het nu een database, een website of een web-to-print-systeem is, waarom zou u ze niet met elkaar laten praten, dingen tussen elkaar verplaatsen en al die automatisering aansturen, zodat u achterover kunt leunen en het kunt zien gebeuren?”

Je taal spreken

Hier komt XML om de hoek kijken. Technisch gezien is XML – wat staat voor Extensible Markup Language – een open standaard programmeertaal of bestandsformaat dat een reeks regels definieert voor het coderen van documenten op een manier die zowel door mensen leesbaar als door machines leesbaar is . XML is ook de technologie die ten grondslag ligt aan webservices en wordt gebruikt door bekende toepassingen zoals Microsoft Office of Apple Pages. In praktische termen is XML een manier om informatie of gegevens op te slaan, die gegevens te manipuleren en gegevens te verplaatsen op een manier die door meerdere systemen in een geautomatiseerde wereld kan worden gelezen.

“Laten we zeggen dat je een digitale printer hebt en je hebt drie papierladen waar je RIP kan bepalen hoe die engine werkt – welke papierlade je moet gebruiken, welke resolutie je moet gebruiken, of het nu in kleur of zwart-wit is, dat soort dingen”, zegt André.

“Misschien heb je een andere workflow-setup en moet de operator de zwart-witjobs realiseren en scheiden van de kleurenjobs. Maar als er een XML-bestand bij de taak zat, zou dat alles automatisch instellen en zou niemand iets hoeven aan te raken.

XML is gewoon een veelgebruikte manier om informatie te verplaatsen, en het is de basis van automatisering

“Een andere toepassing zou een web-to-print systeem zijn. Stel dat een klant 1.000 exemplaren op een bepaald papier wil, op een bepaalde datum op een bepaald adres bezorgd. U kunt al die metadata laten loggen, maar u moet die gegevens van het ene systeem naar een ander systeem krijgen - dus u exporteert een XML van uw eerste systeem en importeert het vervolgens in het volgende systeem.

“Die XML kan zijn gegenereerd door een website waar de klant de informatie zelf invoert, of het kan afkomstig zijn van een managementinformatiesysteem, waar alle taakinformatie staat en waar een schatting is gemaakt. Hoe het ook is gemaakt, de manier waarop taakinformatie door het bedrijf kan gaan, kan via een XML-bestand zijn.”

Afdrukspecificaties

Specifiek voor de grafische industrie is een speciale XML-bestandsindelingsstandaard ontwikkeld, JDF genaamd – 'Job Definition Format'. (In een toekomstig artikel zullen we in meer detail op JDF ingaan.) Maar in de dagelijkse productie, tenzij een printer reden heeft om rechtstreeks met XML-bestanden te werken, zullen ze ze waarschijnlijk niet eens opmerken – ze zijn gewoon een onderdeel van het geautomatiseerde proces.

“De enige uitzondering daarop is mogelijk als je te maken hebt met een bedrijf dat een soort feed gebruikt – postadressen voor direct mail of iets dergelijks. In dat geval kan een drukkerij de gegevens als een XML-bestand krijgen, omdat het van het ene systeem is geëxporteerd en het door het afdruksysteem moet worden gelezen”, zegt Andrew.

“En de andere keer dat printers bewust met XML te maken krijgen, is natuurlijk wanneer ze hun interne processen willen verbeteren. XML is in wezen een kanaal, een manier om informatie van 'a' naar 'b' te verplaatsen, wanneer 'a' en 'b' op technisch niveau niet echt met elkaar praten.

“Het is een kwestie van er informatie uit exporteren, de juiste informatie uit de XML halen en op de juiste plaats zetten. Er zijn tools die je daarbij helpen – zoals ons Enfocus Switch-workflowautomatiseringsplatform – maar in wezen is XML gewoon een veelgebruikte manier om informatie te verplaatsen, en het is de basis van automatisering.”

Automatisering: knelpunten deblokkeren

"Als printbedrijven denken aan automatisering, hebben veel mensen de neiging om naar het grote geheel te kijken en alles tegelijk te doen", zegt Andrew. “Ze komen met een allesomvattende specificatie van wat het hele bedrijf nodig heeft. Maar dat kan een jaar tot anderhalf jaar duren om te schrijven; tegen de tijd dat het is geschreven, is het praktisch verouderd.

“In plaats daarvan raden we aan om een pijnpunt of een knelpunt te vinden waardoor uw bedrijf inkomsten of productiviteit verliest. Focus op dat probleem, automatiseer dat proces en los het op. Als je dat proces hebt opgelost, zoek dan het volgende probleem en los dat op. En dan ga je door tot je uiteindelijk weer bij het eerste nummer terugkomt, want het is weer een bottleneck geworden en al het andere is zo efficiënt.”