Zes manieren om uw bedrijf toekomstbestendig te maken tegen regelgevingsrisico's

Hoe kunnen drukkers anticiperen op veranderingen in de regelgeving en hun winstgevendheid behouden?

Het regelgevingslandschap voor alle sectoren evolueert snel om rekening te houden met toenemende risico's - en kansen - rond duurzaamheidskwesties. De grafische industrie is zeker geen uitzondering, met een aantal wetswijzigingen in het verschiet die van invloed zullen zijn op bedrijven van elke omvang in het VK en Europa.

Het doorvoeren van deze veranderingen zal ongetwijfeld lastig blijken te zijn voor velen in de printbusiness die al voor tal van uitdagingen staan. Naleving is echter van cruciaal belang, niet alleen om mogelijke boetes te voorkomen, maar ook om de veerkracht van het bedrijf op te bouwen. Veel van de regelgeving die van invloed is op printers, is gericht op bredere risicobeperking en operationele veranderingen die de efficiëntie zullen vergroten en kostenbesparingen zullen vergroten - iets dat bovenaan de agenda moet staan voor bedrijven die willen gedijen in een omgeving die steeds uitdagender wordt.

Het kan echter een uitdaging zijn om te weten hoe de veranderende regelgeving moet worden aangepakt. In dit artikel bekijken we zes manieren waarop drukkers zich kunnen aanpassen aan de komende veranderingen en zich dienovereenkomstig kunnen voorbereiden, zodat ze veerkrachtig en winstgevend blijven.

1. Blijf op de hoogte van nieuws uit de branche

Veranderingen in regelgeving gebeuren niet van de ene op de andere dag - de branche is volop op de hoogte van aanstaande nalevingsvereisten. Een voor de hand liggend eerste actiepunt is dan ook om ervoor te zorgen dat u op de hoogte bent van relevant nieuws uit de printsector, zodat u als eerste op de hoogte bent van aanstaande veranderingen. Wettelijke inhoud kan worden verkregen uit verschillende gemakkelijk doorzoekbare bronnen – waaronder FESPA – en via meerdere kanalen zoals RSS-feeds, e-mailmeldingen of trefwoordwaarschuwingen op sociale platforms zoals Twitter en LinkedIn.

2. Krijg een compleet beeld van uw bedrijf

Een belangrijke reden waarom drukkers zich zorgen maken over veranderende regelgeving, is dat het voor hen niet duidelijk is hoe dit hun bedrijf zal beïnvloeden, omdat ze geen duidelijk beeld hebben van de processen en activiteiten. Bedrijven die goed presteren op het gebied van duurzaamheid zullen een goed begrip van hun bedrijf hebben, maar een diepere analyse die een breder scala aan zakelijke risicofactoren omvat, is een waardevol bezit. Dit stelt bedrijven in staat om snel en gemakkelijk compliance-uitdagingen te identificeren zonder elke keer dat er nieuwe regelgeving wordt voorgesteld, een analyse vanaf nul te hoeven beginnen.

Er zijn meerdere raamwerken beschikbaar voor bedrijven die een uitgebreide bedrijfsanalyse willen uitvoeren, van de eenvoudige SWOT-matrix (gebruikt om sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen te identificeren) tot de uitgebreidere PESTLE-analyse, die politieke, economische, sociale, technologische, juridische en omgevingsfactoren. De output van SWOT en PESTLE moet worden gecombineerd om een risicoregister te vormen waarin problemen worden gescoord om prioriteit te geven aan de hoogste risicofactoren. Deze raamwerken geven vanuit veel verschillende invalshoeken een overzicht van de hele organisatie, waarnaar vervolgens kan worden verwezen bij veranderende regelgeving.

3. Wijs verantwoordelijkheid toe

Door ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit als het gaat om de logistiek van het doorvoeren van operationele veranderingen, worden knelpunten in de vroege stadia van actie voorkomen. Daarom is het belangrijk om de rollen en verantwoordelijkheden te verduidelijken van degenen binnen het bedrijf die de naleving beheren om verantwoording af te leggen. De juiste informatie moet de juiste mensen bereiken en het moet duidelijk zijn wiens taak het is om actie te ondernemen op veranderende vereisten. Als uw bedrijf nog geen nalevingsstrategie heeft, is dit het moment om er een te creëren, idealiter met het senior management en een duidelijk inzicht in het hele proces.

4. Identificeer investeringsmogelijkheden

Dit zijn uitdagende tijden voor bedrijven in alle sectoren, en het is begrijpelijk dat winstmarges op dit moment een belangrijke overweging zijn. Aangezien aanstaande wijzigingen in de regelgeving echter leiden tot maatregelen die de duurzaamheid verbeteren, kunnen bedrijven zich voorbereiden op naleving door te investeren in technologieën die de efficiëntie verbeteren en de impact op het milieu verminderen.

Automatisering, digitalisering en afvalbeheer zijn belangrijke gebieden die drukkerijen onderzoeken en erkennen dat investeringen hier niet alleen het nalevingspotentieel vergroten, maar ook helpen geld te besparen en de duurzaamheidsreferenties te verbeteren waar consumenten en investeerders steeds meer om vragen.

Bovendien zal geschikte opleiding van het personeel een sleutelrol spelen bij het vergroten van de duurzaamheid, dus bedrijven moeten ervoor zorgen dat bijscholing dezelfde prioriteit krijgt. Door ervoor te zorgen dat iedereen binnen het bedrijf de risico's en kansen op het gebied van duurzaamheid begrijpt, wordt het gemakkelijker om in een vroeg stadium wegen te identificeren voor naleving van de regelgeving.

5. Onderzoek beschikbare ondersteuning

Van bedrijven wordt niet verwacht dat ze veranderingen in de regelgeving zelf uitvogelen – nieuwe regels en richtlijnen gaan vergezeld van een schat aan ondersteuning, of dat nu gaat om begeleiding of financiering. Zo zal de EU-strategie voor duurzaam en circulair textiel worden ondersteund door de Europese partnerschappen van Horizon Europa, het LIFE-programma en het programma Digitaal Europa. De Britse regering biedt ondertussen uitgebreid advies en zelfs belastingvermindering op de Plastics Packaging Tax. Ondersteunende initiatieven en programma's worden routinematig gepromoot en besproken naast verhalen over aanstaande wijzigingen in de regelgeving - doe er uw voordeel mee.

6. Overweeg certificering

Steeds vaker kiezen bedrijven over de hele linie voor certificering en accreditatie op het gebied van duurzaamheid. Het naleven van normen zoals ISO 14001 of het verkrijgen van B Corp-certificering maakt niet alleen duidelijk voor consumenten en investeerders dat ze een duurzame keuze vertegenwoordigen, maar biedt ook een nuttig kader dat ervoor zorgt dat ze best practices leveren – en dus in de beste vorm verkeren voor wijziging van regelgeving. Dergelijke initiatieven bieden doorgaans ook ondersteuning bij het doorvoeren van strategische bedrijfsveranderingen en bieden waardevolle mogelijkheden voor samenwerking en kennisuitwisseling tussen organisaties.