Ako postupovať pri oneskorenej platbe

Plánujte dopredu, aby ste zmiernili problémy s hotovostnými tokmi.

Oneskorené platby malé tlačové spoločnosti veľmi dobre pociťujú. Aby si splnili režijné náklady, musia si často požičiavať alebo prečerpávať kontokorenty so sprievodnými úrokovými poplatkami. Znamená to, že nemôžu investovať do nových obchodných príležitostí, personálneho zabezpečenia alebo vybavenia, a samozrejme to môže mať priamy vplyv na to, ako rýchlo sú schopní zaplatiť svojim dodávateľom. Jedna bankrotujúca firma môže mať čoskoro efekt reťazového zapojenia - a ak skutočne veľký podnik zlyhá alebo nedokáže zaplatiť, vlny sa môžu rozšíriť široko ďaleko.

FSB tvrdí, že existencia tejto kultúry oneskorených platieb je zodpovedná za zlyhanie desiatok tisíc malých podnikov ročne a mnoho poskytovateľov tlačových služieb sa dostalo k múry kvôli oneskorenej platbe

Dopad oneskorených platieb

Nie je žiadnym tajomstvom, že oneskorené platby sú skutočným problémom všetkých MSP. Aj keď ich počet z roka na rok kolíše, Britská federácia malých firiem (FSB) odhaduje, že fakturácia v súčasnosti predstavuje asi 14 miliárd GBP. Je to niečo, čo tlačový sektor pociťuje obzvlášť akútne, keď počiatočné náklady ochromia nejednu firmu, keď klient zaplatí po dohodnutých podmienkach alebo, čo je ešte horšie, vôbec.

FSB tvrdí, že existencia tejto kultúry oneskorených platieb je zodpovedná za zlyhanie desaťtisícov malých podnikov ročne a mnoho poskytovateľov platobných služieb sa dostalo do siete kvôli oneskoreným platbám. Vďaka tlačiarňam, ktoré majú záujem udržiavať lisy v chode, môže nezaplatenie viesť k špirále problémov. Spoločnosti sa musia brať na seba dlhy, aby sa udržali nad vodou alebo prijali úlohy, z ktorých by sa inak vyhli.

Pomoc však môže byť po ruke. V roku 2017 vláda vymenovala komisára pre malé podniky, ktorý bojuje za malé podniky, a spustila nezávislý systém sťažností. Webové stránky Úradu komisára pre malé podniky výslovne uvádzajú, že boli zriadené najmä na pomoc pri riešení problémov s platbami a na podporu potreby spravodlivých platobných postupov v malých aj veľkých podnikoch.

Aj keď je to dobrá správa pre tlačiarenský priemysel a malé a stredné podniky ako odvetvie, neznamená to, že by podniky doteraz nemali mať zavedené vlastné osvedčené postupy pre naháňanie oneskorených platieb a ešte lepšie je snažiť sa minimalizovať riziká oneskorená platba na prvom mieste.

Čo môžu robiť malé tlačové spoločnosti

Poskytovatelia platobných služieb sa môžu aktívne pokúsiť zabrániť oneskoreným platbám skôr, ako k nim dôjde - a prenasledovať ich, keď k nim dôjde. Napríklad je užitočné mať efektívne systémy kontroly dôveryhodnosti zákazníkov pred prácou pre nich - kreditné kontroly a referencie sú dva spôsoby, ako zistiť, či má klient v prípade zlej platby predchádzajúce.

„Profilovanie na pozadí u nových zákazníkov a monitorovanie existujúcich zákazníkov nám pomáha znižovať riziko,“ hovorí Nicola Cummins, riaditeľka obchodného rozvoja spoločnosti Propack Direct Mail. "Vždy robíme úverové kontroly u potenciálnych nových zákazníkov, takže by sme neposkytli úver žiadnemu zákazníkovi, ak s nimi nie sme spokojní."

Navyše, stanovenie jasných platobných podmienok a dokonca súhlas s tým, že za oneskorenú platbu budú účtované úroky, môže zákazníka motivovať k tomu, aby zaplatil včas. Znamená to tiež, že ak začnete pripočítavať úroky k účtu, dostali spravodlivé varovanie. Ak prijímate nového klienta, u ktorého si budete musieť kúpiť papier, aby ste mohli prácu zvládnuť, dohodnite si s ním podmienky, ktoré pokryjú jeho náklady vopred.

Stále na vrchole

Ak je proces fakturácie spoločnosti automatizovaný, je potrebné ju nastaviť tak, aby vydala okamžité upomienky, keď dôjde k omeškaniu účtov, a aby vytvorila stopu dôkazov, ktoré môžu byť potrebné, ak budete musieť pokračovať v platbe súdnou cestou. Ak máte prostriedky, môžete si najať pracovníkov zaoberajúcich sa fakturáciou a stíhaním platieb alebo ich dokonca outsourcovať s treťou stranou.

Legislatívne prostredie nie je dokonalé, ale je oveľa vylepšené a existujú kódexy a orgány, na ktoré sa môžete obrátiť. Kódex na rýchle platby z roku 2015 má veľa signatárov, ktorí súhlasia s dodržiavaním určitých platobných pravidiel, ale ešte to nie je povinné - niečo, čo sa niektorí vedúci pracovníci usilujú presadiť. Ak sa potrebujete domáhať nápravy, je užitočný systém sťažností na komisára pre malé podniky a alternatívu k súdu pre malé spory.

Vyzbrojení dobrým plánom a týmito zdrojmi sa môžete dostať do najlepšej možnej situácie, aby ste minimalizovali oneskorené platby

Ďalším užitočným zdrojom pre malé a stredné podniky je webová stránka Pay On Time. Vysvetľuje príslušné právne predpisy, má kalkulátor úrokov z omeškania a užitočné štandardné šablóny pre všetko od faktúr po upomienky a ďalšie dôležité kroky pri vymáhaní dlhu.

Vyzbrojení dobrým plánom a týmito zdrojmi sa môžete dostať do najlepšej možnej situácie, aby ste minimalizovali oneskorené platby. Ak medzitým významne poklesne fakturovaná čiastka z tejto sumy 14 miliárd GBP, je možné, že úrad komisára pre malé podniky má skutočne nejaké zuby.

---

Papierová stopa: ako prenasledovať nezaplatenú faktúru

Osobný kontakt

Jedným z kľúčov na zabezpečenie rýchlej platby je dobrý pracovný vzťah s klientom. Aj keď si veľa spoločností zvyklo na ľahké odpálenie elektronickej faktúry za predpokladu, že bude uhradená automaticky, niekedy existuje znalosť mena a e-mailovej adresy alebo telefónneho čísla osoby zodpovednej za platbu za zlatý prach. Zmierte sa s menom a dajte pozor, aby sa vaša faktúra zvýšila na hornú časť hromady. „Spolupracujeme so zákazníkom, aby sme pochopili, prečo sú platby v prvom rade oneskorené, a spoločne hľadáme riešenie,“ hovorí Cummins.

Pripomeňte im zmluvu

Niektoré spoločnosti pozastavia platby a povedia, že čakajú na vyplatenie. Najprv im jemne pripomínajte, že vás poverili prácou za dohodnutých podmienok, a vaša platba by nemala byť rukojemníkom kvôli tomu, ako podnikajú.

Jemná eskalácia

Nikdy by ste nemali začať vyhadzovať vyhrážky, ak vám spoločnosť platí len mierne neskoro. Riziko ohrozenia budúceho vzťahu, ktorý by mohol byť obojstranne výhodný. Môžete im však samozrejme poslať e-mail s pripomenutím platby. Musíte vytvoriť papierovú stopu, ktorá ukazuje, že ste vyvinuli primerané úsilie na vymáhanie dlhu, pre prípad, že by ste to v budúcnosti potrebovali.

Menej jemná eskalácia

Keď platby veľmi meškajú alebo zákazník vytrvalo oneskoruje platby, kým si neroztrhnete vlasy, môžete poukázať na zákon o oneskorených platbách. Tento právny predpis zakotvuje do zákona vaše právo na úrok z omeškania a tiež kompenzáciu nákladov, ktoré vám vzniknú pri vymáhaní akýchkoľvek dlhov. Možno to nebudete chcieť použiť pre opakovaného a oporného zákazníka, ktorý s vami komunikuje dobre, ale je nevyhnutný pre jednorazových neposlušných klientov a tých, ktorí vás vytrvalo fobia.

Posledná možnosť

Ak ste vyčerpali každú cestu od upomienok k jemnému prehováraniu, môžete podniknúť právne kroky. V tomto okamihu je tá papierová stopa, ktorú ste vygenerovali, neoceniteľná. Musíte byť schopní preukázať, že neplatiteľ porušil dohodnuté platobné podmienky, a tiež, že ste sa opakovane pokúšali získať platbu. Samozrejme, hrozba právnych krokov môže stačiť na to, aby sa platobné kolieska premazali - Cummins s tým súhlasí: „V minulosti sme podnikli právne kroky so zákazníkmi, aby sme sa pokúsili urýchliť platby vydaním súdneho konania, ale nikdy sme sa nedostali tak ďaleko ako to. “