Cykly overovania a schvaľovania - praktický sprievodca

Paul Sherfield ponúka praktické rady, ako najlepšie spravovať vaše cykly kontroly a schvaľovania.

"Na mojej obrazovke to tak nevyzeralo!"
"Nevedel som, že to musím všetko znova skontrolovať"
"Môj šéf týmto veciam nerozumie."
"Použili ste nesprávny súbor!"
"Čo zisťujem?"

Ak sú niektoré alebo všetky tieto komentáre zákazníkov známe, čítajte ďalej.

Máte zdokumentovaný proces schvaľovania dôkazov?

Tieto zvláštne časy nám dajú všetok čas na zváženie všetkých našich pracovných metód, systémov a postupov. Boli vhodné pre váš produktový mix a potreby vašich klientov? Budú aj po ukončení tejto súčasnej krízy „najlepším postupom“ a všetci sa vrátime do normálu, ktorý je pre nás ťažké rozpoznať?

Oblasťou, ktorú by mali vaše výrobné a predajné tímy venovať dostatok času, je kontrola a súvisiaci schvaľovací cyklus. Bolo by tiež užitočné hovoriť so svojimi zákazníkmi a získať ich názory na váš systém v tejto oblasti.

Na aký účel je určený dôkaz a aké oblasti by mal zákazník skontrolovať? Ak to tlačiareň jasne nekomunikuje, môže to znamenať nesprávne pochopenie pre zákazníka, ktorý nevie, čo sa od neho očakáva. Sú vaše systémy kontroly pravopisu a schvaľovacie cykly vhodné pre váš trh a výrobky a vaši zákazníci im rozumejú.

   Váš cyklus kontroly a schvaľovania by mal byť vhodný pre váš trh, zákazníkov a produkt. Mnoho oblastí trhu výrobkov a tlače, napríklad online web na tlač, použije mäkký nátlak, často iba pre obsah. Ostatné trhy, ako sú obaly, štítky a špičková komerčná tlač, môžu vyžadovať mnoho iterácií kontroly farebnosti a obsahu a schválenia.   

Vaše riešenia a systémy teda musia byť dôkladne premyslené a zvážené, aby sa zabezpečilo, že zodpovedajú vašim zákazníkom a potrebám trhu.

Táto oblasť môže spôsobiť zmätok, chyby a dokonca aj prepracovanie a opätovnú tlač a finančné výsledky môžu byť predmetom sporu. Nie je to spôsob vytvárania dobrých vzťahov so zákazníkmi!

Ste si teda istý, že váš dôkazný a schvaľovací proces neprispieva k vyššie uvedeným problémom?

Pozrime sa na to, na čo sa používajú dôkazy, v tomto prípade týkajúce sa mäkkej kontroly na obrazovke a tvrdej fyzickej kontroly; atramentové a tlačové nátlačky pomocou produkčného lisu.

1. Farebné schválenie. Dôkazy, tvrdé aj mäkké v tejto oblasti, sa často nazývajú „zmluvné dôkazy“, pretože sa považujú za vzor farieb, ktorý sa musí tlačený produkt zhodovať. Niektoré oblasti, ktoré je potrebné zvážiť ako prvé:
   • Sú vaše kontrakty s tvrdými farbami overené podľa správneho pracovného toku farieb? Je na každom dôkaze, ktorý poskytuje tieto informácie zákazníkovi, vytlačený alebo pripojený overovací štítok ISO 12647-7?
   • Dáte zákazníkovi pokyny, ako si pozrieť tento dôkaz pri použití správnych svetelných podmienok na základe D50 alebo ich alternatívy, napríklad TL84, pre okamžité použitie?
   • Ako zaistíte, aby si zákazníci mohli prezerať softvérové nátlaky s farebnými kontaktmi na profilových monitoroch so širokou škálou profilov a správnymi nastaveniami farieb?
   • Posielate titulnú stránku s týmito mäkkými dôkazmi s podrobnosťami o tom, ako tieto súbory, často PDF, zobraziť a schváliť?
   • Majú vaši zákazníci správny softvér na prezeranie a komentovanie nátlačkov PDF?
   • Bude vyššie uvedené pochopené, ak tieto dôkazy uvidia alebo zobrazia ostatní v rámci organizácie vášho zákazníka?
2. Schválenie obsahu, mäkké aj tvrdé kontroly:
   • Rozumiete svojim zákazníkom, že tieto dôkazy slúžia iba na obsah, nie na presné schválenie farieb?
   • Bude to pochopené, ak tieto dôkazy uvidia alebo zobrazia ostatní v organizácii vášho zákazníka?
   • Majú vaši zákazníci správny softvér na prezeranie a komentovanie nátlačkov PDF?
3. Revidované dôkazy
   • Sú farebné, obsahové alebo oboje?
   • Mali by sa skontrolovať iba opravené oblasti alebo všetky prvky? To bude závisieť od rozsahu opravy a od toho, kto ich vykonal, a mali by sa objasniť požiadavky.
   • Dokumentuje priložená titulná strana tento schvaľovací proces a jeho štádium?

Schvaľovací proces
Teraz predpokladajme, že technické oblasti dôkazov, tvrdé aj mäkké, boli vyriešené a opravené, a že:

1. Všetky nátisky so zmluvou o fyzických farbách majú overovací štítok preukazujúci zhodu s normou ISO 12647-7 a použitý farebný riadený pracovný tok a profily a rady týkajúce sa podmienok zobrazenia.
2. Je zavedený systém osvedčovania.
3. Mäkké nátlaky sú zreteľne označené kvôli účelu, farbe, vrátane farebných upozornení monitora, alebo iba obsahu.
4. Revidované dôkazy obsahujú pokyny, čo je zákazník povinný skontrolovať.

Takže, čo zostalo?

Správa toho, kde sa v rámci procesu schvaľovania nachádzate vy a váš zákazník:

• Je to prvé, druhé, tretie atď. Ako je to zaznamenané a spravované na pracovnom doklade na doklade?
• Kto vykonáva opravy, vy alebo váš zákazník dodáva nové opravené súbory?
• Ak áno, aký typ pokarhania požadujú, začína sa schvaľovací proces znova?
• Staršie verzie zákazníckych súborov je potrebné spravovať, aby nedošlo k zámene, preto je potrebná kontrola verzií.
• Konečný súhlas zákazníka musí byť jasný a zdokumentovaný
• Ak je toto konečné schválenie podmienené vykonaním ďalších opráv, mali by ste napriek pokynu zákazníka zvážiť ďalšie predloženie dôkazu
• Ako sa počítajú a zaznamenávajú náklady na opravy autorov?
• Sú zákazníci informovaní o týchto nákladoch skôr, ako začnú konať?
• Žiadajú sa zákazníci, aby písomne schválili náklady na opravu?

Pamätajte na to staré príslovie: „Vždy je čas na dotlač!“.

Niektoré kroky, ktoré je potrebné zvážiť:

Nalepte nálepku D50 na fyzické kontrakty farebných nátlačkov, ktoré označujú nesprávne podmienky zobrazenia, ktoré je možné znova použiť. Nálepky pri pohľade pod nesprávnym osvetlením zobrazujú farebné pásy, ako je to znázornené na obrázku nižšie. Pri pohľade pod správne svetlá D50 by pásy mali byť takmer neviditeľné.


https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

Na schválenie / pripomienky / opravy a ďalšie akcie / opätovné kontroly atď. Použite schvaľovacie nálepky / interaktívne dokumenty PDF / Word



Tento interaktívny formulár si môžete stiahnuť, aby ste si ho mohli prispôsobiť a upraviť podľa svojich potrieb. Môže byť zahrnutý ako titulná strana pre dôkazy PDF alebo ako papierová forma pre fyzické dôkazy. Online systém schvaľovania dôkazov by však bol oveľa transparentnejší a vysledovateľnejší, a to aj pre fyzické dôkazy.

Mnoho bezplatných prehliadačov súborov PDF nezobrazí správne komplexné grafické súbory PDF, pokiaľ ide o farbu alebo obsah! Acrobat Professional je „zlatý štandard“. Zákazníkom teda vždy radte pri prezeraní problémov s iným softvérom PDF.