Znížte náklady zameraním sa na automatizáciu pracovných postupov

Ryan McAbee, riaditeľ produkčných pracovných tokov v Keypoint Intelligence - InfoTrends, ukazuje, ako mapovacie stratégie a hodnotiace metriky môžu transformovať vaše pracovné a grafické pracovné toky.

Čo vás môže kúpiť automatizácia? Čas a peniaze. Prieskum spoločnosti InfoTrends z roku 2019 zistil, že priemerná európska tlačiareň môže ročne ušetriť viac ako 1,4 milióna EUR z úspor pracovnej sily automatizáciou 12 bežných krokov pracovného toku, ako sú predletové lety a opravy súborov. Na rozdiel od obáv z automatizácie by väčšina majiteľov firiem nezaviedla zníženie počtu zamestnancov. V skutočnosti 69% tlačiarní uviedlo, že namiesto toho využijú úspory z automatizácie na rozšírenie možností a zameranie na nové obchodné príležitosti.

Všetky tlačiarne môžu zlepšiť svoje pracovné toky tým, že uvedú silu automatizácie do práce.

Čo je pracovný postup výroby tlače?

Jednoducho povedané, jedná sa o opakovateľné a auditovateľné úlohy a procesy, ktoré sa používajú na presun práce od nástupu do zamestnania po dokončenie. Jednoduchý pohľad na typický pracovný postup tlače vyzerá takto:

Jednou z výziev pri implementácii automatizácie pracovných tokov je skutočnosť, že tlačiarenské firmy v priebehu času organicky rastú. Nové vybavenie s pridruženým softvérom vstupuje do obchodu bez toho, aby bolo vyhodnotené z hľadiska dopadu na celkový pracovný tok. V dôsledku toho sa začínajú objavovať nedostatky a úzke miesta. Realita je taká, že pracovný tok vyžaduje koordinované úsilie medzi procesmi, ľuďmi a technológiou, aby sa tieto efektívnosti odomkli.

Prieskum InfoTrends, ktorý sa týkal 130 respondentov tlačiarne, potvrdil nedostatok automatizácie. Väčšina (57%) mala automatizáciu alebo bola väčšinou automatizovaná, ale 41% zostalo väčšinou manuálne a 2% použilo iba manuálne procesy. Na základe skúseností s auditmi pracovných tokov InfoTrends zvyčajne zistí, že tlačiarne automatizovali určité časti pracovného toku.

Automatizácia je veľmi ovplyvnená schopnosťou tlačiarne nakupovať a integrovať softvér a jej prijatím zamestnancami a zákazníkmi. 2018 sčítania ľudu FESPA v tlači s 262 respondentmi z obchodov s nápismi a výkladmi opísalo svoje vlastnícke alebo investičné plány pre softvér. Väčšina (85%) už používala softvér na návrh a predtlač / RIP, ale iba 18% na kontrolu kvality a 17% na webovú tlač. Od online objednávania až po presné sledovanie výrobnej kapacity sú riešenia MIS na webe a tlač rozhodujúce pre štandardizáciu práce na palube a riadenia práce prostredníctvom výrobných procesov. Napriek výhodám pracovného toku väčšina predajní značiek a výkladov neplánuje nákup softvéru pre webovú tlač (55%) a tlač MIS (58%).

Zo 172 respondentov z 262, ktorí plánovali investovať do softvéru, väčšina (58%) plánovala minúť až 2 000 EUR, pričom iba 5% míňalo viac ako 51 000 EUR - priemerne 11 229 EUR. To znevýhodňuje výrobcov podpisov a displejov v porovnaní s komerčnými tlačiarňami, ktoré čoraz viac pridávajú širokoformátové tlačové aplikácie, ktoré ročne investujú do softvéru priemerne 49 720 EUR.

Problémy pracovného toku

Palubná úloha je neporiadok. V minulosti tlačiareň akceptovala špecifikácie zákazníka osobne prostredníctvom súborov na fyzických nosičoch. Teraz požiadavky a súbory zákazníkov prechádzajú mnohými cestami - predajom, e-mailom, EDI a API, online, mobilnými aplikáciami atď.

Toľko rôznych ciest, ale rovnaké informácie sú potrebné pre všetky zamestnania na palube: požiadavky na zámer klienta (množstvo, veľkosť, farby, materiály, dátum splatnosti atď.) A obsah klienta (umelecké diela a údaje) by sa mali štandardizovať tak, aby jediný variácie sa týkajú produktu a klienta bez ohľadu na cestu k vášmu pracovnému postupu.

Čím je cesta na palubu úloh menej automatizovaná a menej digitálna, tým je proces náchylnejší mať chýbajúce informácie, ktoré sú potrebné pre tlačovú produkciu. Vytvorenie a presadzovanie štandardných postupov pre offline predaj, najmä pre obchodných zástupcov, je rozhodujúce. V auditoch pracovných tokov spoločnosť InfoTrends opakovane zistila, že obchodní zástupcovia v tej istej spoločnosti nie sú v súlade s príjmom objednávok. V mnohých prípadoch sa zástupcovia opakujú iba v tom, že sa vyžaduje meno zákazníka a prehliadajú sa ďalšie dôležité informácie, ako sú špecifikácie úloh a dátum dodania. Každá chýbajúca informácia nezachytená predajom stráca čas ostatných zamestnancov, ako sú zástupcovia zákazníckej podpory, ktorí by tieto informácie mali nakoniec vložiť do nástroja na správu tlače.

Na zachytenie všetkých týchto prvkov je potrebný jediný systém záznamu, jeden „mozog“, ktorý hladko nasmeruje zámery a obsah klienta do univerzálneho pracovného toku. Tento mozog môže byť tlačový MIS, softvér na plánovanie podnikových zdrojov (ERP) alebo univerzálny informačný panel.

Jediný pohľad na operácie umožní tlačiarňam vidieť na prvý pohľad:

• Koľko pracovných miest je vo výrobe?
• Koľko je oneskorených?
• Koľko z nich zmeškali Zmluvu o úrovni služieb (SLA)?
• Kde je dnes úzke miesto?

Ako to začneme opravovať?

Ak chcete začať, širokoformátové obchody by mali postupovať podľa svojich pracovných postupov. Začnite identifikáciou svojich najlepších aplikácií a sledujte ich od okamihu, keď si zákazník vyžiada produkt, až po jeho dodanie. Po ceste vykonajte mapovanie pracovných postupov (pozri nižšie), aby ste zdokumentovali použité osoby, procesy a technológie, ktoré zdôraznia úzke miesta a povedú k nápravným opatreniam na zlepšenie pracovného postupu.

Metriky hodnotenia

Vyhodnoťte nasledujúce:

• Štandardné prevádzkové postupy (SOP)

Definované, zdokumentované, nasledované a preložené do tréningu s rýchlym štartom.

• pracovné postupy

Optimalizované procesy a automatizácia podľa osvedčených postupov pri zabudovaní, spracovaní a výstupe zákazníckych súborov

• Posilnenie postavenia zákazníka

Schopnosť zákazníkov samoobsluhy a správy obsahu, objednávok a stavu.

• Jednotný systém záznamu

Jeden archív presnosti a pravdy pre záznamy zákazníkov a firiem.

• Pohľad na operácie

Produkčné informačné panely alebo správy prístupné každému zamestnancovi súvisiacemu s výrobou, aby ste si mohli pozrieť polohu a stav úlohy.

• Využitie softvéru

Implementácia softvéru na maximalizáciu potenciálneho prínosu pre prevádzku

• Zotavenie po havárii

Politiky, nástroje a postupy na zotavenie sa z prírodnej alebo ľudskej katastrofy

• Plán zlyhania a prepadu

Politiky, nástroje a postupy na plynulý presun výroby v rámci organizácie počas špičkových požiadaviek alebo výpadkov zdrojov.

• IT infraštruktúra

Všeobecná robustnosť fyzických komponentov, tj počítačov a sietí.

• Optimalizácia zamestnancov

Primeranosť úloh a úrovní personálu na splnenie organizačných cieľov.

Výhody výroby inteligentnej tlače

Výhody transformácie vyššie uvedených fáz pracovného toku z pomalých, náchylných na chyby a reaktívnych na bezproblémové, prepojené a inteligentné procesy sú jasné. Namiesto manuálnych kontaktných bodov od začiatku do konca, s každou úlohou, ktorá má svoju vlastnú cestu, by inteligentný systém využíval údaje na riadenie cesty spracovania, čím by sa minimalizovalo množstvo kontaktných bodov, ktoré vyžaduje personál. Inteligentný pracovný postup šetrí čas a peniaze, ktoré sa v konečnom dôsledku môžu znova investovať do budúceho dokazovania vášho podnikania.

Tak na čo čakáš?

Ryan McAbee , riaditeľ produkčných pracovných tokov v Keypoint Intelligence – InfoTrends