Eine Kurzanleitung für Drucker – Remote-Arbeiten

COVID-19 zwang die meisten Menschen, von zu Hause aus statt im Büro zu arbeiten. Für Druckereien bedeutet dies, dass sie sich daran gewöhnen müssen, mehr Remote-Mitarbeiter zu haben. Wie wirkt sich das auf ihre Arbeitsabläufe aus?

Kürzlich schickten Apple-Mitarbeiter einen Brief an Tim Cook, in dem sie ihn aufforderten, auch nach September 2021 weiterhin von zu Hause aus zu arbeiten, als Apple sie aufforderte, an drei Tagen in der Woche ins Büro zurückzukehren.

Im Bereich der Herstellung von Waren mussten einige Personen auch in den schlimmsten Zeiten der Pandemie in den Geschäftsräumen bleiben. Viele Marketing-, Management-, Verwaltungs- und Vertriebsteams arbeiteten jedoch aus der Ferne, was häufig von der Regierung erzwungen wurde. Zahlreiche Mitarbeiter wollen oder sind bereits in ihre Büros zurückgekehrt. Es ist jedoch sehr wahrscheinlich, dass viele dieser Arbeitnehmer flexiblere Arbeitszeiten wünschen, einschließlich der Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten.

BILDUNTERSCHRIFT: HPs PrintOs verfügt über eine mobile App, die Remote-Mitarbeitern hilft, den Überblick über die Druckproduktion zu behalten. Bildnachweis: HP

Dies stellt die Druckereien vor einige Herausforderungen, insbesondere in den folgenden Bereichen:

• Management
• Ausrüstung
• Workflow und Software
• Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz.

Fernverwaltung

Man sollte meinen, dass es im Jahr 2021 keine Probleme beim Aufbau einer globalen Kommunikation geben wird. Heutzutage nutzen die meisten Mitarbeiter regelmäßig Smartphones, die meisten Menschen wissen, wie man Messenger und E-Mails nutzt. Wir verbinden uns über verschiedene Messaging-Kanäle für die alltägliche Kommunikation. Diese Tools haben sich bei der Organisation des Unternehmens während COVID-19 als nützlich erwiesen. Dies kann jedoch ein Problem sein.

Das Thema Privatsphäre und Datenschutz ist ein großes Thema für sich. Es wird jedoch empfohlen, dass Drucker die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Apple, Google und Microsoft lesen. Kostenlose Privatkonten schließen eine erweiterte geschäftliche Nutzung aus. Sowohl Google als auch Microsoft bieten kostenpflichtige Unternehmens-Cloud-Modelle inklusive Produktivitätssoftware-Abonnements für Unternehmen jeder Größe an.

Ein Team zu leiten bedeutet mehr als nur das Lesen und Beantworten von E-Mails. Für Unternehmen ist es notwendig, dass im Vertrag jedes Mitarbeiters klare Geschäftszeiten, Arbeitszeiten und Geschäftsgebaren bei der Arbeit von zu Hause aus festgelegt werden.

Da Mitarbeiter unterschiedlichen Alters, Geschlechts und Hintergrunds sind, ist es auch wichtig zu bedenken, dass sich möglicherweise nicht jeder wohl fühlt, wenn er aus der Ferne arbeitet und ausschließlich Online-Kommunikation nutzt. Manager sollten dies berücksichtigen, sonst besteht die Gefahr, dass ihre Teams auseinanderfallen.

Auswahl der richtigen Ausrüstung

BILDUNTERSCHRIFT: EFI bietet eine breite Palette an MIS-/ERP-Lösungen für mehrere Standorte.

18 Monate nach dem Aufkommen von COVID-19 haben wir alle gelernt, dass Bürogeräte wie Laptops und Tablets das Arbeiten aus der Ferne erleichtern. Einige kleinere Druckereien haben ihre Mitarbeiter ermutigt, bei der Arbeit von zu Hause aus ihre eigene Ausrüstung zu verwenden. Während „BYOD“ (Bring Your Own Device) und COPE (Corporate Owned, Personally-Enabled) bekannte Konzepte sind, um sicherzustellen, dass persönliche und geschäftliche Daten auf diesen Geräten nicht vermischt werden, muss Bereitstellungssoftware wie Miradore vorinstalliert werden.

Die Hauptbelegschaft eines Druckers ist höchstwahrscheinlich in der Produktionsabteilung tätig. Obwohl noch keine Lösung gefunden wurde, um die komplexen Anforderungen eines Digitaldruck- und Weiterverarbeitungsunternehmens vollständig zu automatisieren, bieten viele Hersteller seit Jahren einfache Lösungen zur Fernverfolgung ihrer Drucker an. Das prominenteste Beispiel sind die PrintOs von HP. Ihre neuen HP Latex 700- und 800-Serien verfügen über einen App-Link, der Einblicke in die Produktion auf jedem Android- oder Apple-Mobilgerät bietet.

Software und Workflow sind zwei Seiten einer Medaille

Seit Jahren bieten die meisten industriellen RIP-Lösungen im Digitaldruck einen Fernzugriff per App oder Webportal. Allerdings sind diese Lösungen nur dann logisch, wenn der Arbeitsablauf optimiert wurde. Durch eine gezielte Ressourcenplanung können große Aufgaben während der Nachtschichten ferngesteuert werden, während kleinere Aufgaben tagsüber erledigt werden. Das Laden und Entladen von Medien/Drucken und die Endbearbeitung der Applikation erfordert immer noch einen erheblichen manuellen Aufwand vor Ort, daher erscheint es sinnvoll, hierfür Kernarbeitszeiten vorzusehen.

Verwaltungsaufgaben wie Verkauf, Angebotserstellung und Marketing können auch in Zukunft problemlos aus der Ferne erledigt werden. ERP-Software wie Gunter advanter 5 elements print +sign ist darauf abgestimmt, den Standardbetrieb eines Druckers in einer speziellen Software nachzubilden und so die Verwaltung von Druckereien an mehreren Standorten zu vereinfachen. EFI ist ein Beispiel für einen von vielen Anbietern, die sich auf MIS-/ERP-Software spezialisiert haben. Sie verfügen über eine breite Palette an Produktivitätssoftware für PSPs aller Größen und Projektsoftware.

BILDUNTERSCHRIFT: Das Heimbüro einer Druckerei mag zwar gemütlich sein, entspricht aber wahrscheinlich nicht den örtlichen Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften. Bildnachweis: S. Angerer

Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

Viele Druckereien haben in letzter Zeit ihre Ressourcen in die Schaffung schöner Verwaltungs-, Sozial- und Verkaufsräume investiert. Es kann jedoch erforderlich sein, sie neu zu gestalten, um die Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen von COVID zu berücksichtigen.

Viele Unternehmen haben während der Pandemie Kundengeschäfte und Geld verloren, daher könnte es ein Problem sein, Geld für die Neugestaltung von Büros auszugeben. Es ist jedoch offensichtlich, dass Mitarbeiter beengte Büroräume nicht länger akzeptieren werden. Jede Druckerei, die daran interessiert ist, qualifiziertes Personal zu halten und junge Talente anzuziehen, muss die Anliegen der Menschen auch nach dem Abklingen der Pandemie berücksichtigen.

Die meisten europäischen Länder setzen bereits seit langem Arbeitsschutzvorschriften durch. Aus diesem Grund reichen die meisten Räumlichkeiten und Geräte im Homeoffice nicht für einen regulären Arbeitsplatz aus. Während diese Tatsachen auf dem Höhepunkt der Gesundheitskrise weitgehend übersehen wurden, werden sie wieder zum Problem, wenn sich die Wirtschaft erholt und wächst. Druckereien müssen sich darüber im Klaren sein, dass sie je nach den örtlichen Arbeitsvorschriften für die Arbeitsbedingungen ihrer Mitarbeiter im Homeoffice verantwortlich gemacht werden können.

Werden Drucker in Zukunft aus der Ferne funktionieren?

Es ist unwahrscheinlich, dass eine typische Druckerei in den nächsten Jahren ein ferngesteuerter Produktionsbereich mit wenig Personal sein wird. Obwohl dies theoretisch schon heute möglich wäre, erscheint die Investition zu hoch, insbesondere angesichts der geringen Margen bei Standardanwendungen.

Für Druckereien kann sich flexibles und mobiles Arbeiten für Vertriebs- und Verwaltungsmitarbeiter als unerlässlich erweisen, und sei es nur, um das Interesse junger Talente zu wecken.