Prüf- und Genehmigungszyklen – Ein praktischer Leitfaden

Paul Sherfield gibt uns praktische Ratschläge, wie Sie Ihre Korrektur- und Genehmigungszyklen am besten verwalten

„Auf meinem Bildschirm sah es nicht so aus!“
„Ich wusste nicht, dass ich alles noch einmal überprüfen musste“
„Mein Chef versteht diese Dinge nicht“
„Sie haben die falsche Datei verwendet!“
„Wonach suche ich?“

Wenn Sie einige oder alle dieser Kundenkommentare kennen, lesen Sie bitte weiter.

Verfügen Sie über einen dokumentierten Beweisgenehmigungsprozess?

Diese seltsamen Zeiten werden uns alle Zeit geben, über alle unsere Arbeitsmethoden, Systeme und Praktiken nachzudenken. Waren sie für Ihren Produktmix und die Bedürfnisse Ihrer Kunden geeignet? Werden sie auch dann noch „Best Practice“ sein, wenn die aktuelle Krise vorüber ist und wir alle zur Normalität zurückkehren, die wir möglicherweise nur schwer wiedererkennen?

Ein Bereich, über den sich Ihre Produktions- und Vertriebsteams Gedanken machen sollten, ist das Proofing und der damit verbundene Genehmigungszyklus. Es wäre auch nützlich, mit Ihren Kunden zu sprechen und ihre Meinung zu Ihrem System in diesem Bereich einzuholen.

Für welchen Zweck ist ein Proof gedacht und welche Bereiche sollten vom Kunden geprüft werden? Wenn dies vom Drucker nicht klar kommuniziert wird, kann dies vom Kunden missverstanden werden, da er nicht weiß, was von ihm erwartet wird. Sind Ihre Proofsysteme und Freigabezyklen für Ihren Markt und Ihre Produkte geeignet und werden sie von Ihren Kunden verstanden?

Ihr Prüf- und Genehmigungszyklus sollte für Ihren Markt, Ihre Kunden und Ihr Produkt geeignet sein. Viele Produkt- und Druckmarktbereiche, wie zum Beispiel Online-Web-to-Print, nutzen Softproofing, oft nur für Inhalte. Andere Märkte wie Verpackungen, Etiketten und hochwertiger kommerzieller Druck erfordern möglicherweise viele Wiederholungen der Farb- und Inhaltsprüfung und -genehmigung.

Daher müssen Ihre Lösungen und Systeme gründlich durchdacht und bedacht werden, um sicherzustellen, dass sie Ihren Kunden- und Marktanforderungen entsprechen.

Dieser Bereich kann zu Verwirrung, Fehlern und sogar zu Überarbeitungen und Nachdrucken führen, und die finanziellen Ergebnisse könnten umstritten sein. Nicht der Weg, gute Kundenbeziehungen aufzubauen!

Sind Sie sicher, dass Ihr Nachweis- und Genehmigungsprozess nicht zu den oben genannten Problemen beiträgt?

Schauen wir uns an, wofür Proofs verwendet werden. In diesem Fall umfassen sie sowohl Soft-Proofs auf dem Bildschirm als auch Hard-Proofs. die Inkjet- und On-Press-Proofs mit der Produktionspresse.

1. Farbfreigabe. Die in diesem Bereich sowohl harten als auch weichen Proofs werden oft als „Kontraktproofs“ bezeichnet, da sie als Farbvorlagen gelten, denen das gedruckte Produkt entsprechen muss. Einige Bereiche, die Sie zunächst berücksichtigen sollten:
   • Sind Ihre harten Farb-Vertragsproofs auf den korrekten Farb-Workflow überprüft? Ist auf jedem Nachweis ein ISO 12647-7-Validierungsaufkleber aufgedruckt oder angebracht, der dem Kunden diese Informationen gibt?
   • Geben Sie dem Kunden Anweisungen, wie er diesen Beweis unter den richtigen D50-basierten Lichtverhältnissen oder einer Alternative wie TL84 für den Laden betrachten kann?
   • Wie stellen Sie sicher, dass Farbkontakt-Softproofs von Ihren Kunden auf farbgenauen Monitoren mit großem Farbspektrum und Profil und den richtigen Farbmanagementeinstellungen angezeigt werden?
   • Senden Sie ein Deckblatt mit diesen Softproofs mit Einzelheiten zum Anzeigen und Genehmigen dieser Dateien, häufig PDFs?
   • Verfügen Ihre Kunden über die richtige Software zum Anzeigen und Kommentieren von PDF-Proofs?
   • Wird das oben Genannte verstanden, wenn diese Beweise von anderen innerhalb der Organisation Ihres Kunden gesehen oder eingesehen werden?
2. Inhaltsfreigabe, sowohl Soft- als auch Hardproofs:
   • Verstehen Ihre Kunden, dass diese Proofs nur dem Inhalt dienen und nicht der genauen Farbfreigabe?
   • Wird dies verstanden, wenn diese Beweise von anderen innerhalb der Organisation Ihres Kunden gesehen oder eingesehen werden?
   • Verfügen Ihre Kunden über die richtige Software zum Anzeigen und Kommentieren von PDF-Proofs?
3. Überarbeitete Beweise
   • Betreffen sie die Farbe, den Inhalt oder beides?
   • Sollen nur die korrigierten Bereiche überprüft werden oder alle Elemente? Dies hängt vom Umfang der Korrektur ab und davon, wer sie durchgeführt hat. Die Anforderungen sollten klar dargelegt werden.
   • Dokumentiert ein beigefügtes Deckblatt diesen Genehmigungsprozess und den erreichten Stand?

Der Genehmigungsprozess
Nehmen wir nun an, dass die technischen Bereiche der Beweise, sowohl harte als auch weiche, angesprochen und korrigiert wurden und dass:

1. Alle physischen Farb-Vertragsproofs verfügen über ein Validierungsetikett, das die Einhaltung von ISO 12647-7 sowie den verwendeten Farbmanagement-Workflow und die verwendeten Profile bestätigt, und es werden Hinweise zu den Betrachtungsbedingungen gegeben.
2. Das Beweisgenehmigungssystem ist vorhanden.
3. Softproofs sind deutlich auf den Verwendungszweck, die Farbe (einschließlich der Monitorfarbvorbehalte) oder nur auf den Inhalt hingewiesen.
4. Überarbeitete Proofs enthalten Anweisungen dazu, was der Kunde überprüfen muss.

Was bleibt also übrig?

Verwalten Sie, wo Sie und Ihr Kunde sich im Genehmigungsprozess befinden:

• Handelt es sich um die erste, zweite, dritte usw. Beweisrunde? Wie wird dies dokumentiert und verwaltet, auf einem Beleg, in der Auftragstasche?
• Wer führt die Korrekturen durch, Sie oder liefert Ihr Kunde neue korrigierte Dateien?
• Wenn ja, welche Art von Rüge ist erforderlich, beginnt der Genehmigungsprozess erneut?
• Ältere Versionen von Kundendateien müssen verwaltet werden, um sicherzustellen, dass keine Verwirrung entsteht. Daher ist eine Versionskontrolle erforderlich.
• Die endgültige Genehmigung des Kunden muss klar und dokumentiert sein
• Wenn diese endgültige Genehmigung davon abhängt, dass Sie weitere Korrekturen vornehmen, sollten Sie trotz der Anweisungen Ihres Kunden die Einreichung weiterer Nachweise in Betracht ziehen
• Wie werden die Kosten für Autorenkorrekturen berechnet und erfasst?
• Werden Kunden über diese Kosten informiert, bevor Maßnahmen ergriffen werden?
• Werden Kunden gebeten, Korrekturkosten schriftlich zu genehmigen?

Denken Sie an das alte Sprichwort: „Für eine Neuauflage ist immer Zeit!“.

Einige zu berücksichtigende Maßnahmen:

Bringen Sie den D50-Aufkleber auf physischen Vertragsfarbproofs an, um falsche Betrachtungsbedingungen anzuzeigen. Diese können wiederverwendet werden. Bei falscher Beleuchtung weisen die Aufkleber Farbstreifen auf, wie im Bild unten zu sehen ist. Unter den richtigen D50-Lichtern sollten die Streifen kaum sichtbar sein.

https://www.ugra.ch/de/produkt/ugra-leuchtanzeigeleiste-d50/

Verwenden Sie Genehmigungsaufkleber/interaktive PDF-/Word-Dokumente für Genehmigungen/Kommentare/Korrekturen und weitere Aktionen/erneute Korrekturen usw

Dieses interaktive Formular kann heruntergeladen werden, damit Sie es an Ihre Bedürfnisse anpassen und ändern können. Es könnte als Deckblatt für PDF-Proofe oder als Papierform für physische Proofs eingefügt werden. Allerdings wäre ein Online-Beweisgenehmigungssystem auch für physische Belege wesentlich transparenter und nachvollziehbarer.

Viele kostenlose PDF-Viewer zeigen ein komplexes Grafik-PDF nicht korrekt in Farbe oder Inhalt an! Acrobat Professional ist der „Goldstandard“. Informieren Sie Ihre Kunden daher immer über die Anzeigeprobleme mit anderer PDF-Software.